Επικοινωνία και αποτελεσματικότητα 🗣️
Η επικοινωνία είναι το μέσο με το οποίο οι άνθρωποι συνδέονται, σχηματίζουν ομάδες ή οργανώσεις, συνεργάζονται και επιτυγχάνουν κοινούς στόχους. Η συνεργασία και ο συντονισμός των μελών μιας ομάδας ή μιας οργάνωσης δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να επιτευχθεί χωρίς επικοινωνία.
Ο προγραμματισμός και ο έλεγχος, δύο από τις λειτουργίες του μάνατζμεντ, βασίζονται κυρίως στη διαδικασία και τα συστήματα πληροφόρησης. Η καθοδήγηση, η ηγεσία, η παρακίνηση, οι καλές σχέσεις προϊσταμένου-υφισταμένου, γενικά οι ανθρώπινες σχέσεις και το κλίμα στις επιχειρήσεις και οργανισμούς δεν είναι ποτέ δυνατόν να επιτευχθούν χωρίς αποτελεσματική επικοινωνία.
Δεν υπάρχει σχεδόν καμία λειτουργία του μάνατζμεντ που να μπορεί να λειτουργήσει χωρίς επικοινωνία: από τον προγραμματισμό και τον έλεγχο μέχρι την ηγεσία και την παρακίνηση, όλα στηρίζονται στη μετάδοση πληροφοριών ανάμεσα σε ανθρώπους.
Γιατί η επικοινωνία είναι απαραίτητη στην επιχείρηση
Πολλές βασικές διοικητικές λειτουργίες δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς επικοινωνία. Συγκεκριμένα, δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς αυτήν:
- η ανάθεση καθηκόντων
- οι οδηγίες για την εκτέλεσή τους
- η κατανόηση από τους εργαζομένους των στόχων, των πολιτικών, των τακτικών και των διαδικασιών της επιχείρησης
- η «ενοποίηση» των αντιλήψεων
- η γνώση και η κατανόηση από τον προϊστάμενο και την επιχείρηση των στόχων, των απόψεων, των αναγκών, των αδυναμιών και των δυνατοτήτων των εργαζομένων κ.λπ.
Επίσης, η παρακολούθηση του εξωεπιχειρησιακού περιβάλλοντος, η προσαρμογή της επιχείρησης σε αυτό, ο εντοπισμός των ευκαιριών για αξιοποίηση και των απειλών για αντιμετώπιση απαιτούν τη συνεχή και αποτελεσματική επικοινωνία της επιχείρησης με το περιβάλλον της.
Η χρησιμότητα της επικοινωνίας για την ηγετική λειτουργία του προϊσταμένου
Όσον αφορά ιδιαίτερα τη χρησιμότητα της επικοινωνίας για την ηγετική λειτουργία του προϊσταμένου, αυτή είναι απαραίτητη για:
- να ανατεθούν καθήκοντα και να δοθούν οδηγίες για την εκτέλεσή τους
- να περάσουν οράματα, να γίνουν γνωστοί και να κατανοηθούν από τον υφιστάμενο οι στόχοι, οι πολιτικές, οι διαδικασίες και οι πρακτικές της οργάνωσης
- να γνωρίζουν οι υφιστάμενοι την απόδοσή τους και να γίνει η επιβράβευσή τους
- να «ενοποιούνται» οι αντιλήψεις και να διαμορφώνεται εταιρική κουλτούρα
- να επιτευχθεί η εκπαίδευση και συνολική ανάπτυξη του ατόμου
- να γνωρίζει και να κατανοεί ο προϊστάμενος τους στόχους, τις απόψεις, τις ανάγκες, τις αδυναμίες και τις δυνατότητες των υφισταμένων
- να αναπτυχθούν καλές σχέσεις, κλίμα και ομαδικό πνεύμα
- να λυθούν διαφορές και να υπάρξει συναίνεση και συνεργασία
Η ηγετική λειτουργία δεν εξυπηρετείται μόνο με τη μετάδοση οδηγιών από τον προϊστάμενο προς τους υφισταμένους. Είναι εξίσου απαραίτητη και η αντίστροφη κατεύθυνση: η κατανόηση από τον προϊστάμενο των αναγκών, των αδυναμιών και των δυνατοτήτων των υφισταμένων του, ώστε να αναπτυχθούν καλές σχέσεις και ομαδικό πνεύμα.
