Διαίρεση εργασίας και δημιουργία θέσεων εργασίας 🧩
Η θέση εργασίας αποτελεί το κύτταρο, δηλαδή το πιο μικρό μέρος, της οργάνωσης και συνίσταται σε ένα σύνολο ρόλων, καθηκόντων-εργασιών που πρέπει να εκτελέσει το άτομο που την κατέχει. Πρωταρχικό ζήτημα του οργανωτικού σχεδιασμού είναι ο καθορισμός των θέσεων εργασίας, που κάθε άτομο ή ομάδα ατόμων θα αναλάβει.
Αυτό, ουσιαστικά, σημαίνει ότι το συνολικό έργο (δραστηριότητες, λειτουργίες), που σύμφωνα με την αποστολή, τους στόχους και τα προγράμματα τα οποία η επιχείρηση έχει να υλοποιήσει, καθώς και σύμφωνα με τις επιχειρησιακές διεργασίες (processes), διαιρείται σε επιμέρους ρόλους, συγκεκριμένες εργασίες ή καθήκοντα. Από αυτή τη διαίρεση προκύπτουν οι θέσεις εργασίας με συγκεκριμένο περιεχόμενο καθηκόντων για τα άτομα που θα τις καταλάβουν.
Το συνολικό έργο μιας επιχείρησης δεν ανατίθεται σε ένα μόνο άτομο ή σε μια αδιαίρετη ομάδα. Διασπάται σταδιακά σε επιμέρους θέσεις εργασίας, καθεμιά από τις οποίες κουβαλά ένα συγκεκριμένο "πακέτο" καθηκόντων. Έτσι, το άθροισμα των θέσεων εργασίας μιας επιχείρησης αντιστοιχεί στο συνολικό της έργο.
Προσδιοριστικοί παράγοντες σχεδιασμού θέσεων εργασίας
Ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνονται οι θέσεις εργασίας δεν είναι τυχαίος. Επηρεάζεται από τρεις βασικούς παράγοντες: το μέγεθος της επιχείρησης, την εξειδίκευση και την τεχνολογία, καθώς και τις διεργασίες.
Α. Μέγεθος
Είναι φανερό ότι το μέγεθος της επιχείρησης ή του οργανισμού προσδιορίζει τη διαίρεση και την εξειδίκευση της εργασίας.
Όταν, για παράδειγμα, ανοίγει ένα εστιατόριο που απασχολεί μόνο τον ιδιοκτήτη επιχειρηματία, τότε όλες οι εργασίες, όπως προμήθειες, μαγειρική, εξυπηρέτηση των πελατών, πληρωμές, εισπράξεις, καθαριότητα, γίνονται από τον επιχειρηματία τον ίδιο. Όταν η επιχείρηση αρχίσει να μεγαλώνει και προσληφθούν δύο νέα άτομα, τότε όλες αυτές οι εργασίες διαιρούνται σε τρία μέρη.
Στο παράδειγμα του μικρού εστιατορίου φαίνεται καθαρά η σχέση μεγέθους και διαίρεσης εργασίας: όσο η επιχείρηση μεγαλώνει, το ίδιο συνολικό έργο (προμήθειες, μαγειρική, εξυπηρέτηση, πληρωμές, εισπράξεις, καθαριότητα) δεν αυξάνεται απαραίτητα σε όγκο, αλλά μοιράζεται πλέον σε περισσότερα άτομα, με το καθένα να αναλαμβάνει μικρότερο και πιο συγκεκριμένο μερίδιο καθηκόντων.
Β. Εξειδίκευση και τεχνολογία
Η εξειδίκευση της γνώσης προσδιορίζει σημαντικά τη διαμόρφωση των θέσεων εργασίας. Για παράδειγμα, ένας σερβιτόρος δεν μπορεί να είναι και λογιστής ή μάγειρας.
Αντίστοιχα, η τεχνολογία που χρησιμοποιείται στην παραγωγή, στις υπηρεσίες (π.χ. λογιστήρια) και άλλες λειτουργίες της επιχείρησης αποτελεί έναν άλλο πολύ σημαντικό παράγοντα διαίρεσης της εργασίας.
Επίσης, στην περίπτωση που η τεχνολογία συνεπάγεται μια παραγωγή γραμμής (π.χ. παραγωγή αυτοκινήτων), η διαίρεση και η εξειδίκευση είναι υποχρεωτικά μεγαλύτερη από ό,τι στην περίπτωση που η τεχνολογία επιτρέπει την παραγωγή μιας μονάδας ξεχωριστά (π.χ. την επισκευή του αυτοκινήτου στο συνεργείο).
Είναι, βεβαίως, φανερό ότι η τεχνολογία δεν προσδιορίζει μόνο ποιοτικά τις θέσεις εργασίας (περιεχόμενο - εξειδίκευση) αλλά και ποσοτικά, δηλαδή τον αριθμό τους. Η τάση υποκατάστασης της εργασίας από τις μηχανές γίνεται όλο και πιο ισχυρή.
Μην συγχέεις τις δύο περιπτώσεις παραγωγής: όταν η τεχνολογία επιβάλλει παραγωγή σε γραμμή (π.χ. εργοστάσιο αυτοκινήτων), κάθε εργαζόμενος εκτελεί ένα πολύ συγκεκριμένο, στενό καθήκον σε κάθε προϊόν που περνά. Όταν, αντίθετα, η τεχνολογία επιτρέπει να ολοκληρώνεται μια μονάδα ξεχωριστά (π.χ. επισκευή ενός αυτοκινήτου σε συνεργείο), ο ίδιος εργαζόμενος αναλαμβάνει ευρύτερο φάσμα καθηκόντων για το ίδιο προϊόν. Η διαίρεση και η εξειδίκευση της εργασίας είναι επομένως μεγαλύτερη στην πρώτη περίπτωση.
Η τεχνολογία δεν καθορίζει μόνο το περιεχόμενο μιας θέσης εργασίας, αλλά και το πόσες θέσεις εργασίας χρειάζεται συνολικά μια επιχείρηση. Καθώς οι μηχανές αναλαμβάνουν όλο και περισσότερες εργασίες, η τάση υποκατάστασης της ανθρώπινης εργασίας από αυτές ενισχύεται συνεχώς.
Γ. Διεργασίες
Σε συνάρτηση με την τεχνολογία, το είδος των θέσεων εργασίας εξαρτάται σημαντικά από τις διεργασίες (processes), μέσω των οποίων γίνεται η ροή των εργασιών, των υλικών, των πληροφοριών και των αποφάσεων και προσδιορίζουν την αποτελεσματική διαδοχή και προσαρμογή αυτών.
Για παράδειγμα, η διεργασία για την προμήθεια πρώτων υλών, την ολοκλήρωση μιας πώλησης ή την παραγωγή ενός αναψυκτικού προσδιορίζει σημαντικά το περιεχόμενο των θέσεων εργασίας που θα πρέπει να δημιουργηθούν.
Το μέγεθος, η εξειδίκευση/τεχνολογία και οι διεργασίες δεν λειτουργούν ανεξάρτητα ο ένας από τον άλλον. Η τεχνολογία, για παράδειγμα, καθορίζει σε μεγάλο βαθμό και το είδος των διεργασιών μιας επιχείρησης. Κατά τον σχεδιασμό θέσεων εργασίας πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι τρεις παράγοντες μαζί, όχι μεμονωμένα.