Έννοια και σπουδαιότητα των ομάδων 🤝
Η φύση της οργανωμένης συλλογικής δράσης συνεπάγεται τη δημιουργία και τη λειτουργία πολυάριθμων ομάδων, μέσω των οποίων επιτυγχάνονται αποτελέσματα.
Ομάδα είναι ένας αριθμός ατόμων που αναπτύσσουν σχέσεις μεταξύ τους, επιδιώκουν κοινούς σκοπούς και θεωρούν (αντιλαμβάνονται) τους εαυτούς τους ως μέλη της ομάδας.
Σύμφωνα με αυτόν τον ορισμό, ένα σημαντικό έργο της επιχείρησης εκτελείται μέσω των ομάδων. Το 50% περίπου, κατά μέσο όρο, του εργάσιμου χρόνου των διοικητικών στελεχών διατίθεται για τη συμμετοχή τους σε ομάδες. Για τα ανώτερα στελέχη, ο χρόνος αυτός μπορεί να φθάνει και στο 80% του εργάσιμου χρόνου τους.
Για παράδειγμα, ομάδα αποτελούν οι εργαζόμενοι του τμήματος παραγωγής της επιχείρησης, οι υπάλληλοι του τμήματος χορηγήσεων σε μια τράπεζα, ο σύλλογος γονέων ενός σχολείου. Δεν αποτελούν όμως ομάδα το σύνολο των θεατών μιας κινηματογραφικής ταινίας ή το σύνολο των επιβατών του πλοίου της γραμμής, γιατί δεν εκπληρώνουν τους όρους της ομάδας.
Ένα απλό σύνολο ανθρώπων που βρίσκονται μαζί στον ίδιο χώρο δεν αποτελεί ομάδα. Χρειάζεται να αναπτύσσουν σχέσεις μεταξύ τους, να επιδιώκουν κοινούς σκοπούς και να αντιλαμβάνονται τους εαυτούς τους ως μέλη της. Θεατές μιας ταινίας ή επιβάτες ενός πλοίου δεν πληρούν αυτές τις προϋποθέσεις.
Τυπικές και άτυπες ομάδες
Στον χώρο των κοινωνικών οργανώσεων, οι ομάδες λαμβάνουν τυπική και άτυπη μορφή και υπόσταση.
Οι τυπικές ομάδες δημιουργούνται συνειδητά από τη διοίκηση της οργάνωσης. Η ταυτότητα και η σύνθεσή τους καθορίζεται από την οργανωτική δομή, ενώ οι ρόλοι τους είναι συνήθως προκαθορισμένοι και προκύπτουν από την αποστολή και τους στόχους της οργάνωσης. Για παράδειγμα, τα τμήματα ή τα υποτμήματα μιας επιχείρησης αποτελούν τυπικές ομάδες.
Αντίθετα, η δημιουργία των άτυπων ομάδων δεν είναι απόφαση και έργο της επίσημης οργάνωσης ή της διοίκησης. Οι άτυπες ομάδες δημιουργούνται από μέλη της οργάνωσης μέσω άτυπων σχέσεων και ο λόγος δημιουργίας τους είναι συνήθως η ικανοποίηση των αναγκών των μελών τους. Για παράδειγμα, οι ομάδες συμφερόντων (οι γνωστές κλίκες) και οι ομάδες φιλίας, οι οποίες έχουν στόχο την ικανοποίηση, κυρίως, κοινωνικών αναγκών.
Τα δύο είδη τυπικών ομάδων
Υπάρχουν δύο κύρια είδη στην κατηγορία των τυπικών ομάδων: οι λειτουργικές ή ιεραρχικές ομάδες και οι οριζόντιες ή ομάδες έργου.
| Είδος τυπικής ομάδας | Χαρακτηριστικά | Παραδείγματα |
|---|---|---|
| Λειτουργικές ή ιεραρχικές ομάδες | Αποτελούν μέρη της οργανωτικής δομής, η σύνθεσή τους παραμένει αρκετά σταθερή στον χρόνο και έχουν συγκεκριμένη ευθύνη ως προς την υλοποίηση συγκεκριμένης λειτουργίας και έργου της οργάνωσης | Διευθύνσεις, τμήματα, υποτμήματα, μόνιμες επιτροπές διοίκησης ή συντονισμού |
| Οριζόντιες ή ομάδες έργου (project teams) | Έχουν την ευθύνη υλοποίησης συγκεκριμένου έργου σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Είναι διατμηματικές ή δια-λειτουργικές ομάδες που δημιουργούνται στο πλαίσιο των οριζόντιων διαδικασιών ή των μηχανισμών ολοκλήρωσης. Αποτελούνται από εργαζομένους διαφορετικών Διευθύνσεων ή τμημάτων ή και από εργαζομένους με διαφορετική ειδικότητα. Μπορεί να είναι διαρκείς ή προσωρινές | — |
Συνήθως, οι λόγοι που οδηγούν στη δημιουργία ομάδων έργου είναι:
- η υλοποίηση ενός έργου, το οποίο απαιτεί τη συνεργασία περισσότερων Διευθύνσεων ή τμημάτων (π.χ. η δημιουργία ενός νέου προϊόντος)
- ο συντονισμός συνεργατών, λειτουργιών ή αποφάσεων μεταξύ διαφορετικών τμημάτων (π.χ. συντονιστικές επιτροπές)
Εκτός όμως των ομάδων, η συνεργασία μεταξύ των ανθρώπων εντός του οργανισμού αλλά και με ανθρώπους «συνεργάτες» εκτός αυτού (π.χ. προμηθευτές, πελάτες), όταν είναι αποτελεσματική, δημιουργεί οφέλη για όλους.