Η παραμελημένη σημασία της επικοινωνίας
Παρά τον καθοριστικό ρόλο της επικοινωνίας για την αποτελεσματικότητα των στελεχών και της επιχείρησης, λίγη προσοχή δίνεται σε αυτή, τόσο σε επίπεδο εκπαίδευσης όσο και σε επίπεδο διοικητικής πρακτικής. Αυτό έχει ως συνέπεια τη μη ικανοποιητική ανάπτυξη των ικανοτήτων επικοινωνίας από την πλευρά των στελεχών, και τη μη ανάπτυξη αποτελεσματικών μεθόδων και διαδικασιών επικοινωνίας από την πλευρά της επιχείρησης.
Έτσι, πολλές φορές, τα πραγματικά αίτια δυσλειτουργιών, έλλειψης συντονισμού, κακών αποφάσεων, έλλειψης παρακίνησης, δημιουργίας παρεξηγήσεων, ύπαρξης φτωχών ανθρώπινων σχέσεων και κοινωνικών συγκρούσεων έχουν τις ρίζες τους στην έλλειψη επικοινωνίας.
Το πρόβλημα της αλλοίωσης του μηνύματος
Χαρακτηριστικό παράδειγμα του προβλήματος της επικοινωνίας είναι η αλλοίωση που υφίστανται τα μηνύματα, γεγονός που διαπιστώθηκε από εμπειρικές έρευνες. Συγκεκριμένα, βρέθηκε ότι ένα μήνυμα (100%) που στέλνεται από τον Πρόεδρο της εταιρείας, φθάνει μόνο στο 20% του νοήματός του στο τελευταίο ιεραρχικό επίπεδο. Το υπόλοιπο 80% αλλοιώνεται στα ενδιάμεσα ιεραρχικά επίπεδα.
Έρευνες έδειξαν ότι ένα μήνυμα που ξεκινά από τον Πρόεδρο μιας εταιρείας με πλήρες νόημα (100%) φτάνει στο τελευταίο ιεραρχικό επίπεδο διατηρώντας μόλις το 20% του αρχικού του νοήματος. Κάθε ενδιάμεσο ιεραρχικό επίπεδο που διαπερνά το μήνυμα προσθέτει αλλοίωση, με αποτέλεσμα το μεγαλύτερο μέρος του αρχικού νοήματος να χάνεται στη διαδρομή.
Η σπουδαιότητα της επικοινωνίας από τη μια, και τα προβλήματα που δημιουργούνται ως προς αυτή από την άλλη, κάνουν φανερή την ανάγκη για καταβολή σημαντικών προσπαθειών από πλευράς διοικητικών στελεχών για να βελτιώσουν τις γνώσεις και τις ικανότητές τους, ώστε να επικοινωνούν αποτελεσματικά στο πλαίσιο της καθημερινής τους πρακτικής και να βελτιώνουν έτσι τη συνολική τους αποτελεσματικότητα.
Ιδιαίτερα, ο Προϊστάμενος-ηγέτης δεν μπορεί να προσδοκά να φθάσει σε ικανοποιητικά αποτελέσματα μέσω των υφισταμένων του, αν δεν αναπτύξει αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ τους και μεταξύ των μελών της ομάδας.
Δεν αρκεί ο προϊστάμενος να επικοινωνεί καλά μόνο ο ίδιος με τον κάθε υφιστάμενο ξεχωριστά. Χρειάζεται να αναπτύσσεται αποτελεσματική επικοινωνία και ανάμεσα στα ίδια τα μέλη της ομάδας, διαφορετικά δεν μπορεί να επιτευχθεί ικανοποιητικό αποτέλεσμα.
Η ανάπτυξη ικανοτήτων επικοινωνίας των στελεχών, που σήμερα είναι από τις πλέον σημαντικές, απαιτεί την κατανόηση της διαδικασίας μέσω της οποίας αυτή πραγματοποιείται, τους παράγοντες και τα εμπόδια που προσδιορίζουν την αποτελεσματικότητά της και ασφαλώς τις βασικές αρχές ή προϋποθέσεις που εξασφαλίζουν την αποτελεσματική διαπροσωπική επικοινωνία.