Σύγχρονες Τάσεις της Οργάνωσης και Διοίκησης 🚀

Στις νέες τάσεις και προκλήσεις του περιβάλλοντος οι επιχειρήσεις ή οργανισμοί, προκειμένου να προσαρμοστούν, απαντούν με νέες λογικές και πρακτικές οργάνωσης και διοίκησης.

Οι πιο σημαντικές σύγχρονες τάσεις

Οι πιο σημαντικές από τις σύγχρονες τάσεις της Οργάνωσης και Διοίκησης των επιχειρήσεων ή οργανισμών είναι οι παρακάτω:

• έμφαση στην αξιοποίηση των ανθρώπων με την ανάπτυξη, τη συμμετοχή, την παρακίνηση και την ομαδική συνεργασία
• προσανατολισμός προς την εξυπηρέτηση των πελατών και την ποιότητα, με την ανάπτυξη των σχετικών συστημάτων διοίκησης και της σχετικής εταιρικής κουλτούρας (παιδείας)
• απλές, λιτές και ρευστές οργανωτικές δομές, ώστε να επιτυγχάνεται η ευελιξία, το χαμηλό κόστος, να διευκολύνεται η συμμετοχή και η διάχυση της γνώσης, και η γρήγορη ανταπόκριση στις απαιτήσεις του περιβάλλοντος
• έμφαση στην ανάπτυξη της εταιρικής κουλτούρας (παιδείας) και των εταιρικών οραμάτων
• ανάπτυξη των ηγετικών ικανοτήτων και συμπεριφορών των στελεχών
• έμφαση στη συνεχή μάθηση και στη διαχείριση της γνώσης
• ανάπτυξη της στρατηγικής σκέψης, της επιχειρηματικότητας, και της δημιουργικότητας

Τέλος, ο ανταγωνισμός μεταξύ των επιχειρήσεων θα αφορά περισσότερο στην ποιότητα, στην εισαγωγή και εφαρμογή καινοτομιών, στην εξυπηρέτηση των πελατών και λιγότερο στο κόστος των προϊόντων ή υπηρεσιών.

Οι τρεις μορφές οργάνωσης και διοίκησης που είναι ιδιαίτερα δημοφιλείς στον χώρο των επιχειρήσεων και των οργανισμών στις μέρες μας είναι οι εξής:

α. Διοίκηση Ολικής Ποιότητας (Δ.Ο.Π.)

Η Διοίκηση Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management) αποτελεί την απάντηση των επιχειρήσεων ή οργανισμών στις απαιτήσεις του περιβάλλοντος για υψηλή ποιότητα προϊόντων και υπηρεσιών.

Είναι ουσιαστικά μια φιλοσοφία και ένα σύστημα οργάνωσης και διοίκησης, ώστε να επιτυγχάνεται υψηλή ποιότητα σε όλες τις λειτουργίες, τις συμπεριφορές, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μιας επιχείρησης ή οργανισμού.

Τις τελευταίες δυο δεκαετίες, η Διοίκηση Ολικής Ποιότητας αποτελεί την πιο σημαντική μεταβλητή ανταγωνιστικότητας, αφού σε συνδυασμό με την τιμή, προσδιορίζει την αξία την οποία αγοράζει ο πελάτης.

Οι κύριες αξίες της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας

Οι κύριες αξίες της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας είναι:

• Η ποιότητα των προϊόντων/υπηρεσιών και η εξυπηρέτηση των πελατών πρέπει να είναι βασική επιδίωξη όλων όσων εργάζονται σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.
• Όλα τα πράγματα στην επιχείρηση ή στον οργανισμό πρέπει να γίνονται σωστά από την πρώτη φορά. Συνεπώς, τα λάθη ή τα ελαττωματικά προϊόντα πρέπει να είναι μηδενικά.
• Η ποιότητα των προϊόντων/υπηρεσιών και η εξυπηρέτηση των πελατών απαιτούν να υπάρχει ποιότητα παντού, δηλαδή σε όλους και σε όλες τις λειτουργίες ή δράσεις της επιχείρησης ή οργανισμού.
• Η ποιότητα συνδέεται άμεσα με την ικανοποίηση των αναγκών των πελατών και, κατά συνέπεια, το περιεχόμενό της προσδιορίζεται από το πώς οι πελάτες το αντιλαμβάνονται.

