Η χρησιμότητα του ελέγχου 🎯
Η έννοια του ελέγχου από μόνη της κάνει φανερή την αναγκαιότητά της, όχι μόνο για την οργάνωση αλλά και για οποιοδήποτε σύστημα. Χωρίς αυτή τη λειτουργία δεν θα ήταν δυνατό να εκτιμηθεί ούτε ο βαθμός υλοποίησης επιθυμητών αποτελεσμάτων και συμπεριφορών, ούτε να εντοπιστούν προβλήματα και ευκαιρίες για βελτίωση, ούτε βέβαια θα μπορούσε να επιτευχθεί ο συντονισμός, η συνοχή, η προσαρμογή στο περιβάλλον και η αποτελεσματικότητα της οργάνωσης.
Η αναγκαιότητα του ελέγχου δεν περιορίζεται στις επιχειρήσεις: ισχύει για κάθε σύστημα, από τον ανθρώπινο οργανισμό μέχρι μια κρατική υπηρεσία. Όπου υπάρχουν στόχοι και δράσεις για την επίτευξή τους, εκεί χρειάζεται και έλεγχος για να διαπιστωθεί αν η πορεία είναι σωστή.
Γιατί ο έλεγχος είναι χρήσιμος και αναγκαίος
Ο έλεγχος είναι χρήσιμος και αναγκαίος για μια σειρά από λόγους, οι οποίοι συνδέονται άμεσα με τη φύση του σχεδιασμού, τη συμπεριφορά των ανθρώπων μέσα στην οργάνωση και την πολυπλοκότητα της ίδιας της οργάνωσης.
Οι προβλέψεις για το μέλλον δεν επαληθεύονται πάντα
Ο καθορισμός των στόχων και των τρόπων επίτευξής τους βασίζεται σε προβλέψεις και παραδοχές σχετικά με το μέλλον, που σπάνια συμπίπτουν ακριβώς με την πραγματικότητα. Συνεπώς, χρειάζεται η συνεχής παρακολούθηση των δεδομένων πάνω στα οποία στηρίζονται τα προγράμματα, ώστε να γίνονται προσαρμογές στην πραγματικότητα.
Ακόμη κι όταν ο σχεδιασμός μιας επιχείρησης γίνεται με μεγάλη προσοχή, στηρίζεται πάντα σε παραδοχές για το μέλλον που δεν μπορούν να επαληθευτούν με βεβαιότητα. Γι' αυτό ο έλεγχος δεν είναι μια προαιρετική διαδικασία που «διορθώνει λάθη» — είναι η μόνη διαδικασία που επιτρέπει στην επιχείρηση να διαπιστώσει αν οι αρχικές παραδοχές της εξακολουθούν να ισχύουν.
Τα μέλη της οργάνωσης δεν έχουν πάντα συμβατή συμπεριφορά
Τα άτομα-μέλη της οργάνωσης έχουν αντιλήψεις, ανάγκες και διαθέσεις, με συνέπεια να αναπτύσσουν συμπεριφορές που δεν είναι απόλυτα συμβατές με τους στόχους, τις πολιτικές και τις επιδιώξεις της οργάνωσης. Ο έλεγχος επιτρέπει στη διοίκηση να διαπιστώνει τέτοιες αποκλίσεις συμπεριφοράς και να παρεμβαίνει κατάλληλα.
Ο εντοπισμός λαθών και αδυναμιών
Ο έλεγχος επιτρέπει τον εντοπισμό των λαθών, των αδυναμιών και των προβλημάτων, των οποίων η συσσώρευση μπορεί να οδηγήσει σε δυσάρεστες καταστάσεις και αποτελέσματα. Όσο πιο έγκαιρα εντοπίζεται ένα πρόβλημα, τόσο πιο εύκολα μπορεί να αντιμετωπιστεί, πριν οι επιπτώσεις του διογκωθούν.
Η πολυπλοκότητα της οργάνωσης
Μέσα σε μια οργάνωση υπάρχει πολυπλοκότητα, καθώς εμπλέκονται μεγάλος αριθμός ατόμων, υλικών, πληροφοριών, ενεργειών κ.λπ. Αυτή η πολυπλοκότητα απαιτεί τον έλεγχο, ώστε να επιτυγχάνεται ο συντονισμός και η συνοχή ανάμεσα σε όλα αυτά τα στοιχεία.
Η ανάγκη για μέτρηση και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων
Η μέτρηση και η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων αποτελεί αναγκαία προϋπόθεση για τη δημιουργία αισθήματος επιτυχίας, το οποίο αποτελεί ανάγκη για πολλά άτομα. Χωρίς έλεγχο, δεν θα υπήρχε τρόπος να διαπιστωθεί αν ένας στόχος επιτεύχθηκε πράγματι, άρα ούτε και η ικανοποίηση που συνοδεύει την επίτευξή του.
Η ανάγκη των ανθρώπων να νιώθουν ότι πέτυχαν κάτι είναι από τα πιο ισχυρά κίνητρα συμπεριφοράς. Ο έλεγχος, μετρώντας και αξιολογώντας αποτελέσματα, είναι αυτός που καθιστά δυνατή αυτή τη διαπίστωση της επιτυχίας — χωρίς μέτρηση, η «επιτυχία» θα ήταν απλώς μια υποκειμενική εντύπωση.
Ανακεφαλαίωση των λόγων χρησιμότητας του ελέγχου
Συνοπτικά, ο έλεγχος είναι χρήσιμος και αναγκαίος επειδή:
| Λόγος χρησιμότητας | Τι πετυχαίνει |
|---|---|
| Οι προβλέψεις για το μέλλον σπάνια επαληθεύονται πλήρως | Συνεχής παρακολούθηση δεδομένων και προσαρμογή προγραμμάτων στην πραγματικότητα |
| Ασύμβατη συμπεριφορά μελών της οργάνωσης | Εντοπισμός αποκλίσεων συμπεριφοράς από στόχους και πολιτικές |
| Πιθανά λάθη, αδυναμίες και προβλήματα | Έγκαιρος εντοπισμός πριν οδηγήσουν σε δυσάρεστα αποτελέσματα |
| Πολυπλοκότητα της οργάνωσης (άτομα, υλικά, πληροφορίες, ενέργειες) | Επίτευξη συντονισμού και συνοχής |
| Ανάγκη μέτρησης και αξιολόγησης αποτελεσμάτων | Δημιουργία αισθήματος επιτυχίας για τα μέλη |