Εντοπισμός προβλήματος ή ευκαιρίας για τη λήψη απόφασης 🔍
Τα διοικητικά στελέχη συνήθως παίρνουν αποφάσεις για να αντιμετωπίσουν προβλήματα, λιγότερο ή περισσότερο σημαντικά, και για να υλοποιήσουν λιγότερο ή περισσότερο σημαντικές βελτιώσεις σε οτιδήποτε αφορά τον τομέα της ευθύνης τους.
Εντοπισμός προβλήματος σημαίνει τη διαπίστωση του χάσματος μεταξύ μιας υφιστάμενης (μη επιθυμητής) και μιας επιθυμητής κατάστασης. Για παράδειγμα, η διαπίστωση της διαφοράς μεταξύ του υπάρχοντος και του επιθυμητού ύψους των πωλήσεων μιας επιχείρησης αποτελεί πρόβλημα ή ευκαιρία για απόφαση.
Οι δύο τρόποι εντοπισμού προβλημάτων
Τα προβλήματα εντοπίζονται με δύο τρόπους:
Αντιδραστικά (reactively), δηλαδή γίνονται από μόνα τους φανερά και τα στελέχη αντιδρούν για να τα αντιμετωπίσουν, όπως για παράδειγμα η βλάβη μιας μηχανής, ο κακός συντονισμός, τα παράπονα των πελατών, η πτώση της κερδοφορίας.
Προδραστικά (proactively), που σημαίνει ότι τα στελέχη έγκαιρα εντοπίζουν ότι δημιουργούνται προϋποθέσεις που αργά ή γρήγορα θα οδηγήσουν στην ύπαρξη ενός προβλήματος. Προφανώς, η αποτελεσματικότητα απαιτεί τον προδραστικό εντοπισμό των προβλημάτων, διότι έτσι αντιμετωπίζονται οι αρνητικές συνέπειές τους και μειώνονται τα κόστη της επίλυσής τους.
Όταν ένα στέλεχος εντοπίζει ένα πρόβλημα μόνο αφού αυτό έχει ήδη εκδηλωθεί (π.χ. έχει ήδη σημειωθεί βλάβη ή έχει ήδη πέσει η κερδοφορία), η επιχείρηση έχει ήδη υποστεί τις αρνητικές συνέπειες. Ο προδραστικός εντοπισμός στοχεύει ακριβώς στο να αποφευχθεί αυτή η καθυστέρηση.
Προϋποθέσεις για τον έγκαιρο εντοπισμό προβλημάτων
Ο έγκαιρος εντοπισμός των προβλημάτων απαιτεί την πράξη μηχανισμών ή συστημάτων έγκαιρης πληροφόρησης και προληπτικού ελέγχου του εσωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης, δηλαδή των λειτουργιών, των πόρων, των ανθρώπων, της οργάνωσης, των διαδικασιών και κυρίως της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας αυτών. Κάθε στέλεχος έχει την ευθύνη της συστηματικής και συνεχούς παρακολούθησης όλων αυτών στον χώρο της ευθύνης του, ώστε να εντοπίζει και να λύνει έγκαιρα τα προβλήματα.
Τα προβλήματα δεν προκύπτουν μόνο από το εσωτερικό της επιχείρησης. Γι' αυτό τα στελέχη πρέπει να παρακολουθούν εξίσου προσεκτικά και το εξωτερικό περιβάλλον, ώστε να μην εκπλήσσονται από εξελίξεις που θα μπορούσαν να έχουν προβλεφθεί.
Ταυτόχρονα, προβλήματα προκύπτουν και από τις σχέσεις της επιχείρησης με το εξωτερικό της περιβάλλον, όπως για παράδειγμα με τους πελάτες, τους προμηθευτές, τη νομοθεσία, τις οικονομικές κρίσεις ή αλλαγές. Συνεπώς, τα στελέχη οφείλουν να παρακολουθούν συστηματικά όλες αυτές τις πηγές δυνητικών αρνητικών συνεπειών για την επιχείρηση, ώστε να εντοπίζουν έγκαιρα τα προβλήματα.