Κριτήρια αποτελεσματικού ελέγχου 🎯
Η οργάνωση διαθέτει μια μεγάλη ποικιλία εναλλακτικών μεθόδων και τεχνικών ελέγχου των συμπεριφορών και αποτελεσμάτων. Μεταξύ αυτών θα πρέπει να επιλέγονται εκείνες που ταιριάζουν καλύτερα στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της κάθε επιχείρησης, ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα του ελέγχου.
Ένα σύστημα ελέγχου δεν είναι αποτελεσματικό απλώς επειδή υπάρχει και λειτουργεί· πρέπει να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις για να προσφέρει πραγματικά χρήσιμη πληροφόρηση στα στελέχη. Τα βασικά κριτήρια με τα οποία θα μπορούσε να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα ενός συστήματος ελέγχου είναι τα παρακάτω:
Ακρίβεια
Η αποτελεσματικότητα του ελέγχου μπορεί να εκφραστεί με τον βαθμό ακρίβειας των μετρήσεων και των πληροφοριών που παρέχει (π.χ. ακριβή μέτρηση του αριθμού των παραπόνων των πελατών).
Αντικειμενικότητα
Οι πληροφορίες και μετρήσεις πρέπει να στηρίζονται σε αντικειμενικά και όχι σε υποκειμενικά δεδομένα (π.χ. αριθμούς).
Χρονική καταλληλότητα
Αν οι πληροφορίες του συστήματος ελέγχου δεν λαμβάνονται από τα στελέχη την κατάλληλη στιγμή, τότε δεν έχουν νόημα. Για παράδειγμα, αν εντοπισθεί η δυσαρέσκεια των πελατών όταν αυτοί πάνε στους ανταγωνιστές, τότε είναι αργά.
Ακόμη κι αν μια πληροφορία ελέγχου είναι απόλυτα ακριβής και αντικειμενική, δεν εξυπηρετεί τον σκοπό της αν φτάσει στα στελέχη αφού η ζημιά έχει ήδη γίνει. Η έγκαιρη ενημέρωση είναι εξίσου σημαντική με την ορθότητα των δεδομένων.
Κατάλληλη Διεύθυνση
Οι πληροφορίες του συστήματος ελέγχου θα πρέπει να διανέμονται και να απευθύνονται στα στελέχη που πρέπει, σύμφωνα με την οργανωτική δομή.
Εστίαση
Ο έλεγχος θα πρέπει να συγκεντρώνεται στα κρίσιμα και σημαντικά σημεία ή περιοχές της λειτουργίας και των αποτελεσμάτων της οργάνωσης.
Σύνδεση με τον προγραμματισμό
Ασφαλώς, ο έλεγχος έχει νόημα όταν συνδέεται με τον προγραμματισμό, αφού τα αποτελέσματα εκφράζουν υλοποίηση στόχων και διορθωτικές ενέργειες.
Ο έλεγχος δεν λειτουργεί μεμονωμένα· συγκρίνει πάντα τα πραγματικά αποτελέσματα με τους στόχους που είχαν τεθεί κατά τον προγραμματισμό. Χωρίς προγραμματισμό δεν υπάρχει σημείο αναφοράς με το οποίο θα συγκριθούν τα αποτελέσματα, οπότε ο έλεγχος χάνει το νόημά του.
Αποδοχή
Προϋπόθεση αποτελεσματικής λειτουργίας του ελέγχου είναι η αποδοχή του από τους ανθρώπους.
Οικονομικότητα
Ο έλεγχος, αν και προσφέρει πολλά οφέλη, συνεπάγεται και κόστος για την εφαρμογή του. Γι' αυτό, θα πρέπει να πραγματοποιείται με το χαμηλότερο δυνατό κόστος ή να αποφεύγεται όταν το κόστος του υπερβαίνει τα αναμενόμενα οφέλη.
Για παράδειγμα, αν το κόστος ελέγχου των υπαλλήλων που ξεχνούν τα φώτα αναμμένα στην τουαλέτα είναι μεγαλύτερο από τη σπατάλη ενέργειας που προκαλείται, τότε δεν αξίζει να γίνεται. Αντίθετα, στην περίπτωση των πολυκαταστημάτων, όπου το κόστος εγκατάστασης συστημάτων παρακολούθησης είναι μικρότερο από τις απώλειες λόγω κλοπών, η επένδυση είναι συμφέρουσα και δικαιολογημένη.
Το κριτήριο της οικονομικότητας δείχνει ότι ο έλεγχος δεν είναι πάντα αυτονόητα ωφέλιμος: μια επιχείρηση πρέπει να ζυγίζει το κόστος εφαρμογής ενός μηχανισμού ελέγχου απέναντι στο όφελος που αυτός προσφέρει, πριν αποφασίσει να τον εφαρμόσει.