Η αναγκαιότητα και η σπουδαιότητα των ομάδων
Η αναγκαιότητα και η σπουδαιότητα των ομάδων, αλλά και της συνεργασίας γενικώς, στον επιχειρησιακό χώρο προκύπτει από το γεγονός ότι έχουν τη δυνατότητα να επιτυγχάνουν μεγαλύτερο αποτέλεσμα, από ό,τι το άθροισμα των αποτελεσμάτων των ατόμων που τις αποτελούν, αν το καθένα λειτουργούσε μεμονωμένα. Αυτό οφείλεται στις δυνατότητες που δημιουργεί η ομάδα, όταν είναι ώριμη και λειτουργεί αποτελεσματικά. Οι λόγοι αυτοί αναλύονται παρακάτω.
Πρώτον: φαινόμενα συνέργειας
Στην ομάδα δημιουργούνται φαινόμενα συνέργειας. Αυτό σημαίνει ότι οι γνώσεις, οι ικανότητες, οι πληροφορίες, η δημιουργική σκέψη, τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας και οι προσπάθειες των ατόμων μπορούν να συνδυαστούν αποτελεσματικά στο πλαίσιο της ομάδας και να οδηγήσουν έτσι σε καλύτερα αποτελέσματα από ό,τι το άθροισμα των αποτελεσμάτων των ίδιων ατόμων όταν δρουν μεμονωμένα. Η ολότητα, δηλαδή, είναι μεγαλύτερη από το άθροισμα των μερών της.
Δεύτερον: συντονισμός και αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας
Η ομάδα και η αποτελεσματική συνεργασία συμβάλλει ουσιαστικά στην επίτευξη του συντονισμού και της αντιμετώπισης της πολυπλοκότητας. Η αύξηση του μεγέθους των επιχειρήσεων ή οργανισμών και της αβεβαιότητας του περιβάλλοντος έχουν ως συνέπεια τη σημαντική αύξηση των λειτουργιών, της πολυπλοκότητας και της αλληλεξάρτησης των καθηκόντων, που με τη σειρά τους δημιουργούν μεγαλύτερες ανάγκες συντονισμού, ενοποίησης της δράσης και ευελιξίας των επί μέρους τμημάτων και ατόμων. Αυτή η αναγκαιότητα μπορεί να ικανοποιηθεί αποτελεσματικά κυρίως με τη δημιουργία και τη λειτουργία αποτελεσματικών ομάδων.
Η τυπική οργάνωση (διαίρεση εργασίας, τμήματα, περιγραφή καθηκόντων, ιεραρχικά επίπεδα, σχέσεις εξουσίας, διαδικασίες, ροές εργασιών κ.λπ.) όσο ανεπτυγμένη κι αν είναι από μόνη της, δεν μπορεί να προσδιορίσει και να περιγράψει όλες εκείνες τις σχέσεις, τις λειτουργίες και τις ενέργειες που απαιτεί η συντονισμένη δράση των ατόμων με διαφορετικές γνώσεις, ικανότητες, εμπειρίες, ανάγκες, αντιλήψεις, αξίες κ.λπ.
Ο Προϊστάμενος, επίσης, δεν είναι δυνατόν να λύσει αυτό το πρόβλημα από μόνος του, παρεμβαίνοντας καθοδηγητικά σε κάθε περίπτωση, λίγο ή πολύ σημαντική. Πράγματι, αν οι εργαζόμενοι κάνουν μόνο ό,τι προβλέπει η τυπική οργάνωση και οι οδηγίες του Προϊσταμένου, είναι βέβαιο ότι δεν θα υπάρξει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Έτσι, είναι αναγκαίο τα άτομα να λειτουργούν ώριμα και αποτελεσματικά στο πλαίσιο των ομάδων, ώστε να λύνονται τα προβλήματα συντονισμού και πολυπλοκότητας.
Τρίτον: ικανοποίηση των ατόμων
Η ουσιαστική συμβολή της ομάδας στην ικανοποίηση των ατόμων είναι απαραίτητη παράμετρος για τη βελτίωση της διάθεσής τους για απόδοση. Η ομάδα δημιουργεί σημαντικές προϋποθέσεις και ευνοϊκό κλίμα για την ικανοποίηση των κοινωνικών αναγκών καθώς και ορισμένων αναγκών του «εγώ» και αυτο-ολοκλήρωσης.
