3.1 Βασικά οργανωτικά ζητήματα 🏢
Οργανωτικός σχεδιασμός είναι η σχεδίαση ή η διαμόρφωση της οργάνωσης μιας επιχείρησης. Για να γίνουν κατανοητά τα βασικά οργανωτικά ζητήματα, δίνεται το πιο κάτω παράδειγμα.
Το παράδειγμα του μπαρ
Ένας επιχειρηματίας ανοίγει ένα μπαρ σε έναν μικρό χώρο και στην αρχή κάνει ο ίδιος όλες τις εργασίες που απαιτούνται. Αρχίζει, όμως, η πελατεία να αυξάνεται και, επειδή δεν μπορεί μόνος του να ανταποκριθεί, αποφασίζει να προσλάβει έναν βοηθό.
Πριν ακόμη τον προσλάβει και για να προσδιορίσει τον κατάλληλο άνθρωπο, προφανώς πρέπει να αποφασίσει τις εργασίες τις οποίες αυτός θα κάνει. Με αυτή την απόφαση, ουσιαστικά και πρακτικά, δημιουργεί στο μπαρ δύο θέσεις εργασίας, αφού κατανέμει το συνολικό έργο στον ίδιο και στον βοηθό του. Το ίδιο θα κάνει αν χρειαστεί κι έναν δεύτερο, τρίτο ή τέταρτο εργαζόμενο. Με τον καιρό, το μπαρ λειτουργεί εξαιρετικά.
Η πρώτη οργανωτική απόφαση του επιχειρηματία δεν είναι κάτι πολύπλοκο: είναι απλώς ο καταμερισμός του συνολικού έργου σε ξεχωριστά κομμάτια. Κάθε φορά που αποφασίζει ποιες εργασίες θα κάνει ο καινούριος βοηθός, δημιουργεί ουσιαστικά μια νέα θέση εργασίας.
Τότε, ο επιχειρηματίας επεκτείνει την επιχείρησή του στον διπλανό χώρο, δημιουργεί και εστιατόριο που λειτουργεί από το πρωί, προσφέροντας γεύματα μέχρι αργά το βράδυ. Συνολικά τώρα στην επιχείρησή του εργάζονται 50 άτομα, από τους οποίους 15 εργάζονται στην κουζίνα, 3 στο μπαρ που ετοιμάζουν τα ποτά, 15 εργάζονται ως σερβιτόροι, 2 είναι καθαρίστριες και τα υπόλοιπα άτομα στο λογιστήριο, στις προμήθειες και σε άλλες εργασίες.
Η ανάγκη για συντονισμό και εξουσία
Για να μπορέσει να λειτουργήσει ως επιχειρηματίας και ως επιχείρηση αποδοτικά και αποτελεσματικά, τι θα κάνει; Θα μπορούσε, για παράδειγμα, να επιβλέπει, να καθοδηγεί, να συντονίζει μόνος του τους υπόλοιπους 50 εργαζόμενους; Προφανώς, όχι.
Για τον λόγο αυτό, θα τοποθετούσε έναν υπεύθυνο στην κουζίνα, έναν στην εξυπηρέτηση, έναν στο λογιστήριο, έναν στο μπαρ κ.λπ., ώστε αυτοί να έχουν ευθύνη επίβλεψης, του συντονισμού και της διοίκησης των εργαζομένων σε κάθε τμήμα. Αυτό προφανώς για να το κάνουν, θα πρέπει να έχουν και την ανάλογη εξουσία να δίνουν εντολές και να ελέγχουν τους συνεργάτες – υφισταμένους τους.
Δεν αρκεί να δοθεί σε κάποιον η ευθύνη επίβλεψης ενός τμήματος· πρέπει παράλληλα να του δοθεί και η αντίστοιχη εξουσία να δίνει εντολές και να ελέγχει τους υφισταμένους του. Χωρίς αυτή την εξουσία, ο υπεύθυνος δεν μπορεί ουσιαστικά να ασκήσει τον συντονισμό και τη διοίκηση που του έχουν ανατεθεί.
Τι συνιστά την οργανωτική δομή
Με αυτό το παράδειγμα γίνεται φανερό ότι η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα της επιχείρησης αυτής απαιτεί σωστή οργάνωση, δηλαδή, δημιουργία θέσεων εργασίας, τμημάτων, θέσεων προϊσταμένων και σχέσεων εξουσίας που θα αναλύσουμε στη συνέχεια. Όλα αυτά συνιστούν την οργανωτική δομή της επιχείρησης.
Εκτός αυτού, όμως η οργάνωσή της περιλαμβάνει και τον σχεδιασμό των διαδικασιών (processes). Μια διαδικασία αποτελεί τη σωστή διαδοχική σειρά ενεργειών που πρέπει να γίνονται για να υλοποιείται ένα έργο. Για παράδειγμα, για να προμηθευτεί ένα σχολείο κάποια υλικά, πρέπει να γίνουν συγκεκριμένες διαδοχικές ενέργειες που συνιστούν μια σχεδιασμένη διαδικασία.
Η οργάνωση μιας επιχείρησης δεν είναι μόνο «ποιος κάνει τι» (δομή), αλλά και «με ποια σειρά γίνονται τα πράγματα» (διαδικασίες). Το παράδειγμα προμήθειας υλικών σε ένα σχολείο δείχνει ότι ακόμη και μια απλή φαινομενικά ενέργεια κρύβει μια συγκεκριμένη, σχεδιασμένη ακολουθία βημάτων.