Έννοια του ελέγχου 🔍
Έλεγχος είναι το σύνολο των ενεργειών ή δραστηριοτήτων που εξασφαλίζουν την παρακολούθηση και αξιολόγηση:
- των λειτουργιών (π.χ. εξυπηρέτηση πελάτη),
- των συμπεριφορών (π.χ. τήρηση ωραρίου από τους εργαζόμενους) και
- των αποτελεσμάτων (π.χ. πωλήσεις, παραγωγικότητα)
όλων των συντελεστών της οργάνωσης, ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματικότητα αυτής.
Σύμφωνα με αυτόν τον ορισμό, ο έλεγχος ασκείται τόσο στις λειτουργίες και τις συμπεριφορές που λαμβάνουν χώρα στο πλαίσιο της οργάνωσης, όσο και στα αποτελέσματα αυτών, τα οποία προσδιορίζονται κατά τη λειτουργία του προγραμματισμού.
Χωρίς έλεγχο δεν μπορούμε να γνωρίζουμε σε ποιο βαθμό επιτυγχάνονται οι στόχοι, τις αιτίες που δεν επιτυγχάνονται, ούτε το πόσο αποτελεσματικά υλοποιούνται οι εργασίες. Συνεπώς, ο προγραμματισμός χωρίς τον έλεγχο δεν μπορεί να λειτουργεί.
Τα βήματα της διαδικασίας ελέγχου 🧭
Η διαδικασία του ελέγχου αναπτύσσεται σε πέντε διαδοχικά βήματα.
1ο βήμα: Καθορισμός προτύπων
Τα πρότυπα (standards) εκφράζουν συγκεκριμένα επιθυμητά αποτελέσματα, επιδόσεις ή στόχους, χαρακτηριστικά συμπεριφορών, τρόπους ενεργειών και ιδιότητες καταστάσεων.
Για παράδειγμα, τα πρότυπα μπορεί να περιγράφουν ποσότητες και ποιότητες των πρώτων υλών που προμηθεύεται η επιχείρηση στον χρόνο, το επιθυμητό ποσοστό ελαττωματικών προϊόντων, το κόστος παραγωγής, τη συμπεριφορά προς τους πελάτες, τα επιθυμητά κέρδη κ.λπ.
Συνήθως, ο καθορισμός των προτύπων βασίζεται στους στόχους της οργάνωσης που εμπεριέχουν τα προγράμματά της. Αυτή η σχέση δείχνει και τη στενή σύνδεση μεταξύ της λειτουργίας του προγραμματισμού και του ελέγχου.
Το πρώτο βήμα του ελέγχου δεν είναι μια ανεξάρτητη διαδικασία: τα πρότυπα που θέτει προέρχονται κατευθείαν από τους στόχους που έχει ήδη καθορίσει ο προγραμματισμός. Οι δύο λειτουργίες είναι, έτσι, άρρηκτα συνδεδεμένες από την αρχή.
2ο βήμα: Παρακολούθηση - Αξιολόγηση - Μέτρηση
Οι λειτουργίες, οι συμπεριφορές, οι καταστάσεις και τα αποτελέσματα παρακολουθούνται, αξιολογούνται και μετρούνται, ώστε τα στελέχη της οργάνωσης να γνωρίζουν αυτά που επιτυγχάνονται ως αποτελέσματα και επιδόσεις και αυτά που συμβαίνουν στο πλαίσιο αυτής.
3ο βήμα: Σύγκριση συμπεριφορών και αποτελεσμάτων με πρότυπα
Έχοντας καθορίσει τα πρότυπα, δηλαδή τις επιθυμητές καταστάσεις, συμπεριφορές, λειτουργίες και αποτελέσματα, και έχοντας αξιολογήσει ή μετρήσει αυτά που πραγματικά συμβαίνουν ή έχουν συμβεί, τότε το λογικά επόμενο βήμα είναι η σύγκριση μεταξύ αυτών, με σκοπό να διαπιστωθεί ο βαθμός στον οποίο έχουν επιτευχθεί οι επιθυμητές επιδόσεις ή οι στόχοι.
Αυτή η σύγκριση σκοπεύει στον εντοπισμό πιθανών αποκλίσεων μεταξύ επιθυμητού και πραγματοποιηθέντος ή μεταξύ στόχων και αποτελεσμάτων.
4ο βήμα: Ανάλυση αποκλίσεων και εντοπισμός αιτιών
Οι προηγούμενες αποκλίσεις αναλύονται με σκοπό την εξήγησή τους μέσω του εντοπισμού των αιτιών που τις έχουν προκαλέσει ή προκαλούν.
Για παράδειγμα, αν ο στόχος κάποιου είναι να πωλήσει 100 τσάντες σε έναν μήνα, τότε αν δεν τον πετύχει, πρέπει να βρει τι έφταιξε ώστε να το διορθώσει αν θέλει την επόμενη φορά να το πετύχει.
5ο βήμα: Διόρθωση αποκλίσεων
Σε αυτό το στάδιο, αποφασίζονται και τίθενται σε εφαρμογή μέτρα ή ενέργειες που αφορούν στη διόρθωση των αποκλίσεων μέσω της εξάλειψης των αιτιών που τις προκαλούν.
Έτσι ακριβώς έρχεται ουσιαστικά να επανασυνδεθεί η λειτουργία του ελέγχου με αυτή του προγραμματισμού.
Το τελευταίο βήμα του ελέγχου οδηγεί πίσω στον προγραμματισμό: η διόρθωση των αποκλίσεων συνδέει ξανά τις δύο λειτουργίες, δείχνοντας ότι ο έλεγχος δεν είναι ένα ξεχωριστό, εφάπαξ στάδιο, αλλά μέρος ενός συνεχούς κύκλου προγραμματισμού - ελέγχου.