Μηχανισμοί Συντονισμού – Ολοκλήρωσης 🔗
Η δημιουργία θέσεων εργασίας και διαφόρων τμημάτων δημιουργεί την ανάγκη για συντονισμό και συγχρονισμό όλων αυτών των λειτουργιών, ώστε να συντίθενται σε μια ενιαία ολότητα που αποτελεί την επιχείρηση.
Ο οργανωτικός σχεδιασμός δεν σταματά στο να φτιάξουμε θέσεις εργασίας και τμήματα. Όσο περισσότερο μια επιχείρηση εξειδικεύει και τμηματοποιεί την εργασία, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος τα επιμέρους κομμάτια να λειτουργούν αποσπασματικά, το ένα ανεξάρτητα από το άλλο. Ο συντονισμός είναι ο μηχανισμός που εμποδίζει αυτό να συμβεί.
Οι βασικοί μηχανισμοί συντονισμού είναι οι εξής.
Αμοιβαία Προσαρμογή 🤝
Η αμοιβαία προσαρμογή βασίζεται στις άμεσες προσωπικές και άτυπες σχέσεις, στη διάθεση και τις ικανότητες συνεργασίας των κατόχων των θέσεων εργασίας, οι οποίες αλληλοεξαρτώνται.
Πρακτική έκφραση αυτού του μηχανισμού ολοκλήρωσης είναι:
- η ομαδική και η διατμηματική συνεργασία
- η έννοια των «κάθετων» και «οριζόντιων» ομάδων
- οι έννοιες του «εσωτερικού» πελάτη και προμηθευτή
Στην αμοιβαία προσαρμογή, ένας εργαζόμενος ή ένα τμήμα μπορεί να θεωρεί «πελάτη» του το επόμενο τμήμα στη σειρά της εργασίας —όχι τον τελικό αγοραστή του προϊόντος. Αν, για παράδειγμα, το τμήμα παραγωγής παραδίδει το προϊόν στο τμήμα πωλήσεων, το τμήμα πωλήσεων λειτουργεί ως ο «εσωτερικός πελάτης» του τμήματος παραγωγής, το οποίο με τη σειρά του λειτουργεί ως «εσωτερικός προμηθευτής». Αυτή η λογική ενθαρρύνει την ίδια προσοχή και ποιότητα εξυπηρέτησης που θα έδειχνε μια επιχείρηση σε έναν πραγματικό πελάτη της.
Άμεση Εποπτεία 👔
Ο συντονισμός - ολοκλήρωση είναι έργο και ευθύνη των προϊσταμένων και συνεπώς υπεύθυνων για την εργασία των άλλων, οι οποίοι με εντολές, οδηγίες, συμβουλές, ελέγχουν τις πράξεις των υφισταμένων τους, έτσι ώστε να συνθέτουν ένα συντονισμένο και οργανικά συνδεδεμένο σύνολο.
Εκτός από αυτό, ειδικές θέσεις, μόνιμες ή κατά περίπτωση ομάδες (π.χ. συμβούλιο Διευθυντών) δημιουργούνται για να εξασφαλίσουν τον συντονισμό και την ολοκλήρωση.
Η άμεση εποπτεία ασκείται όχι μόνο μέσω της καθημερινής ιεραρχικής σχέσης προϊσταμένου-υφισταμένου, αλλά και μέσω ειδικών θέσεων ή ομάδων που δημιουργούνται ειδικά για τον σκοπό αυτό, όπως ένα συμβούλιο Διευθυντών που συνεδριάζει για να συντονίσει τη δράση διαφορετικών τμημάτων.
Πρόγραμμα Δράσης 📋
Το πρόγραμμα δράσης συμβάλλει στον συντονισμό των τμημάτων, αφού αυτά προκύπτουν από τον συνολικό προγραμματισμό της επιχείρησης.
Τα τμηματικά προγράμματα δράσης δεν φτιάχνονται ανεξάρτητα το ένα από το άλλο και μετά «κολλάνε» μεταξύ τους. Προκύπτουν από τον συνολικό προγραμματισμό της επιχείρησης, δηλαδή πηγάζουν από έναν κοινό, ενιαίο σχεδιασμό. Αυτή η κοινή αφετηρία είναι που τα κάνει να συντονίζονται μεταξύ τους.
Τυποποίηση των Εργασιών 📐
Με τη τυποποίηση των εργασιών, οι εργασίες και οι συμπεριφορές της κάθε θέσης, ομάδας, υποτμήματος ή τμήματος τυποποιούνται, με την έννοια ότι προγραμματίζονται και προσδιορίζονται επακριβώς (πότε και πώς θα γίνουν), ώστε να συγχρονίζονται και να προσαρμόζονται μεταξύ τους.
Πρακτικοί μηχανισμοί αυτής της τυποποίησης είναι οι επίσημες διαδικασίες και κανονισμοί.
Συνοπτική Επισκόπηση των Μηχανισμών 🗂️
Συνοψίζοντας, οι μηχανισμοί ή τεχνικές συντονισμού - ολοκλήρωσης των διαφόρων μερών της οργάνωσης είναι:
| Μηχανισμός συντονισμού | Τι εξασφαλίζει |
|---|---|
| Η ιεραρχία | Μέσω του διοικητικού έργου των προϊσταμένων |
| Οι ειδικές διατμηματικές επιτροπές ή ομάδες | Συνεργασία μεταξύ τμημάτων |
| Οι ειδικές θέσεις συντονιστών | Αφοσιωμένο ρόλο συντονισμού |
| Τα σχέδια και προγράμματα δράσης | Κοινή κατεύθυνση από τον συνολικό προγραμματισμό |
| Η τυποποίηση των εργασιών, αποτελεσμάτων (κανόνες, κανονισμοί, διαδικασίες, πρότυπα) και γνώσεων - ικανοτήτων | Προβλεψιμότητα και συγχρονισμό στην εκτέλεση |
| Οι άτυπες σχέσεις επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων | Αυθόρμητη προσαρμογή στην καθημερινή εργασία |
Παρατηρώντας τη λίστα, φαίνεται ότι οι τέσσερις βασικοί μηχανισμοί που αναλύθηκαν παραπάνω (αμοιβαία προσαρμογή, άμεση εποπτεία, πρόγραμμα δράσης, τυποποίηση) δεν εξαντλούν όλες τις πρακτικές εκφράσεις τους: η ιεραρχία εκφράζει την άμεση εποπτεία, οι επιτροπές και οι θέσεις συντονιστών εκφράζουν πιο εξειδικευμένες μορφές συντονισμού, τα σχέδια δράσης εκφράζουν τον προγραμματισμό, η τυποποίηση εκφράζεται μέσα από κανόνες και πρότυπα, ενώ οι άτυπες σχέσεις εκφράζουν την αμοιβαία προσαρμογή.