8.2 Πληροφορίες και Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές 💻
Με τον όρο «πληροφορίες» εννοούμε οποιοδήποτε στοιχείο έχει αξία για την επιχείρηση και το οποίο προέρχεται από:
- Το εξωτερικό της περιβάλλον, π.χ. οι στατιστικοί πίνακες που εμφανίζουν την πορεία και αποδοτικότητα του κλάδου στον οποίο ανήκει η επιχείρηση, οι εξελίξεις στο χρηματιστήριο, οι αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία κ.λπ.
- Τη δική της δραστηριότητα, π.χ. λογιστικές καταστάσεις, καρτέλες προμηθευτών, πελατών, αποθήκης, κατάσταση μισθοδοσίας υπαλλήλων κ.λπ.
Στις μέρες μας, με την παγκοσμιοποίηση της οικονομίας, η εκδήλωση οικονομικής κρίσης αλλά και η επίτευξη ειρηνευτικής συμφωνίας είναι θέματα που αφορούν όλες τις επιχειρήσεις και γενικά την παγκόσμια οικονομία. Αυτό σημαίνει ότι έχει διευρυνθεί η ποσότητα και το είδος των πληροφοριών που πρέπει να συγκεντρώνει και ενδιαφέρει την κάθε επιχείρηση.
Μια εξέλιξη σε μια μακρινή αγορά —όπως μια οικονομική κρίση σε άλλη χώρα ή μια αλλαγή στη φορολογική νομοθεσία στο εξωτερικό— μπορεί σήμερα να επηρεάσει άμεσα και μια μικρή τοπική επιχείρηση, ακριβώς επειδή οι οικονομίες όλου του κόσμου είναι πλέον στενά συνδεδεμένες.
Πρωτογενή και δευτερογενή στοιχεία-πληροφορίες 🔎
Τα στοιχεία-πληροφορίες που τροφοδοτούν τις εφαρμογές της πληροφορικής στην επιχείρηση μπορούμε να τα διακρίνουμε σε πρωτογενή και δευτερογενή.
- Τα πρωτογενή στοιχεία-πληροφορίες δεν είναι έτοιμα ή καταχωρισμένα σε κάποια «βάση δεδομένων», για να τα πάρει κάποιος που ενδιαφέρεται και να τα χρησιμοποιήσει. Πρέπει να συγκεντρωθούν για πρώτη φορά από τον ίδιο τον ενδιαφερόμενο, π.χ. στοιχεία από μια έρευνα αγοράς που δείχνουν τις προτιμήσεις των καταναλωτών σχετικά με ένα νέο προϊόν που πρόκειται να κυκλοφορήσει στην αγορά.
- Τα δευτερογενή στοιχεία-πληροφορίες είναι έτοιμα στις «βάσεις δεδομένων» ή «τράπεζες πληροφοριών», όπως λέγονται.
Η διάκριση δεν αφορά το πόσο σημαντική είναι μια πληροφορία, αλλά το αν υπάρχει ήδη έτοιμη κάπου (δευτερογενής) ή αν πρέπει να συγκεντρωθεί για πρώτη φορά ειδικά για τον σκοπό αυτό (πρωτογενής). Μια έρευνα αγοράς που κάνει η ίδια η επιχείρηση για ένα νέο προϊόν είναι πρωτογενής πληροφορία, ακόμα κι αν μοιάζει με στατιστικά στοιχεία.
Τράπεζα πληροφοριών μπορεί να διαθέτει η ίδια η επιχείρηση ή κάποιοι εξειδικευμένοι οργανισμοί, όπως η στατιστική υπηρεσία, ένα επιμελητήριο, ένα ερευνητικό κέντρο ή η αναζήτηση στο διαδίκτυο κ.λπ. Η αναζήτηση των στοιχείων είναι εύκολη και η απόκτησή τους απαιτεί χαμηλό κόστος. Τα στοιχεία όμως αυτά δεν έχουν την επικαιρότητα ή την αποκλειστικότητα χρησιμοποίησης, όπως τα πρωτογενή.
Ο ρόλος των ηλεκτρονικών υπολογιστών 🖥️
Τόσο τα πρωτογενή όσο και τα δευτερογενή στοιχεία είναι ανάγκη να συγκεντρώνονται, να αναλύονται και αφού χρησιμοποιηθούν να διατηρούνται με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι εύκολο να ξαναχρησιμοποιηθούν από κάθε διοικητικό στέλεχος της επιχείρησης. Όλες οι διαδικασίες αναζήτησης, συγκέντρωσης, αξιοποίησης και διατήρησης των πληροφοριών μπορούν να πραγματοποιηθούν με τη βοήθεια των ηλεκτρονικών υπολογιστών (Η/Υ).