Βασικά εμπόδια επικοινωνίας 🚧

Η κατανόηση της διαδικασίας της επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων επιτρέπει πλέον την επισήμανση των εμποδίων που παρεμβαίνουν σε αυτή και μειώνουν την αποτελεσματικότητά της. Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα πιο συνήθη εμπόδια στη διαπροσωπική επικοινωνία.

Ασαφείς στόχοι

Όπως φαίνεται από τη διαδικασία της επικοινωνίας, το σημείο εκκίνησής της ή ο λόγος που αυτή λαμβάνει χώρα είναι η επιθυμία του πομπού να επικοινωνήσει με τον δέκτη για να επιτύχει κάποιον σκοπό ή στόχο.

Για παράδειγμα, ο προϊστάμενος ως πομπός επικοινωνεί με τον υφιστάμενο (δέκτη), με σκοπό να του επηρεάσει τη συμπεριφορά, μέσω των οδηγιών, των παροτρύνσεων, των επαίνων κ.λπ., ώστε να φθάσει σε αποτελέσματα.

Όταν ο στόχος της επικοινωνίας δεν είναι σαφής και συγκεκριμένος, τότε είναι λογικό να μην είναι αποτελεσματική. Έτσι, η έλλειψη συγκεκριμένων και σαφών στόχων επικοινωνίας είτε σε επίπεδο ατόμου είτε σε επίπεδο επιχειρήσεων, αποτελεί το πρώτο βασικό εμπόδιο ή λάθος.

Μη σωστά μηνύματα

Συχνά, από την πίεση του χρόνου αλλά και για άλλους λόγους (αδιαφορία, ικανότητες κ.λπ.), ο πομπός δεν διαμορφώνει τα σωστά μηνύματα, με την έννοια ότι είτε δεν εμπεριέχουν ακριβώς αυτό που επιθυμεί να μεταβιβάσει είτε είναι δύσκολο να συλληφθούν, να αποκωδικοποιηθούν και να κατανοηθούν σωστά από τον δέκτη.

Συνήθως, προβλήματα που παρουσιάζονται στα μηνύματα είναι:

• η ασάφεια
• η έλλειψη ακρίβειας, πληρότητας, συντομίας και ορθότητας
• η χρήση λέξεων που δεν κατανοεί ο δέκτης ή δεν έχουν συγκεκριμένο περιεχόμενο (π.χ. το ταχύτερο δυνατόν, ή επιτομή)
• η κακή κωδικοποίησή τους γενικά

Έτσι, το ίδιο το μήνυμα συχνά εμποδίζει την αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων. Την ευθύνη αυτού του εμποδίου, βέβαια, την έχει ο πομπός ο οποίος διαμορφώνει το μήνυμα.

Κακή επιλογή χρόνου και χώρου

Ο πομπός, συνήθως, είναι αυτός που καθορίζει τον χρόνο και τον χώρο της επικοινωνίας. Η κακή επιλογή του χρόνου και του χώρου της επικοινωνίας μειώνει σημαντικά την αποτελεσματικότητά της.

Για παράδειγμα, κανείς προϊστάμενος δεν θα ακούσει αποτελεσματικά τον υφιστάμενό του όταν προσπαθεί να του εξηγήσει ένα προσωπικό του πρόβλημα τη στιγμή που ο πρώτος καθυστερημένος τρέχει στον διάδρομο, για να προλάβει τη σύσκεψη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Κακή επιλογή τρόπου και μέσου

Συχνά εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία αποτελούν οι κακές επιλογές του πομπού σε ό,τι αφορά τον τρόπο (γραπτή, προφορική, οπτική) και τα μέσα (λόγος, τόνος, σώμα, τηλέφωνο, κ.λπ.).

Στον κάθε στόχο, μήνυμα, συνθήκες επικοινωνίας κ.λπ. υπάρχουν εναλλακτικοί τρόποι και μέσα. Όταν δεν επιλέγονται οι πλέον αποτελεσματικοί, η επικοινωνία δυσχεραίνεται.

Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να πείσουμε κάποιον μέσω γραπτού λόγου. Αντίθετα, αν θέλουμε να επικοινωνήσουμε ένα μήνυμα με πολλές πληροφορίες (π.χ. ώρες, αριθμούς), προφανώς, απαιτείται γραπτός λόγος, διότι δύσκολα μένουν στη μνήμη του δέκτη.

Έλλειψη ενδιαφέροντος - απροσεξία

Συχνά, εμπόδιο στην αποτελεσματική επικοινωνία τίθεται η έλλειψη ενδιαφέροντος, διάθεσης, αλλά και ικανοτήτων του δέκτη να συγκεντρώσει την προσοχή του στο μήνυμα που του μεταβιβάζει ο πομπός.

Αυτό έχει ως συνέπεια να μη συλλαμβάνεται ή να συλλαμβάνεται λανθασμένα ένα μέρος του μηνύματος και να αλλοιώνεται έτσι το νόημά του. Πολλές φορές την ώρα της μεταβίβασης του μηνύματος από τον πομπό, ο δέκτης κάνει ή σκέπτεται άλλα πράγματα, ονειροπολεί, ετοιμάζει τη δική του απάντηση, μιλά ή ασχολείται με οτιδήποτε άλλο εκτός από το να καταβάλει προσπάθεια να συλλάβει, να επεξεργαστεί και να ερμηνεύσει σωστά το μήνυμα που του στέλνουν.

Βιαστικά συμπεράσματα

Συχνά, παρατηρείται το άτομο ως δέκτης να έχει τάση, λόγω έλλειψης υπομονής και πίεσης του χρόνου, να σπεύδει να βγάλει συμπεράσματα σε ό,τι αφορά το νόημα του μηνύματος που του μεταβιβάζεται, πριν ακόμη ο πομπός ολοκληρώσει τη μετάδοσή του.

Έτσι, με τις πρώτες λέξεις ή φράσεις ενός μηνύματος, ο δέκτης βγάζει συνήθως λανθασμένα συμπεράσματα για το νόημα του μηνύματος και σταματά να συλλαμβάνει και να επεξεργάζεται το υπόλοιπο ή ακόμη σπεύδει να διακόψει τον πομπό-ομιλητή.

Προδιάθεση - προκατάληψη

Ο κάθε άνθρωπος χαρακτηρίζεται λίγο ή πολύ από προδιαθέσεις και προκαταλήψεις έναντι άλλων ανθρώπων. Έτσι, όταν λειτουργεί ως δέκτης, τα μηνύματα που συλλαμβάνει περνούν μέσα από αυτό το φίλτρο των προδιαθέσεων και προκαταλήψεών του.

Αυτό το φαινόμενο έχει ως συνέπεια να μην κατανοείται το πραγματικό νόημα του μηνύματος, αλλά ένα αλλοιωμένο νόημα που θα ταίριαζε στον πομπό, σύμφωνα με την προδιάθεση και την προκατάληψη του δέκτη. Όταν τα άτομα κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας τους δεν καταφέρουν να καταστήσουν ουδέτερες τις προδιαθέσεις και τις προκαταλήψεις τους, και επιτρέψουν σε αυτές να επιδράσουν στο νόημα του μηνύματος που στέλνει ο πομπός, τότε η επικοινωνία γίνεται «μετ' εμποδίων».

Για παράδειγμα, συχνά βελτιωτικές προτάσεις των εργαζομένων για την αύξηση της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης δεν κατανοούνται σωστά από τη διοίκηση (και απορρίπτονται), διότι στην τελευταία υπάρχει η προκατάληψη ότι οι εργαζόμενοι πάντα διεκδικούν εις βάρος της επιχείρησης.

Διαφορετικές αντιλήψεις

Ο κάθε άνθρωπος βλέπει τον κόσμο (αυτά που υπάρχουν εκτός αυτού) και τον εαυτό του με διαφορετικό τρόπο από τους άλλους. Για παράδειγμα, διαφορετικά αντιλαμβανόμαστε τον ρόλο του δασκάλου, του/της πολιτικού ή του γονέα.

Η αντίληψη του ατόμου αυτή διαμορφώνεται μέσα από το πρίσμα των εμπειριών, των γνώσεων, των αξιών, των αναγκών και επιθυμιών. Έτσι, αφού ο κάθε άνθρωπος αποτελεί μια ξεχωριστή προσωπικότητα, συνεπάγεται ότι η αντίληψή του είναι διαφορετική από αυτή των άλλων.

