Βασικές Αρχές Προγραμματισμού 🧭
Προκειμένου ο προγραμματισμός, ως διοικητική λειτουργία, να συμβάλει στην αποτελεσματικότητα του οργανισμού, πρέπει να διέπεται από τις ακόλουθες βασικές αρχές: την αρχή της χρονικής δέσμευσης, την αρχή της ελαστικότητας και την αρχή της διόρθωσης.
Αρχή της Χρονικής Δέσμευσης
Η αρχή αυτή σημαίνει ότι τα προγράμματα πρέπει να δεσμεύουν τους υπεύθυνους χρονικά ως προς την υλοποίησή τους. Κάθε πρόγραμμα, δηλαδή, δεν αρκεί να περιγράφει τι πρέπει να γίνει, αλλά οφείλει να ορίζει και μέχρι πότε πρέπει να έχει επιτευχθεί ο κάθε στόχος.
Για παράδειγμα, η υλοποίηση πωλήσεων 3 εκατομμυρίων ευρώ το πρώτο τρίμηνο του 2024 ή οι επαφές με δέκα νέους πελάτες σε έναν μήνα αποτελούν στόχους που συνοδεύονται από συγκεκριμένο χρονικό ορίζοντα.
Ένας στόχος χωρίς χρονικό πλαίσιο δεν μπορεί να αξιολογηθεί ούτε να ελεγχθεί αποτελεσματικά. Η φράση «θα αυξήσουμε τις πωλήσεις» δεν είναι πρόγραμμα· γίνεται πρόγραμμα μόνο όταν συνοδεύεται από συγκεκριμένη προθεσμία, όπως «θα αυξήσουμε τις πωλήσεις κατά 10% μέσα στο πρώτο τρίμηνο του 2024».
Αρχή της Ελαστικότητας
Τα προγράμματα αφορούν στο μέλλον, το οποίο είναι λίγο ή πολύ αβέβαιο. Ο προγραμματισμός στηρίζεται σε προβλέψεις, πιθανότητες, υποθέσεις και παραδοχές για το μέλλον· ωστόσο, άλλα από αυτά μπορεί να συμβούν και άλλα να μη συμβούν.
Για τον λόγο αυτό, τα προγράμματα πρέπει να είναι ελαστικά και να προβλέπουν εναλλακτικές λύσεις ή σενάρια, ώστε να καλύπτουν τις περισσότερες πιθανές περιπτώσεις, οι οποίες πιθανόν να προκύψουν από εσωτερικές και εξωτερικές αλλαγές.
Με απλά λόγια, η αρχή της ελαστικότητας σημαίνει ότι το πρόγραμμα πρέπει να περιλαμβάνει εναλλακτικά σχέδια (είτε καλά, είτε κακά) για το τι μπορεί να πάει στραβά στο μέλλον.
Η ελαστικότητα δεν είναι απλώς μια καλή πρακτική· είναι θεμελιώδης αρχή του προγραμματισμού. Ένας οργανισμός που σχεδιάζει μόνο για το «ιδανικό σενάριο» εκτίθεται σε μεγάλο κίνδυνο, γιατί οι επιχειρήσεις λειτουργούν μέσα σε ένα περιβάλλον που αλλάζει συνεχώς (καιρικές συνθήκες, ανταγωνισμός, τιμές πρώτων υλών κ.ά.).
Αρχή της Διόρθωσης
Το πρόγραμμα δεν αποτελεί ένα τελικό προϊόν. Αυτό σημαίνει ότι τα προγράμματα πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς και να προσαρμόζονται όταν τα δεδομένα πάνω στα οποία έχουν στηριχθεί αλλάζουν ή είναι διαφορετικά από τα προβλεπόμενα.
Έτσι, η αρχή της διόρθωσης αφορά τη διοίκηση να προσαρμόζει το πρόγραμμα και να διορθώνει αποκλίσεις από τον αρχικό σχεδιασμό, μόλις αυτές εντοπιστούν. Με άλλα λόγια, το πρόγραμμα πρέπει να παρακολουθείται και να αλλάζει όταν τα πράγματα δεν πάνε όπως είχαν προβλεφθεί.
Οι δύο αρχές μοιάζουν αλλά δεν ταυτίζονται: η ελαστικότητα αφορά την πρόβλεψη εναλλακτικών σχεδίων εκ των προτέρων, πριν ακόμη εμφανιστεί το πρόβλημα. Η διόρθωση αφορά την ενέργεια που γίνεται εκ των υστέρων, δηλαδή την ίδια την προσαρμογή του προγράμματος αφού πλέον έχει εντοπιστεί μια απόκλιση από το αρχικό σχέδιο.
Παράδειγμα Εφαρμογής των Αρχών
Η εταιρεία «GreenTech», η οποία δραστηριοποιείται στον τομέα των πωλήσεων ηλιακών πάνελ, είχε προβλέψει αύξηση πωλήσεων κατά 10% για το τρέχον έτος. Ωστόσο, μετά το πρώτο τρίμηνο, οι πωλήσεις παρουσίασαν μόλις 1% αύξηση, κυρίως λόγω καθυστερήσεων στις παραδόσεις υλικών.
Η διοίκηση, εφαρμόζοντας την αρχή της διόρθωσης, αναθεώρησε τον ετήσιο στόχο σε 5% και προσαρμόστηκε αναλόγως, ενισχύοντας την προώθηση των προϊόντων της μέσω διαδικτύου και μειώνοντας προσωρινά ορισμένα λειτουργικά έξοδα. Παράλληλα, ξεκίνησε διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές για βελτίωση των όρων συνεργασίας, ενώ επένδυσε στην εκπαίδευση του προσωπικού πωλήσεων με στόχο πιο στοχευμένες και αποδοτικές πωλήσεις.
Το παράδειγμα της «GreenTech» δείχνει ότι η αναθεώρηση ενός στόχου δεν είναι αποτυχία του προγραμματισμού, αλλά ακριβώς η σωστή εφαρμογή του: η διοίκηση δεν εγκατέλειψε τον στόχο, αλλά τον προσάρμοσε στα νέα δεδομένα και έλαβε συμπληρωματικά μέτρα (προώθηση, μείωση εξόδων, διαπραγματεύσεις με προμηθευτές, εκπαίδευση προσωπικού) για να τον πλησιάσει όσο το δυνατόν περισσότερο.