Βασικές Οργανωτικές Αρχές 🏛️
Οι κύριες αρχές με βάση τις οποίες θα πρέπει να μεταβιβάζεται η εξουσία και να διαμορφώνονται οι σχέσεις εξουσίας μεταξύ των διαφόρων θέσεων μιας επιχείρησης ή οργανισμού είναι οι εξής:
- Η κλίμακα εξουσίας
- Η τήρηση των ιεραρχικών επιπέδων
- Η αντιστοιχία ευθύνης - εξουσίας
- Η ενότητα εντολών ή διοίκησης
- Η απόλυτη ευθύνη
Κλίμακα Εξουσίας
Η μεταβίβαση της εξουσίας από την κορυφή της διοικητικής πυραμίδας προς τη βάση πρέπει να αποτελεί μια συνεχή γραμμή ή κλίμακα. Αυτό σημαίνει ότι ο κάτοχος της ανώτερης ιεραρχικής θέσης μεταβιβάζει εξουσία στον κάτοχο της αμέσως χαμηλότερης ιεραρχικά θέσης.
Με τον τρόπο αυτό, κάθε άτομο στην οργάνωση γνωρίζει:
- Από πού αντλεί την εξουσία του
- Ποιος μπορεί να ασκήσει εξουσία πάνω του
- Σε ποιον λογοδοτεί ή αναφέρεται
- Σε ποιους το ίδιο το άτομο μπορεί να ασκήσει εξουσία
- Ποιοι λογοδοτούν ή αναφέρονται σε αυτό
Η κλίμακα εξουσίας πρέπει να τηρείται κατά τη μεταβίβαση εντολών, πληροφοριών, ελέγχου κ.λπ., τόσο από πάνω προς τα κάτω όσο και από κάτω προς τα πάνω.
Συχνά, προϊστάμενοι αγνοούν τους υφισταμένους τους —δηλαδή το αμέσως επόμενο ιεραρχικό επίπεδο— και ασκούν διοίκηση απευθείας στους υφισταμένους αυτών. Αυτή η παράκαμψη δημιουργεί σύγχυση για το ποιος ασκεί διοίκηση σε ποιον και ποιος αναφέρεται σε ποιον, μπορεί να προκαλέσει σύγκρουση εντολών και συμβουλών, και δημιουργεί προβλήματα συμπεριφοράς από τον κάτοχο της θέσης που αγνόησε ο ανώτερός του, αφού ο ανώτερος παρεμβαίνει άμεσα στους υφισταμένους του.
Τήρηση των Ιεραρχικών Επιπέδων
Σύμφωνα με αυτή την αρχή, ο κάτοχος της θέσης κάθε ιεραρχικού επιπέδου πρέπει να ασκεί την εξουσία που του έχει μεταβιβαστεί από τον ανώτερό του και να μην την επιστρέφει σε αυτόν, αποφεύγοντας έτσι να αναλάβει την αντίστοιχη ευθύνη.
Στην πράξη, αυτό το φαινόμενο συμβαίνει συχνά από υφισταμένους που δεν διαθέτουν ικανότητα λήψης αποφάσεων και διάθεση ανάληψης ευθυνών. Το αποτέλεσμα είναι να αναιρείται ουσιαστικά η μεταβίβαση εξουσίας που, για συγκεκριμένους λόγους, οι ανώτεροι έχουν παραχωρήσει στους υφισταμένους τους.
Ένας υφιστάμενος που «επιστρέφει» μια απόφαση στον προϊστάμενό του —αντί να την πάρει ο ίδιος, όπως έχει εξουσιοδοτηθεί— στην ουσία ακυρώνει τον σκοπό της μεταβίβασης εξουσίας: να επιταχυνθεί η λήψη αποφάσεων και να αποφορτιστεί ο ανώτερος από καθήκοντα που θα μπορούσε να αναλάβει κάποιος άλλος.
