1.5.4 Η Οργάνωση αποτελεί ένα σύστημα ⚙️
Η κάθε κοινωνική οργάνωση είναι ένα σύστημα και μπορεί να μελετηθεί μέσω της συστημικής προσέγγισης. Αποτελεί ολότητα συνισταμένη από αλληλεπιδρώντα μέρη —άνθρωποι, μηχανήματα, εγκαταστάσεις, τεχνολογία, πρώτες ύλες, γνώσεις, πληροφορίες— και διάφορες λειτουργίες (παραγωγής, εμπορικής, οικονομικής και άλλες λειτουργίες) στα πλαίσια ενός ευρύτερου περιβάλλοντος.
Για να υπάρχει αποτελεσματικότητα στην οργάνωση, απαιτείται συνεργασία μεταξύ όλων των πιο πάνω συντελεστών καθώς και μεταξύ των βασικών λειτουργιών της.
Η οργάνωση ως ολότητα δεν εξηγείται μόνο εξετάζοντας το κάθε μέρος της ξεχωριστά. Αν οι άνθρωποι, τα μηχανήματα και οι λειτουργίες της δεν συνεργάζονται μεταξύ τους, η οργάνωση δεν λειτουργεί αποτελεσματικά, ακόμη κι αν το καθένα από αυτά τα στοιχεία είναι από μόνο του καλό.
Η οργάνωση ως σύστημα λειτουργεί σε τρία βήματα 🔄
Η οργάνωση, ως σύστημα:
- Δέχεται στοιχεία από το περιβάλλον της, που ονομάζονται εισροές, όπως κεφάλαια, ανθρώπους, υλικά, ενέργεια, πληροφορίες, γνώσεις, μηχανήματα κ.ά.
- Οι εισροές υποβάλλονται από την οργάνωση-σύστημα σε επεξεργασία και μεταποίηση, μέσω των διαφόρων λειτουργιών της.
- Αποδίδει στο περιβάλλον της στοιχεία, τις λεγόμενες εκροές, που είναι χρήσιμα προϊόντα και υπηρεσίες.
Σε πολλές περιπτώσεις υπάρχουν και εκροές που είναι επιζήμιες, όπως η μόλυνση του περιβάλλοντος. Μια οργάνωση δεν παράγει μόνο το προϊόν ή την υπηρεσία που σκόπευε να παράγει, αλλά συχνά και ανεπιθύμητα «παραπροϊόντα».
Το περιβάλλον ανταποκρίνεται στις εκροές που δέχεται από την οργάνωση-σύστημα μέσω του μηχανισμού ανατροφοδότησης (feed-back) και την ανατροφοδοτεί με νέα στοιχεία, τις εισροές.
Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ένας συνεχής κύκλος: εισροές → επεξεργασία/μεταποίηση → εκροές → ανατροφοδότηση → νέες εισροές.
Η ανατροφοδότηση κάνει το σύστημα της οργάνωσης «ζωντανό»: δεν παράγει απλώς μία φορά κάτι και σταματά, αλλά συνεχώς προσαρμόζεται με βάση το πώς αντιδρά το περιβάλλον στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που του προσφέρει.
Πώς περιγράφεται το σχήμα της οργάνωσης-συστήματος 🏭
Το κείμενο περιγράφει την οργάνωση ως σύστημα με δύο επίπεδα, που λειτουργούν με την ίδια λογική:
Πρώτο επίπεδο — οι γενικοί συντελεστές:
| Εισροές | Επεξεργασία - Μεταποίηση | Εκροές |
|---|---|---|
| Άνθρωποι, κουλτούρα, πληροφορίες, γνώσεις, τεχνολογία, μηχανήματα, εγκαταστάσεις, υλικά | Μηχανισμός ανατροφοδότησης / ελέγχου (feed-back) | Προϊόντα και υπηρεσίες |
Δεύτερο επίπεδο — οι βασικές λειτουργίες της οργάνωσης:
| Εισροές | Επεξεργασία - Μεταποίηση (μέσω των λειτουργιών) | Εκροές |
|---|---|---|
| Οι ίδιες εισροές από το περιβάλλον | Λειτουργία παραγωγής, εμπορική λειτουργία, οικονομική λειτουργία, άλλες λειτουργίες — μέσω μηχανισμού ανατροφοδότησης / ελέγχου | Προϊόντα και υπηρεσίες |
Και στα δύο επίπεδα, η βασική δομή είναι η ίδια: κάτι μπαίνει στο σύστημα (εισροές), κάτι συμβαίνει μέσα στο σύστημα (επεξεργασία-μεταποίηση, με έλεγχο μέσω ανατροφοδότησης), και κάτι βγαίνει από το σύστημα προς το περιβάλλον (εκροές).
Το πρώτο επίπεδο δείχνει με τι δουλεύει η οργάνωση (άνθρωποι, τεχνολογία, εγκαταστάσεις, υλικά κ.ά.), ενώ το δεύτερο δείχνει μέσω ποιων λειτουργιών τα μετασχηματίζει (παραγωγή, εμπόριο, οικονομικά και άλλες λειτουργίες). Είναι δύο διαφορετικές ματιές στην ίδια διαδικασία μετασχηματισμού εισροών σε εκροές.