Για παράδειγμα, πολλά άτομα μπορούν να αυτοπροσδιορισθούν μόνο σε σχέση με άλλα, πράγμα που το προσφέρει η ομάδα. Επίσης, μέσω αυτής επιτυγχάνεται καλύτερη συναίνεση και αφοσίωση των ατόμων στην επιχείρηση.
Τέταρτον: αναπτυξιακή διαδικασία για τα μέλη
Η λειτουργία της ομάδας αποτελεί εκτός των άλλων μια σημαντική αναπτυξιακή διαδικασία για τα μέλη της. Τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να αναπτύξουν τις γνώσεις τους, τις ικανότητές τους και τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς τους μέσω της συνεργασίας με άλλα άτομα στο πλαίσιο της ομάδας.
Πέμπτον: το συμμετοχικό μάνατζμεντ
Εκτός των παραπάνω δυνατοτήτων της ομάδας που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα, η εξέλιξη των αξιών προς το συμμετοχικό μάνατζμεντ κάνει τις ομάδες όλο και περισσότερο σημαντικές στον επιχειρησιακό χώρο.
Στο μέλλον, οι ομάδες θα γίνονται όλο και περισσότερο σημαντικές, αφού οι λιτές δομές με λίγα ιεραρχικά επίπεδα, οι οριζόντιες και οι ευέλικτες δομές ουσιαστικά στηρίζονται στην ανάπτυξη του ομαδικού πνεύματος και της ομαδικής συνεργασίας.
Προβλήματα και εμπόδια στη λειτουργία των ομάδων
Παρά τη σπουδαιότητα των ομάδων, που οδήγησε την ευρεία χρησιμοποίησή τους στις επιχειρήσεις ή οργανισμούς, υπάρχουν πολλά και σημαντικά προβλήματα και εμπόδια που συνδέονται με την αποτελεσματική τους λειτουργία. Όταν δεν υπάρχει αποτελεσματική ομάδα και συνεργασία, υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα.
Αυτό σημαίνει ότι όταν ένας αριθμός ανθρώπων δεν λειτουργεί ως μια αποτελεσματική ομάδα, τότε υπάρχει πόλωση, συμβιβασμός των μελών, ανταγωνισμός, επιβολή ενός ατόμου πάνω στην ομάδα, διαίρεση και διάχυση της ευθύνης, αναβλητικότητα, έλλειψη συντονισμού, κακό κλίμα και απώλεια χρόνου.
Ένα από τα σημαντικά προβλήματα λειτουργίας των ομάδων είναι η ομαδική σκέψη (groupthink). Προκύπτει από τις πιέσεις που ασκεί η ομάδα στα άτομα που την αποτελούν, για συμβιβασμό και επίτευξη συμφωνίας. Τα άτομα κάτω από αυτή την πίεση οδηγούνται σε μη ρεαλιστική αξιολόγηση των εναλλακτικών λύσεων, εκλογίκευση των πάντων και υποτίμηση των γεγονότων και των αντικειμενικών πληροφοριών.
Η ομαδική σκέψη μπορεί να οδηγήσει το άτομο να συμμορφωθεί σε εξωπραγματικά πρότυπα ή κανόνες, στα οποία δεν θα συμφωνούσε ποτέ ως άτομο εκτός ομάδας. Το φαινόμενο αυτό συνδέεται με την ψυχολογία των ατόμων και της ομάδας και οδηγεί την ομάδα σε μειωμένη ικανότητα ορθολογικής και ρεαλιστικής σκέψης και συμπεριφοράς.
Για την αντιμετώπιση του φαινομένου της ομαδικής σκέψης, πρέπει το κάθε μέλος της ομάδας να ενθαρρύνεται να αξιολογεί ανοικτά και κριτικά την κάθε πρόταση. Επίσης, τα μέλη με μεγάλη επιρροή πρέπει στην αρχή να τηρούν ουδέτερη στάση ως προς τις διαφορές, λύσεις ή προτάσεις και να επανεξετάζεται η απόφαση πριν την υλοποίηση.
Προκύπτει ότι η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων ή οργανισμών προσδιορίζεται σημαντικά από την ύπαρξη και την αποτελεσματική λειτουργία των ομάδων αλλά και της συνεργασίας γενικά. Αυτό σημαίνει ότι ο κάθε Προϊστάμενος, εκτός των άλλων, πρέπει να βοηθήσει τους υφισταμένους του να λειτουργούν αποτελεσματικά ως μέλη ώριμων ομάδων. Μόνο όταν οι άνθρωποι λειτουργήσουν ως ώριμες, υπεύθυνες και αφοσιωμένες ομάδες είναι δυνατόν να επιτευχθούν υψηλά επίπεδα παραγωγικότητας και αποτελεσματικότητας.