10.3 Λειτουργίες της Οργάνωσης και Διοίκησης - Μάνατζμεντ 🧭
Ο Προγραμματισμός είναι η σκέψη πριν τη δράση και αναφέρεται:
- στη σχεδίαση για το «τι» θα γίνει, «ποιος» θα το κάνει
- «γιατί» και «πότε» θα πραγματοποιηθεί μια ενέργεια
- «ποια μέσα» θα χρησιμοποιηθούν.
Δηλαδή ο προγραμματισμός περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων, τις προβλέψεις για τα μελλοντικά σχέδια της επιχείρησης ή του οργανισμού και τα λειτουργικά προγράμματα δράσης.
Για παράδειγμα, η επιχείρηση έχει ως στόχο τη μείωση του κόστους κατά 20%. Αυτό θα επιτευχθεί με βελτίωση της ποιότητας (λειτουργικό πρόγραμμα παραγωγής), με μείωση του κόστους των υλικών συσκευασίας (λειτουργικό πρόγραμμα μάρκετινγκ), με ανάπτυξη των ικανοτήτων του προσωπικού (λειτουργικό πρόγραμμα προσωπικού), με σωστή οργάνωση της παραγωγικής διαδικασίας. Με τη μείωση του κόστους η επιχείρηση μελλοντικά θα είναι πιο ανταγωνιστική και θα μπορέσει να πραγματοποιήσει τα μελλοντικά της σχέδια για εξαγωγές σε άλλες χώρες, μελλοντικές συνεργασίες, επενδύσεις κ.λπ.
Παρατήρησε πόσες διαφορετικές λειτουργίες της επιχείρησης (παραγωγή, μάρκετινγκ, προσωπικό) κινητοποιούνται από έναν και μόνο στόχο, όπως η μείωση του κόστους κατά 20%. Αυτό δείχνει γιατί ο προγραμματισμός θεωρείται η πρώτη και θεμελιώδης λειτουργία του μάνατζμεντ: χωρίς αυτόν, οι υπόλοιπες λειτουργίες δεν έχουν κατεύθυνση.
Η Οργάνωση 🗂️
Η Οργάνωση είναι η διαδικασία κατά την οποία:
- το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης ταξινομείται σε επιμέρους καθήκοντα, κατανέμεται στα κατάλληλα στελέχη, στα οποία αναθέτονται οι σχετικές ευθύνες και διαθέτονται οι κατάλληλοι πόροι
- το συνολικό έργο εκφράζεται με το οργανόγραμμα.
Η Διεύθυνση 🧑🤝🧑
Η Διεύθυνση αφορά στη σωστή διοίκηση του ανθρώπινου παράγοντα, δηλαδή είναι:
- η καθοδήγηση, η ενθάρρυνση και η ενεργοποίηση του ανθρώπινου παράγοντα της επιχείρησης για την καλύτερη δυνατή επίτευξη των στόχων τόσο μακροχρόνια όσο και βραχυχρόνια
- η αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των μελών της επιχείρησης.
Η συνεχής πληροφόρηση που απαιτείται για την εκτέλεση των βασικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης και η δημιουργία κλίματος συνεργασίας είναι απαραίτητα εργαλεία της αποτελεσματικής διεύθυνσης, ώστε η επιχείρηση να αναπτύσσεται και να αντιμετωπίζει τον σκληρό ανταγωνισμό.
Ο Έλεγχος 🔍
Ο Έλεγχος είναι η συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των διάφορων μελών της επιχείρησης για την εξακρίβωση και τη διόρθωση τυχόν αποκλίσεων από τους στόχους που έχουν τεθεί. Η λειτουργία του ελέγχου είναι στενά συνδεδεμένη με τη λειτουργία του προγραμματισμού.
Πολλοί μαθητές θεωρούν λανθασμένα ότι ο έλεγχος είναι η τελευταία, ανεξάρτητη λειτουργία του μάνατζμεντ. Στην πραγματικότητα, τα αποτελέσματα του ελέγχου συνδέονται στενά με τον προγραμματισμό: μέσω της ανατροφοδότησης (feedback), οι αποκλίσεις που εντοπίζονται οδηγούν σε διόρθωση και επανακαθορισμό των στόχων. Οι λειτουργίες του μάνατζμεντ λειτουργούν κυκλικά, όχι γραμμικά.
Η Λήψη Αποφάσεων ✅
Η Λήψη Αποφάσεων αποτελεί αναμφισβήτητα ένα κύριο συστατικό της λειτουργίας του μάνατζμεντ. Τα διοικητικά στελέχη για να προγραμματίζουν, να οργανώνουν, να διευθύνουν, να ελέγχουν και να παίζουν τους ρόλους τους, είναι αναγκασμένα να παίρνουν συνεχώς μικρές ή μεγάλες αποφάσεις.
Η λήψη αποφάσεων δεν είναι ένα ξεχωριστό, απομονωμένο στάδιο του μάνατζμεντ, αλλά διαπερνά όλες τις υπόλοιπες λειτουργίες: κάθε φορά που ένα στέλεχος προγραμματίζει, οργανώνει, διευθύνει ή ελέγχει, καλείται ταυτόχρονα να αποφασίσει.
Παράδειγμα: οι λειτουργίες του μάνατζμεντ σε ένα σχολείο 🏫
Οι πέντε λειτουργίες του μάνατζμεντ δεν εφαρμόζονται μόνο σε επιχειρήσεις, αλλά και σε κάθε οργανισμό - όπως ένα σχολείο:
| Λειτουργία | Πώς εφαρμόζεται στο σχολείο |
|---|---|
| Προγραμματισμός | Καθορίζεται τι θα διδαχθεί, γιατί θα διδαχθεί, ποιος θα το διδάξει, πότε θα το διδάξει, με ποια μέσα θα το διδάξει. Συντάσσεται το ωρολόγιο εβδομαδιαίο πρόγραμμα και κατανέμονται οι ώρες διδασκαλίας μεταξύ των εκπαιδευτικών. |
| Οργάνωση | Το σύνολο όλων των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων κατανέμεται στους εκπαιδευτικούς. |
| Διεύθυνση | Τα στελέχη της διεύθυνσης καθοδηγούν, ενθαρρύνουν και ενεργοποιούν το ανθρώπινο δυναμικό του σχολείου (εκπαιδευτικούς, βοηθητικό προσωπικό, μαθητές), ώστε να επιτευχθούν καλύτερα οι στόχοι του σχολείου. |
| Έλεγχος | Τα στελέχη της διεύθυνσης παρακολουθούν συστηματικά τις ενέργειες των διαφόρων μελών του σχολείου για να εξακριβωθούν τυχόν αποκλίσεις από τους στόχους. Τα αποτελέσματα μεταβιβάζονται, μέσω ανατροφοδότησης (feedback), στον προγραμματισμό και, αν είναι απαραίτητο, γίνεται διόρθωση των αποκλίσεων και επανακαθορίζονται οι στόχοι. |
| Λήψη σωστών αποφάσεων | Εφαρμόζεται σε όλες τις λειτουργίες του σχολείου. |
Το παράδειγμα του σχολείου δείχνει καθαρά πώς οι πέντε λειτουργίες του μάνατζμεντ - προγραμματισμός, οργάνωση, διεύθυνση, έλεγχος και λήψη αποφάσεων - συνεργάζονται σε κάθε οργανισμό, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για επιχείρηση ή για έναν εκπαιδευτικό οργανισμό.