Έννοια τμήματος 🏢
Η αποτελεσματική υλοποίηση του συνολικού έργου μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού απαιτεί τον συντονισμό των διάφορων θέσεων εργασίας, αφού αυτές περιέχουν ένα μέρος του συνολικού έργου ή επιμέρους ρόλους που προέκυψαν μετά τη διαίρεση του τελευταίου. Ο εν λόγω συντονισμός επιτυγχάνεται με την ομαδοποίηση των θέσεων σε διευθύνσεις, τμήματα, υποτμήματα, ομάδες κ.λπ., των οποίων τη διοίκηση, και συνεπώς τον συντονισμό, αναλαμβάνει ένας προϊστάμενος, κατέχοντας συγκεκριμένη θέση που δημιουργείται για αυτόν τον σκοπό.
Το πρόβλημα του συντονισμού από άλλη οπτική
Το πρόβλημα αυτό μπορεί να τεθεί και διαφορετικά. Δηλαδή, ένας άνθρωπος ή στέλεχος, σύμφωνα με όσα προαναφέρθηκαν σχετικά με το εύρος ελέγχου ή διοίκησης, δεν έχει απεριόριστη δυνατότητα συντονισμού. Όταν ένας οργανισμός ξεπεράσει ένα συγκεκριμένο μέγεθος, το ανώτατο διοικητικό στέλεχος ή στέλεχος αδυνατεί να διοικήσει άμεσα όλες τις θέσεις εργασίας. Έτσι, δημιουργείται η ανάγκη να μεταβιβάσει εξουσία σε στελέχη τα οποία αναλαμβάνουν την ευθύνη της διοίκησης ενός μέρους της επιχείρησης ή οργανισμού.
Η πρώτη τοποθέτηση του προβλήματος (ανάγκη συντονισμού) και η δεύτερη (περιορισμένο εύρος ελέγχου) δεν είναι δύο διαφορετικά ζητήματα, αλλά δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Και οι δύο οδηγούν στο ίδιο συμπέρασμα: η ομαδοποίηση των θέσεων εργασίας ή η τμηματοποίηση μιας επιχείρησης είναι απαραίτητη, ώστε να επιτυγχάνεται η πιο αποτελεσματική διοίκηση, διαιρώντας οριζόντια και κάθετα το έργο.
Ομαδοποίηση και τμηματοποίηση
Η ομαδοποίηση έχει την έννοια της συγκέντρωσης των διάφορων θέσεων εργασίας σε ομάδες, υποτμήματα και τμήματα, ξεκινώντας από τις θέσεις του εκτελεστικού έργου, ενώ η τμηματοποίηση έχει την έννοια της διαίρεσης της επιχείρησης ή οργανισμού, ξεκινώντας από το σύνολό της και καταλήγοντας στις θέσεις εργασίας.
Δηλαδή, η ομαδοποίηση κινείται «από κάτω προς τα πάνω» — από τις μεμονωμένες θέσεις εργασίας προς τα ευρύτερα σύνολα — ενώ η τμηματοποίηση κινείται «από πάνω προς τα κάτω» — από το σύνολο της επιχείρησης προς τις επιμέρους θέσεις. Πρόκειται για δύο τρόπους να περιγράψει κανείς το ίδιο αποτέλεσμα: την οργάνωση του έργου σε τμήματα.
Τα δύο βασικά ερωτήματα του σχεδιασμού
Όπως κι αν τεθεί, η σχεδίαση της ομαδοποίησης ή τμηματοποίησης πρέπει να απαντήσει σε δύο βασικά ερωτήματα, το ένα ποσοτικό και το άλλο ποιοτικό:
- Το ποσοτικό αναφέρεται στον αριθμό των θέσεων εργασίας, οι οποίες θα ομαδοποιηθούν κάτω από τη διοικητική ευθύνη μιας θέσης προϊσταμένου ή στον αριθμό των τμημάτων στα οποία θα διαιρεθεί μια επιχείρηση ή οργανισμός.
- Το ποιοτικό ερώτημα αφορά στις συγκεκριμένες θέσεις, δηλαδή ποιες θα ομαδοποιηθούν κάτω από την ίδια θέση προϊσταμένου ή, διαφορετικά, σε ποια τμήματα θα διαιρεθεί μια επιχείρηση ή οργανισμός, σε ποια υποτμήματα το κάθε ένα από αυτά τα τμήματα κ.λπ.