Βελτίωση του μηνύματος 📨
Το μήνυμα προσδιορίζει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Η σύνταξη, η μορφή, το ύφος, το μέγεθός του και η ένταση του προσδιορίζουν τις δυνατότητες σύλληψης και κατανόησής του από τον δέκτη. Συχνά, τα μηνύματα εμπεριέχουν σοβαρές αδυναμίες, που δεν είναι καθόλου δύσκολο να περιοριστούν.
Στη συνέχεια, παρουσιάζονται ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά στοιχεία που συνθέτουν ένα σωστό μήνυμα.
Σαφήνεια - ακρίβεια
Κάθε μήνυμα, για να γίνει εύκολα αντιληπτό και κατανοητό από τον δέκτη, πρέπει να διακρίνεται από τη μέγιστη δυνατή σαφήνεια. Αυτή εξαρτάται τόσο από τον χρησιμοποιούμενο κώδικα όσο και από τη δομή του μηνύματος.
Οι πληροφορίες που περιέχει ένα μήνυμα πρέπει να είναι ακριβείς, ενώ λέξεις όπως «αρκετά», «σύντομα» κ.λπ., θα πρέπει να αποφεύγονται. Επίσης, προτάσεις πολυσύνθετες και αφηρημένες κάνουν δυσκολονόητο το μήνυμα και έχουν αρνητική χρησιμότητα.
Χαρακτηριστικό είναι το γεγονός ότι χρησιμοποιείται ευρέως από τους αμερικάνικους οργανισμούς η ένδειξη KISS (Keep it simple, stupid), για να δηλώσει την ασάφεια των μηνυμάτων.
Λέξεις όπως «αρκετά» ή «σύντομα» φαίνονται αθώες, όμως αφήνουν περιθώριο για διαφορετική ερμηνεία από κάθε δέκτη. Ένα μήνυμα που μοιάζει κατανοητό στον πομπό μπορεί να είναι ασαφές για τον δέκτη, αν δεν χρησιμοποιούνται ακριβείς διατυπώσεις.
Πληρότητα
Το μήνυμα πρέπει να περιέχει όλες εκείνες τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες, για να γίνει κατανοητό από τον δέκτη αυτό που θέλουμε να του μεταβιβάσουμε.
Όταν οι πληροφορίες είναι ελλιπείς, ο δέκτης, έχοντας την τάση να συμπληρώνει από μόνος του τα πληροφοριακά κενά, μπορεί χωρίς να το θέλει να διαστρεβλώσει ουσιαστικά το νόημα του μηνύματος. Επίσης, ο δέκτης πρέπει να έχει την υπομονή να συλλάβει ολόκληρο το μήνυμα.
Πολλές φορές οι άνθρωποι δεν περιμένουν να συλλάβουν ολόκληρο το μήνυμα, αλλά σπεύδουν να βγάλουν συμπεράσματα μόνο από ένα πρώτο μέρος του. Αυτό σημαίνει ότι η πληρότητα του μηνύματος από μόνη της δεν αρκεί· χρειάζεται και υπομονή από την πλευρά του δέκτη.
Περιεκτικότητα - συντομία
Η περιεκτικότητα και η συντομία του μηνύματος αυξάνει τις δυνατότητες σύλληψής του από τον δέκτη και, βέβαια, μειώνει το κόστος της επικοινωνίας. Οι φλυαρίες και οι επαναλήψεις κουράζουν τον δέκτη και επιδρούν αρνητικά στη διάθεσή του για επικοινωνία.
Συχνό είναι το φαινόμενο να γράφουμε πολλές σελίδες και να μιλάμε πολλή ώρα, για να πούμε πράγματα που μπορούν να διατυπωθούν με δύο προτάσεις. Θα πρέπει να γίνεται προσπάθεια για να δοθεί το περιεχόμενο του μηνύματος όσο γίνεται με λιγότερες λέξεις.
Η περιεκτικότητα δεν θα πρέπει να λειτουργεί σε βάρος της πληρότητας. Ένα μήνυμα πολύ σύντομο, που παραλείπει απαραίτητες πληροφορίες, δεν είναι καλύτερο από ένα μήνυμα πολύ εκτενές· χάνει απλώς την αποτελεσματικότητά του με διαφορετικό τρόπο.
Ορθότητα - αλήθεια
Μηνύματα με αναληθές και μη ορθό περιεχόμενο πολύ σύντομα θα θέσουν το πρόβλημα της εμπιστοσύνης μεταξύ των συνομιλητών, που είναι βασική προϋπόθεση της ουσιαστικής επικοινωνίας.