Αποτελεσματική μετάδοση μηνύματος 📨
Η αποτελεσματικότητα της μετάδοσης του μηνύματος από τον πομπό βελτιώνεται σημαντικά αν ακολουθεί μια σωστή διαδικασία.
Ένα καλά σκεφτεμένο μήνυμα μπορεί να αποτύχει αν δεν μεταδοθεί σωστά. Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν είναι τυχαία· είναι αποτέλεσμα μιας διαδικασίας με συγκεκριμένα βήματα, που πρέπει να ακολουθούνται με τη σειρά τους.
Βασικά βήματα μιας τέτοιας διαδικασίας
Η μετάδοση ενός μηνύματος με τρόπο αποτελεσματικό περνά από τρία βασικά βήματα: την προετοιμασία, την ίδια τη μετάδοση και τον έλεγχο του αποτελέσματος.
1. Προετοιμασία επικοινωνίας 🎯
Αυτή περιλαμβάνει:
- τον καθορισμό του στόχου της επικοινωνίας,
- τον έλεγχο του δέκτη (ψυχική διάθεση, ανάγκες, αξίες, χαρακτήρας, γνώσεις, μόρφωση κ.λπ.),
- την επιλογή του κατάλληλου τρόπου, χρόνου και τόπου για τη μετάδοση του μηνύματος.
Επίσης, περιλαμβάνει τη σωστή διαμόρφωση του μηνύματος ώστε να είναι απλό, σύντομο και σαφές.
Η προσπάθεια και ο χρόνος που αφιερώνει κανείς σε αυτή την προετοιμασία εξαρτώνται από τη σημαντικότητα του στόχου. Δεν χρειάζεται η ίδια προσεκτική προετοιμασία για μια απλή καθημερινή ενημέρωση όση για μια απόφαση μεγάλης σημασίας.
2. Μετάδοση του μηνύματος 📢
Σε αυτό το στάδιο πραγματοποιείται η ίδια η μετάδοση του μηνύματος. Η αποτελεσματικότητα αυτού του σταδίου εξαρτάται:
- από την προετοιμασία που προηγήθηκε, αλλά και
- από τις ικανότητες μετάδοσης του πομπού, όπως ο τόνος, το χρώμα της φωνής και η γλώσσα του σώματος, δηλαδή οι στάσεις, οι χειρονομίες και οι μορφασμοί του σώματος.
Ακόμη κι αν το μήνυμα έχει προετοιμαστεί άριστα, η μετάδοσή του μπορεί να αποτύχει αν ο πομπός δεν διαθέτει τις κατάλληλες ικανότητες μετάδοσης — δηλαδή αν ο τόνος της φωνής, οι χειρονομίες ή οι εκφράσεις του προσώπου έρχονται σε αντίθεση με το περιεχόμενο του μηνύματος.
3. Έλεγχος (feedback) 🔄
Μετά τη μετάδοση του μηνύματος, ο πομπός είναι χρήσιμο να ελέγχει αν τελικά το μήνυμά του ελήφθη, ερμηνεύτηκε και κατανοήθηκε από τον δέκτη όπως ο πρώτος επιθυμούσε, ή αν υπάρχουν πιθανές αποκλίσεις που χρειάζονται διόρθωση.
Χωρίς έλεγχο (feedback), ο πομπός δεν έχει τρόπο να διαπιστώσει αν το μήνυμά του πέτυχε τον στόχο του. Ο έλεγχος αυτός επιτρέπει στον πομπό να εντοπίσει τυχόν παρανοήσεις και να προχωρήσει σε διόρθωση πριν αυτές δημιουργήσουν προβλήματα.
Στη συνέχεια, παρουσιάζονται ορισμένες σκέψεις σε μερικά κρίσιμα ζητήματα της μετάδοσης του μηνύματος που χρήζουν μεγαλύτερης έμφασης.