Πώς εφαρμόζονται οι αξίες αυτές στην πράξη

Οι παραπάνω αξίες εφαρμόζονται στην πράξη με:

• Την εκπαίδευση και την ανάπτυξη των γνώσεων, των ικανοτήτων και κυρίως της νοοτροπίας των εργαζομένων, ώστε να εξασφαλίζονται οι συμπεριφορές που απαιτεί η ποιότητα και η εξυπηρέτηση των πελατών.
• Τη δημιουργία τέτοιων διαδικασιών, συστημάτων και λειτουργιών δράσης που εξασφαλίζουν την ποιότητα. Για παράδειγμα, το ISO (International Standards Organization) είναι ένα σύστημα με το οποίο πιστοποιείται η εφαρμογή των διαδικασιών που εξασφαλίζουν την ποιότητα σε μια επιχείρηση ή οργανισμό.
• Τη δημιουργία ομάδων εργαζομένων, γνωστών ως «κύκλοι ποιότητας». Κύκλους ποιότητας αποτελούν οι ομάδες εργαζομένων οι οποίοι σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. μία φορά τον μήνα για δύο ώρες), και αφού πρώτα έχουν εκπαιδευτεί κατάλληλα, συσκέπτονται, με σκοπό να προτείνουν βελτιώσεις σε ό,τι δήποτε αφορά την εργασία τους, τα εργαλεία, τα υλικά, τις διαδικασίες, τις μεθόδους, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες, τη συνεργασία με τον προμηθευτή κ.λπ.

Οι δύο παγκοσμίου κύρους και αναγνώρισης οργανισμοί που έχουν ως αποστολή την προώθηση της ποιότητας και της τελειότητας στις επιχειρήσεις ή οργανισμούς είναι το European Foundation for Quality Management (EFQM) στην Ευρώπη και το Malcolm Baldrige National Quality Award στις Η.Π.Α.

β. Ο Οργανισμός που μαθαίνει

Ο Οργανισμός που μαθαίνει (learning organization) αποτελεί πολύ πιο σύγχρονη φιλοσοφία και πρακτική οργάνωσης και διοίκησης. Ξεκίνησε από το Πανεπιστήμιο της Μασαχουσέτης (MIT) με κύριο συντελεστή τον P. Senge και πολύ σύντομα, μετά το 1990, διαδόθηκε σε όλες τις ανεπτυγμένες χώρες.

Όπως η μάθηση είναι η σταθερή βελτιωτική αλλαγή του τρόπου σκέψης, της αντίληψης και της συμπεριφοράς που προκύπτει ως έμμεσο ή άμεσο αποτέλεσμα από τη γνώση και την εμπειρία που αποκτήθηκε. Για παράδειγμα, μάθηση δεν είναι η απόκτηση της γνώσης σχετικά με το πώς μπορώ να ακούω σωστά, αλλά η αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο ακούω, σύμφωνα με τη γνώση που απέκτησα.

Επίσης, η μάθηση στο πλαίσιο μιας επιχείρησης, μπορεί να πραγματοποιείται για παράδειγμα, με μια σειρά σεμιναρίων που θα παρέχονται στους εργαζομένους καθώς επίσης και με την ανάπτυξη κλίματος εμπιστοσύνης μεταξύ τους, ώστε να ανταλλάσσουν απόψεις δημιουργικές και ειλικρινείς για την εργασία τους.

Οργανωσιακή Μάθηση

Οργανωσιακή Μάθηση είναι η συνεχής αλλαγή (βελτίωση) της λειτουργίας ή της δράσης μιας επιχείρησης ή οργανισμού μέσω των κοινών γνώσεων, αρχών, αξιών, πιστεύω, νοημάτων και κατανοήσεων.

Συνεπώς, η οργανωσιακή μάθηση στηρίζεται στη δημιουργία νέων κοινών γνώσεων οι οποίες βελτιώνουν τη δράση, τη συμπεριφορά και την αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων ή των οργανισμών.

