Τμήματα υπηρεσιών και επιτελικά τμήματα 🧩
Εκτός από τις βασικές λειτουργίες, οι οποίες χρησιμοποιήθηκαν μέχρι τώρα για την κατανόηση της τμηματοποίησης, στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς υπάρχει συνήθως μια σειρά λειτουργιών ή θέσεων εργασίας οι οποίες έχουν στόχο να προσφέρουν υπηρεσίες στα κύρια τμήματα. Τέτοιες λειτουργίες είναι, για παράδειγμα:
- η πληροφορική
- η ασφάλεια
- η καθαριότητα
- η συντήρηση
- οι αγορές
- οι νομικές υποθέσεις
- τα ζητήματα προσωπικού
- οι μελέτες
Ομαδοποίηση σε υποστηρικτικά τμήματα
Στην περίπτωση αυτή, οι παραπάνω θέσεις εργασίας ομαδοποιούνται σε διάφορα τμήματα, τα λεγόμενα υποστηρικτικά ή κεντρικών υπηρεσιών τμήματα (γνωστά και ως επιτελικά τμήματα). Ο σκοπός αυτής της οργάνωσης είναι διττός:
- Από τη μία, να επιτυγχάνονται συνέργειες και οικονομίες κλίμακας.
- Από την άλλη, να εξυπηρετούνται αποτελεσματικά όλα τα κύρια τμήματα της επιχείρησης.
Αν κάθε κύριο τμήμα (π.χ. Μάρκετινγκ, Παραγωγή, Οικονομικό) διατηρούσε το δικό του ξεχωριστό γραφείο πληροφορικής ή το δικό του νομικό σύμβουλο, η επιχείρηση θα σπαταλούσε πόρους σε επικαλυπτόμενο προσωπικό. Συγκεντρώνοντας αυτές τις ειδικότητες σε ένα ενιαίο τμήμα που εξυπηρετεί όλη την επιχείρηση, επιτυγχάνεται εξειδίκευση, καλύτερη αξιοποίηση της τεχνογνωσίας και χαμηλότερο συνολικό κόστος.
Παράδειγμα δομής με υποστηρικτικά και επιτελικά τμήματα
Η ακόλουθη οργανωτική δομή δείχνει πώς μπορεί να λειτουργήσει στην πράξη ένας τέτοιος συνδυασμός κύριων και υποστηρικτικών τμημάτων:
- Στην κορυφή βρίσκεται η Γενική Διεύθυνση.
- Αμέσως από κάτω, ως τμήματα που υπάγονται απευθείας στη Γενική Διεύθυνση και προσφέρουν υποστήριξη σε όλη την επιχείρηση, βρίσκονται το Τμήμα Η/Υ (πληροφορική), το Τμήμα Προμηθειών και το Τμήμα Νομικών Υποθέσεων.
- Στο επόμενο επίπεδο βρίσκονται τα κύρια τμήματα της επιχείρησης: το Τμήμα Μάρκετινγκ, το Τμήμα Μάρκετινγκ και Πωλήσεων και το Οικονομικό Τμήμα.
- Τα υποστηρικτικά τμήματα (Η/Υ, Προμηθειών, Νομικών Υποθέσεων) συνδέονται με τα κύρια τμήματα παρέχοντάς τους τις υπηρεσίες τους, χωρίς όμως να ασκούν ιεραρχική εξουσία πάνω τους.
Τα υποστηρικτικά ή επιτελικά τμήματα δεν παράγουν το ίδιο το προϊόν ή την υπηρεσία που πουλά η επιχείρηση, ούτε έχουν εξουσία διαταγής πάνω στα κύρια τμήματα. Ο ρόλος τους είναι να διευκολύνουν το έργο των κύριων τμημάτων (π.χ. Παραγωγής, Μάρκετινγκ, Πωλήσεων), προσφέροντάς τους εξειδικευμένη γνώση και υπηρεσίες, ώστε εκείνα να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά.