2.6 Σύστημα διαρκούς απογραφής αποθεμάτων και μέθοδοι αποτίμησης 📦

Με βάση το σύστημα διαρκούς απογραφής (Perpetual/continuous inventory system), ο λογαριασμός Αποθέματα (Inventory account) ενημερώνεται σε συστηματική βάση και ξεχωριστά για κάθε είδος αποθέματος μετά από κάθε παραλαβή (receipt) και μετά από κάθε πώληση (issue).

Το Κόστος Πωλήσεων (Cost of Sales) συσσωρεύεται καθώς γίνονται οι πωλήσεις και ακολούθως μεταφέρεται από τον λογαριασμό Αποθέματα στον λογαριασμό Κόστος Πωλήσεων. Το κόστος του τελικού αποθέματος είναι το υπόλοιπο του λογαριασμού Αποθέματα.

Η διαφορά από το σύστημα περιοδικής απογραφής

Στο διαρκές σύστημα, το υπόλοιπο του αποθέματος είναι γνωστό ανά πάσα στιγμή, αφού ο λογαριασμός Αποθέματα ενημερώνεται σε κάθε συναλλαγή — δεν χρειάζεται να περιμένουμε το τέλος της περιόδου για να μάθουμε πόσο απόθεμα έχει απομείνει.

Για την αποτίμηση του αποθέματος, δηλαδή τον προσδιορισμό του κόστους, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι πιο κάτω μέθοδοι:

Μέθοδος Πρώτη Εισαγωγή - Πρώτη Εξαγωγή (FIFO, First In First Out)

Η μέθοδος αυτή, όπως έχουμε μάθει, υποθέτει ότι:

Το Κόστος των Πωλήσεων εκτιμάται με το κόστος των πρώτων αγαθών που αγοράζονται.
Αποτέλεσμα: Το τελικό Απόθεμα εκτιμάται με το κόστος των τελευταίων αγαθών που αγοράζονται.

Εδώ όμως είναι σημαντικό και απαραίτητο αυτό να γίνεται ακολουθώντας χρονολογική σειρά.

Μέθοδος Τελευταία Εισαγωγή - Πρώτη Εξαγωγή (LIFO, Last In First Out)

Η μέθοδος αυτή, όπως έχουμε μάθει, υποθέτει ότι:

Το Κόστος των Πωλήσεων εκτιμάται με το κόστος των τελευταίων αγαθών που αγοράζονται.
Αποτέλεσμα: Το τελικό Απόθεμα εκτιμάται με το κόστος των πρώτων αγαθών που αγοράζονται.

Εδώ όμως, και πάλι, είναι απαραίτητο να γίνεται ακολουθώντας τη χρονολογική σειρά των συναλλαγών.

Μέθοδος του Μέσου Σταθμικού Όρου (AVCO, Weighted Average Cost)

Με βάση αυτή τη μέθοδο:

Μετά από κάθε αγορά, το συνολικό κόστος διαιρείται με όλες τις μονάδες (units) του αποθέματος, για να υπολογισθεί ο μέσος σταθμικός όρος.
Η εξαγωγή (issue) γίνεται με βάση τον μέσο σταθμικό όρο (average cost).
Το υπόλοιπο (balance) του αποθέματος αποτιμάται με βάση τον μέσο σταθμικό όρο (average cost).

Προσοχή στη χρονολογική σειρά

Στις μεθόδους FIFO και LIFO, ο υπολογισμός πρέπει οπωσδήποτε να γίνεται ακολουθώντας τη χρονολογική σειρά των συναλλαγών (παραλαβές και πωλήσεις με τη σειρά που έγιναν). Στη μέθοδο AVCO, αντίθετα, ο μέσος σταθμικός όρος επανυπολογίζεται μετά από κάθε αγορά και ισχύει μέχρι την επόμενη αγορά.

Παράδειγμα 1

Δίνονται τα πιο κάτω στοιχεία για μια επιχείρηση για τον μήνα Απρίλιο:

Ημερομηνία	Κίνηση	Μονάδες	Τιμή
April 1	Opening Inventory	160 units	x €10,00
April 6	Purchases	440 units	x €12,50
April 10	Sales	560 units	—
April 25	Purchases	400 units	x €14,00
April 30	Closing Inventory	440 units	—

(i) FIFO (First In First Out)

Inventory Card

Date	Purchases (receipts) Units	Purchases Price per unit €	Purchases Total €	Cost of Sales (issues) Units	Cost of Sales Price per unit €	Cost of Sales Total €	Balance Units	Balance Price per unit €	Balance Total €
Apr. 1							160	10	1.600
Apr. 6	440	12,50	5.500				160 440	10 12,50	1.600 5.500
Apr. 10				160 400	10 12,50	1.600 5.000	40	12,50	500
Apr. 25	400	14	5.600				40 400	12,50 14	500 5.600
Σύνολο						6.600*	440		6.100**

*Το Κόστος Πωλήσεων είναι €6.600
**Το Τελικό Απόθεμα είναι €6.100

FIFO periodic = FIFO perpetual

Στη μέθοδο FIFO, η αποτίμηση με το σύστημα περιοδικής απογραφής (periodic) δίνει ακριβώς το ίδιο αποτέλεσμα με την αποτίμηση με το σύστημα διαρκούς απογραφής (perpetual): FIFO periodic valuation = FIFO perpetual valuation. Αυτό συμβαίνει επειδή στη FIFO η σειρά εξαγωγής των παλαιότερων μονάδων δεν επηρεάζεται από το πότε γίνεται ο υπολογισμός.

(ii) LIFO (Last In-First Out)

Inventory Card

Date	Purchases Units	Purchases Price per unit €	Purchases Total €	Cost of Sales Units	Cost of Sales Price per unit €	Cost of Sales Total €	Balance Units	Balance Price per unit €	Balance Total €
Apr. 1							160	10	1.600
Apr. 6	440	12,50	5.500				160 440	10 12,50	1.600 5.500
Apr. 10				440 120	12,50 10	5.500 1.200	40	10	400
Apr. 25	400	14	5.600				40 400	10 14	400 5.600
Σύνολο						6.700*	440		6.000**

*Το Κόστος Πωλήσεων είναι €6.700
**Το Τελικό Απόθεμα είναι €6.000

FIFO και LIFO δίνουν διαφορετικά αποτελέσματα

Παρατήρησε ότι, με τα ίδια ακριβώς δεδομένα, η FIFO δίνει Κόστος Πωλήσεων €6.600 και Τελικό Απόθεμα €6.100, ενώ η LIFO δίνει Κόστος Πωλήσεων €6.700 και Τελικό Απόθεμα €6.000. Η επιλογή μεθόδου αποτίμησης επηρεάζει άμεσα τόσο το κέρδος όσο και την αξία του αποθέματος στον ισολογισμό — δεν είναι απλώς ζήτημα τεχνικής λεπτομέρειας.

(iii) Weighted Average Cost (AVCO)

Inventory Card

Date	Details	Units	Price per unit €	Balance €
Apr. 1	Opening Inventory	160	10	1.600
Apr. 6	Purchases	440	12,50	5.500
		600	11,83	7.100
Apr. 10	Cost of Sales	(560)	11,83	(6.625)*
		40	11,83	475
Apr. 25	Purchases	400	14	5.600
	Closing Inventory	440	13,81	6.075**

Υπολογισμοί μέσου σταθμικού όρου:

6.625 / 560 = €11,83

6.075 / 440 = €13,81

*Το Κόστος Πωλήσεων (Cost of Sales) είναι €6.625
**Το Τελικό Απόθεμα (Closing Inventory) είναι €6.075

Ο μέσος όρος αλλάζει σε κάθε αγορά

Στη μέθοδο AVCO ο μέσος σταθμικός όρος δεν είναι σταθερός: στις 6 Απριλίου, μετά την αγορά, ο μέσος όρος διαμορφώνεται στα €11,83 ανά μονάδα (7.100 / 600 μονάδες). Μετά τη νέα αγορά στις 25 Απριλίου, το υπόλοιπο απόθεμα αποτιμάται εκ νέου με νέο μέσο όρο €13,81 ανά μονάδα (6.075 / 440 μονάδες).