Θεμελιώδη κριτήρια τμηματοποίησης 🧩

Η βασική επιδίωξη της τμηματοποίησης μιας επιχείρησης ή οργανισμού είναι ασφαλώς η αποτελεσματικότητα. Αυτό σημαίνει ότι η μορφή της τμηματοποίησης, δηλαδή ο αριθμός και η φύση των τμημάτων ή των επιμέρους οργανωτικών μονάδων (π.χ. Διευθύνσεις, τμήματα, υποτμήματα κ.λπ.), πρέπει να εξασφαλίζει την αποτελεσματική διοίκηση, τον συντονισμό, τον συγχρονισμό και την ολοκλήρωση των διαφόρων αποφάσεων, λειτουργιών, ενεργειών, δράσεων και συμπεριφορών, την επίτευξη συνέργειας και οικονομιών κλίμακας, την αποτελεσματική αξιοποίηση των πόρων, τη συνεργασία και ικανοποίηση των εργαζομένων, την αποτελεσματική υλοποίηση της στρατηγικής, την άμεση ανταπόκριση στο περιβάλλον και τον προσανατολισμό προς την αγορά.

Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα θεμελιώδη κριτήρια που καθορίζουν την ορθή τμηματοποίηση μιας επιχείρησης.

Θεμελιώδη κριτήρια τμηματοποίησης μιας επιχείρησης

Αλληλεξάρτηση των θέσεων εργασίας ή λειτουργιών ή δραστηριοτήτων

Αλληλεξάρτηση μεταξύ διαφόρων θέσεων εργασίας ή λειτουργιών ή δραστηριοτήτων σημαίνει ότι η υλοποίηση - εκτέλεση του έργου της μιας εξαρτάται από την υλοποίηση του έργου της άλλης. Όσο ο βαθμός εξάρτησης αυξάνει, τόσο υψηλότερες ανάγκες υπάρχουν για συντονισμό, συγχρονισμό και συνεργασία.

Συνεπώς, είναι λογικό θέσεις και λειτουργίες ή δραστηριότητες με υψηλή εξάρτηση να τοποθετούνται - ομαδοποιούνται στο ίδιο τμήμα ή οργανωτική μονάδα, ώστε να προγραμματίζονται, να ελέγχονται, να καθοδηγούνται και γενικά να εποπτεύονται και να διοικούνται από ένα ενιαίο κέντρο διοίκησης, ώστε να επιτυγχάνεται ο συντονισμός, ο συγχρονισμός και η συνεργασία που απαιτεί η αλληλεξάρτησή τους. Για παράδειγμα, οι θέσεις εργασίας σε ένα λογιστήριο αλληλοεξαρτώνται περισσότερο και χρειάζονται περισσότερο συντονισμό και συγχρονισμό μεταξύ τους από ό,τι με τις θέσεις εργασίας στις πωλήσεις ή στην παραγωγή.

Εξειδίκευση

Η εξειδικευμένη γνώση και τεχνογνωσία, που απαιτεί η υλοποίηση - εκτέλεση του έργου μιας θέσης λειτουργίας ή δραστηριότητας αποτελεί, επίσης, θεμελιώδες κριτήριο για την τμηματοποίηση ή την ομαδοποίηση αυτών σε τμήματα ή οργανωτικές μονάδες. Συγκεκριμένα, θέσεις ή λειτουργίες ή δραστηριότητες που απαιτούν γνώση και τεχνογνωσία του ίδιου ή συγγενών αντικειμένων, τοποθετούνται στα ίδια τμήματα ή οργανωτικές μονάδες για δύο λόγους:

α) Διευκολύνεται η διοίκησή τους από ένα ενιαίο κέντρο, του οποίου ο υπεύθυνος-διοικών του τμήματος ή της οργανωτικής μονάδας είναι ευκολότερο να διοικήσει θέσεις που απαιτούν ένα εξειδικευμένο - στενό εύρος γνώσεων και τεχνογνωσίας.

β) Άνθρωποι με την ίδια ή συγγενή εξειδίκευση, όταν συνεργάζονται στα πλαίσια του ίδιου τμήματος, μπορούν να αναπτύξουν συνέργειες σε επίπεδο γνώσης, τεχνογνωσίας και ικανοτήτων.

Αξιοποίηση πόρων

Η τμηματοποίηση ή ομαδοποίηση των θέσεων εργασίας, λειτουργιών και δραστηριοτήτων πρέπει να γίνεται με κριτήριο την αποτελεσματικότερη αξιοποίηση των πόρων. Αυτό συνδέεται με την αδυναμία διαίρεσης των συντελεστών παραγωγής (πόρων) και την αποφυγή επαναλήψεων ή σπατάλης πόρων.

Αποτελεσματικότητα διοίκησης - ελέγχου

Η τμηματοποίηση της οργάνωσης πρέπει να εξασφαλίζει την πλέον αποτελεσματική άσκηση της διοίκησης (π.χ. προγραμματισμός, καθοδήγηση) και τον έλεγχο (κυρίως τη μέτρηση των αποτελεσμάτων και την απόδοση ευθυνών).

Λοιποί παράγοντες που προσδιορίζουν τη μορφή της τμηματοποίησης

Εκτός των παραπάνω θεμελιωδών κριτηρίων, ασφαλώς, η μορφή της τμηματοποίησης μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού προσδιορίζεται από:

• το μέγεθός της (π.χ. όσο μεγαλύτερο, τόσο περισσότερα τμήματα)
• τη φύση των προϊόντων, δραστηριοτήτων και λειτουργιών της (π.χ. όσο μεγαλύτερη ποικιλία, τόσο περισσότερα διαφορετικά-εξειδικευμένα τμήματα)
• τη γεωγραφική διαφορά των δραστηριοτήτων (π.χ. όσο μεγαλύτερη, τόσο περισσότερα διαφορετικά τμήματα)