Η αντίληψη του ατόμου αποτελεί φίλτρο για την αξιολόγηση και την ερμηνεία των μηνυμάτων που δέχεται. Έτσι, οι διαφορετικές αντιλήψεις των ανθρώπων οδηγούν σε διαφορετικές αξιολογήσεις και ερμηνείες των ίδιων μηνυμάτων, με συνέπεια να δημιουργούνται σημαντικά εμπόδια στην επικοινωνία.

Δομές - διαδικασίες

Συχνά εμπόδια αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων στις επιχειρήσεις ή οργανισμούς αποτελούν οι οργανωτικές δομές και οι διαδικασίες που εφαρμόζονται.

Η στεγανοποίηση των διαφόρων τμημάτων, τα πολυάριθμα ιεραρχικά επίπεδα, οι περίπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες ροής των πληροφοριών, οι ανελαστικοί γραπτοί και άγραφοι κανόνες και κανονισμοί επικοινωνίας (συμβούλια, επιτροπές, συναντήσεις, ακροάσεις, έγγραφα κ.λπ.) δεν διευκολύνουν τους ανθρώπους να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά.

Υπερφόρτωση

Ο μεγάλος όγκος πληροφοριών που δέχεται καθημερινά κάθε άνθρωπος σε συνδυασμό με τον χρόνο και τις ικανότητες σύλληψης, ερμηνείας και αξιοποίησής τους, συχνά αποτελεί εμπόδιο στην επικοινωνία.

Συνήθεις συνέπειες της εν λόγω υπερφόρτωσης πληροφοριών είναι:

• η αδυναμία του ανθρώπου να συλλάβει και να επεξεργαστεί ένα μέρος αυτών
• η λανθασμένη επεξεργασία των πληροφοριών
• η καθυστερημένη επεξεργασία των πληροφοριών
• η επιλεκτική σύλληψη πληροφοριών
• η αποφυγή πληροφοριών

Οι κώδικες

Οι κώδικες που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι για να επικοινωνήσουν αποτελούν έναν παράγοντα-κλειδί για την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας.

Τα πιθανά προβλήματα που δημιουργούν οι κώδικες εντοπίζονται σε δύο επίπεδα:

Πρώτον, όταν οι συνομιλητές δεν χρησιμοποιούν τους ίδιους ακριβώς κώδικες, δηλαδή λέξεις, σύμβολα, κινήσεις κ.λπ. Για παράδειγμα, ο κώδικας που χρησιμοποιούν οι στρατιωτικοί στη δουλειά τους είναι αρκετά διαφορετικός από αυτόν που χρησιμοποιούν οι γιατροί. Πολλές λέξεις, για πολλούς ανθρώπους δεν είναι γνωστές ή έχουν διαφορετικό περιεχόμενο (π.χ. ύφεση, υποσυνείδητο, πόλωση). Το ίδιο μπορεί να είναι ακόμη και μεταξύ των εργαζομένων σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης.

Δεύτερον, πολλές φορές οι συνομιλητές χρησιμοποιούν μεν τις ίδιες ακριβώς λέξεις, όμως η σημασία τους για τον καθένα είναι διαφορετική. Για παράδειγμα, η φράση «εθνική αντίσταση» δεν σημαίνει ακριβώς το ίδιο πράγμα για τους ανθρώπους που την έζησαν και τη δημιούργησαν και για αυτούς που τη διάβασαν στα ιστορικά βιβλία. Επίσης, η λέξη «ποιότητα» μπορεί να μη σημαίνει το ίδιο ακριβώς πράγμα για τον επιχειρηματία, τον επαγγελματία μάνατζερ και για τον εργάτη.

Οι ικανότητες επικοινωνίας

Αναμφισβήτητα, δεν έχουν όλοι οι άνθρωποι τις ίδιες ικανότητες επικοινωνίας να επικοινωνούν.

Η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί ικανότητες γραπτού και προφορικού λόγου, σωστής χρήσης της μη λεκτικής επικοινωνίας (φωνή, σώμα), απλότητας και σαφήνειας, αποτελεσματικής ακοής κ.λπ.