Αντιστοιχία Ευθύνης - Εξουσίας
Ευθύνη είναι η υποχρέωση για κάποιον να κάνει κάτι, ενώ εξουσία είναι το δικαίωμα να κάνει κανείς κάτι. Οι δύο αυτές έννοιες αποτελούν τις δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Είναι λογικό ότι για κάθε ευθύνη θα πρέπει να υπάρχει η ανάλογη εξουσία. Αν αυτό δεν ισχύει, τότε μπορούν να υπάρξουν οι εξής περιπτώσεις:
Πρώτον, όταν το περιεχόμενο της ευθύνης είναι ευρύτερο της εξουσίας, είναι λογικό ο κάτοχος της θέσης να μην μπορέσει να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, αφού δεν έχει το δικαίωμα να αποφασίσει ή να εκτελέσει μέρος των καθηκόντων του. Για παράδειγμα, όταν ένας διευθυντής εργοστασίου έχει τη συνολική ευθύνη για την ποιότητα της παραγωγής, ενώ δεν έχει τη συνολική εξουσία πάνω σε αυτήν —όπως π.χ. το δικαίωμα να κρίνει την καταλληλόλητα των πρώτων υλών— τότε είναι λογικό να μην μπορέσει να επιτύχει την ποιότητα για την οποία έχει την ευθύνη, αφού δεν μπορεί να ορίζει την ποιότητα των πρώτων υλών που μεταποιεί.
Δεύτερον, αντίστροφα, όταν η εξουσία είναι ευρύτερη της ευθύνης, τότε ο κάτοχος αυτής μπορεί να τη χρησιμοποιεί ανεξέλεγκτα, χωρίς καμία επίπτωση. Στο προηγούμενο παράδειγμα, αν ο κάτοχος της εξουσίας της επιλογής των πρώτων υλών δεν έχει την ευθύνη της ποιότητάς τους, τότε μπορεί να προμηθεύεται οποιαδήποτε ποιότητα χωρίς κανένα γι' αυτόν πρόβλημα.
Επίσης, όταν οι ευθύνες και η εξουσία δεν είναι σαφώς προσδιορισμένες, υπάρχει οργανωτική ασάφεια, με αποτέλεσμα τις δυσλειτουργίες, τη σύγχυση, την αδυναμία διοίκησης και ελέγχου και τέλος τη χαμηλή αποτελεσματικότητα.
Προσοχή στη φορά της ανισορροπίας: ευθύνη μεγαλύτερη από την εξουσία σημαίνει ότι ο κάτοχος της θέσης δεν μπορεί να ανταποκριθεί, ενώ εξουσία μεγαλύτερη από την ευθύνη σημαίνει ότι ο κάτοχος μπορεί να την ασκεί ανεξέλεγκτα, χωρίς συνέπειες. Και οι δύο περιπτώσεις είναι προβληματικές, αλλά για αντίθετους λόγους.
Ενότητα Εντολών ή Διοίκησης
Σύμφωνα με αυτή την αρχή, ο κάθε κάτοχος μιας θέσης στην οργάνωση πρέπει να διοικείται και να αναφέρεται σε έναν μόνο προϊστάμενο. Αυτό είναι απαραίτητο, για να μην υπάρχει σύγχυση εντολών, καθηκόντων, στόχων κ.λπ., που δημιουργούν προβλήματα στη λειτουργία και συμπεριφορά του ατόμου και της οργάνωσης συνολικά. Επίσης, η ενότητα των εντολών της διοίκησης επιτρέπει τον πιο αποτελεσματικό έλεγχο των υφισταμένων.
Απόλυτη Ευθύνη
Σύμφωνα με την αρχή αυτή, ενώ η εξουσία από τον προϊστάμενο προς τον υφιστάμενο μπορεί να μεταβιβαστεί, η ευθύνη συνεχίζει να παραμένει και στον προϊστάμενο. Αυτό σημαίνει ότι η μεταβίβαση της εξουσίας που διαθέτει ένα διοικητικό στέλεχος δεν συνεπάγεται την αποφυγή των αντίστοιχων ευθυνών.
Η λογική αυτής της αρχής στηρίζεται στο ότι:
- Τα ανώτατα διοικητικά στελέχη πρέπει να έχουν τη συνολική ευθύνη της οργάνωσης
- Μέσω της μεταβίβασης της εξουσίας, τα στελέχη δεν πρέπει να αποφεύγουν τις ευθύνες τους
Ακόμα κι όταν ένας προϊστάμενος αναθέτει σε κάποιον υφιστάμενο πλήρη εξουσία να αποφασίζει για ένα ζήτημα, ο ίδιος ο προϊστάμενος παραμένει τελικά υπόλογος για το αποτέλεσμα απέναντι στη δική του ανώτερη διοίκηση. Γι' αυτό η μεταβίβαση εξουσίας δεν είναι ποτέ «απαλλαγή» από την ευθύνη.