Μαθησιακός Οργανισμός

Μαθησιακός Οργανισμός (Learning Organization) είναι η επιχείρηση ή οργανισμός που με τον συνεχή μετασχηματισμό των εμπειριών σε γνώση και τον συνεχή πειραματισμό, μαθαίνει διαρκώς και δημιουργεί νέες γνώσεις, αξίες, πιστεύω μεταξύ των ανθρώπων, με αποτέλεσμα να κάνει συνεχείς βελτιωτικές αλλαγές, που προωθούν την αποτελεσματικότητά της και διαμορφώνουν το περιβάλλον της.

Χαρακτηριστικά του Οργανισμού που μαθαίνει

Πιο πρακτικά, η επιχείρηση ή ο οργανισμός που μαθαίνει, χαρακτηρίζεται από:

• κουλτούρα και κλίμα συνεχούς μάθησης
• ανταλλαγή της γνώσης μεταξύ όλων των ανθρώπων και επέκταση των ικανοτήτων τους
• συνεχείς βελτιωτικές αλλαγές, καινοτομίες, αντιμετώπιση πολύπλοκων καταστάσεων που χρειάζονται πρωτότυπες λύσεις
• δημιουργία γνώσης και διάχυση αυτής
• συστημική σκέψη, έμφαση στο μέρος και το όλον
• συνεχή παρακολούθηση και προσαρμογή στο περιβάλλον
• συνεχή εκπαίδευση και ανάπτυξη των ανθρώπων

Σε αντίθεση, η επιχείρηση ή οργανισμός που δεν μαθαίνει, χαρακτηρίζεται από τον φόβο του λάθους, την εσωστρέφεια, την έλλειψη οράματος, από έλλειψη ηγέτη κ.λπ.

γ. Επιχειρησιακός Επανασχεδιασμός

Ο Επιχειρησιακός Επανασχεδιασμός (Business Reengineering) είναι το πλέον σύγχρονο επίτευγμα στην οργάνωση και διοίκηση των επιχειρήσεων ή Οργανισμών. Αφορά κυρίως στη ριζική αλλαγή των διαδικασιών, μέσω των οποίων γίνονται οι λειτουργίες και οι δράσεις σε μια επιχείρηση ή Οργανισμό.

Σκοπός του επιχειρησιακού επανασχεδιασμού είναι η σχεδίαση απλών και οριζόντιων διαδικασιών, ώστε να εξασφαλίζεται πρώτιστα η εξυπηρέτηση των πελατών. Η κεντρική ιδέα του είναι η ριζική αλλαγή των διαδικασιών και όχι η απλή βελτίωση αυτών.

Η οριζόντια διαδικασία

Με την οριζόντια διαδικασία, η οργανωτική δομή της επιχείρησης γίνεται περισσότερο πεπλατυσμένη — οριζόντια, ενοποιούνται πολλά καθήκοντα σε μια θέση ή ομάδα εργασίας με σκοπό την αποφυγή λαθών, τη μείωση των διοικητικών εξόδων, λιγότερες καθυστερήσεις, συμμετοχή των εργαζομένων στη λήψη αποφάσεων, λιγότερη εποπτεία και καλύτερη ικανοποίηση των πελατών.

Δηλαδή, οι διαδικασίες επανεξετάζονται από την αρχή με βάση τα ερωτήματα:

• πρέπει να γίνεται η συγκεκριμένη ενέργεια ή πρέπει να καταργηθεί;
• με ποιον τρόπο θα επιτευχθεί η απλούστευση, η ταχύτητα, το χαμηλό κόστος και η υψηλότερη δυνατή ποιότητα κάθε ενέργειας και του συνόλου τους, οι οποίες αποτελούν μια διαδικασία;

Ποιες επιχειρήσεις επανασχεδιάζουν τις διαδικασίες τους

Οι επιχειρήσεις που επανασχεδιάζουν τις διαδικασίες τους είναι:

• αυτές που παρουσιάζουν μεγάλο κόστος σε σχέση με τους ανταγωνιστές
• αυτές που βλέπουν τον επανασχεδιασμό ως μια ευκαιρία να ξεπεράσουν τους ανταγωνιστές
• αυτές που βλέπουν να προκύπτουν στο μέλλον προβλήματα, όπως οι νέες απαιτήσεις των πελατών κ.λπ.