2.4 Συστήματα απογραφής αποθεμάτων (Inventory records or systems) 📦
Στη λογιστική των αποθεμάτων υπάρχουν διαφορετικά συστήματα απογραφής του τελικού αποθέματος (inventory records) και διάφορες μέθοδοι αποτίμησης των αποθεμάτων (inventory valuation methods), μεταξύ των οποίων η επιχείρηση θα πρέπει να επιλέξει, λαμβάνοντας υπόψη ότι αυτά τα διαφορετικά συστήματα και μέθοδοι καταλήγουν σε διαφορετικά αποτελέσματα.
Το σύστημα απογραφής είναι ο τρόπος με τον οποίο η επιχείρηση παρακολουθεί και ελέγχει το απόθεμά της (πότε και πώς καταγράφεται η κίνησή του). Η μέθοδος αποτίμησης είναι ο τρόπος με τον οποίο υπολογίζεται η αξία σε ευρώ (€) των μονάδων του τελικού αποθέματος, αφού πρώτα προσδιοριστεί η ποσότητά τους. Πρόκειται για δύο ξεχωριστές αποφάσεις που η επιχείρηση καλείται να πάρει.
| Συστήματα απογραφής αποθεμάτων (Inventory records or systems) | Μέθοδοι αποτίμησης αποθεμάτων (Inventory valuation methods) |
|---|---|
| 1) Περιοδικό (Periodic) | (i) Πρώτη εισαγωγή – πρώτη εξαγωγή (FIFO) |
| 2) Διαρκές (Perpetual) | (ii) Τελευταία εισαγωγή – πρώτη εξαγωγή (LIFO) |
| (iii) Μέσος Σταθμικός Όρος (AVCO) |
Αυτό είναι το σύστημα που μια επιχείρηση επιλέγει για τη διαχείριση, παρακολούθηση και έλεγχο του αποθέματός της. Αφού υπολογιστούν οι μονάδες του τελικού αποθέματος, θα πρέπει να εκτιμηθεί η αξία τους σε ευρώ (€). Ακόμα, ανάλογα με το σύστημα απογραφής που επιλέγει μια επιχείρηση να εφαρμόσει, υπολογίζει για κάθε πώληση το κόστος πωλήσεων.
Παρόλο που οι εμπορικές δραστηριότητες μιας επιχείρησης είναι συνεχείς, οι οικονομικές καταστάσεις ετοιμάζονται κάθε χρόνο σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Για την προετοιμασία τους χρειάζεται και η αξία του τελικού αποθέματος κατά τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Η αξία που αποδίδεται στο τελικό απόθεμα είναι αποτέλεσμα δύο μετρήσεων: της ποσότητας και του κόστους.
Η τελική αξία του αποθέματος δεν προκύπτει από έναν, αλλά από δύο υπολογισμούς: πρώτα πρέπει να μετρηθεί πόσες μονάδες απομένουν, και μετά να αποφασιστεί πόσο κοστίζει η κάθε μία. Ένα λάθος σε οποιονδήποτε από τους δύο υπολογισμούς αλλάζει το τελικό ποσό που θα εμφανιστεί στις οικονομικές καταστάσεις.
1) Περιοδικό σύστημα απογραφής αποθεμάτων (Periodic inventory system) 📋
- Ένα σύστημα περιοδικής απογραφής αποθεματικού (Periodic inventory system) είναι αυτό στο οποίο στο τέλος της λογιστικής περιόδου γίνεται φυσική απογραφή του αποθέματος και υπολογίζεται η συνολική αξία του.
- Δεν γίνονται συνεχείς καταγραφές για την κίνηση του αποθέματος κάθε φορά που συμβαίνει μια συναλλαγή (π.χ. αγορά ή πώληση αγαθών).
- Αυτό εφαρμόζεται στις περιπτώσεις όπου η επιχείρηση διατηρεί σχετικά μικρές ποσότητες αποθεμάτων ή έχει μικρή ποικιλία προϊόντων, των οποίων η καταμέτρηση είναι εφικτή.
2) Σύστημα διαρκούς απογραφής αποθεμάτων (Perpetual / continuous inventory system) 🖥️
- Ένα σύστημα διαρκούς απογραφής σε συστηματική βάση (Perpetual inventory system) είναι αυτό στο οποίο γίνονται συνεχείς καταγραφές για την κίνηση του αποθέματος κάθε φορά που λαμβάνει μέρος μια συναλλαγή (π.χ. αγορά ή πώληση αγαθών). Ο λογαριασμός αποθεμάτων (Inventory Account) ενημερώνεται ξεχωριστά για κάθε μεταβολή του αποθέματος. Χρεώνεται για κάθε παραλαβή (receipt) με το κόστος αγορών και μετά από κάθε πώληση (issue) με το κόστος πωλήσεων.
- Για να επιτευχθεί αυτό σε μια μεγάλη επιχείρηση με πολλές συναλλαγές, απαιτείται λογισμικό σύστημα (Accounting software).
- Για παράδειγμα, σε μια υπεραγορά όταν ο υπάλληλος στο ταμείο σαρώσει ένα προϊόν, το λογισμικό σύστημα ταυτόχρονα αφαιρεί αυτό το προϊόν από το απόθεμα.
- Σήμερα, οι πιο πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό σύστημα καταγραφής εμπορευμάτων και εύκολα μπορεί κάποιος να δει την ποσότητα του διαθέσιμου εμπορεύματος ανά πάσα στιγμή, καθώς και την ποσότητα του τελικού αποθέματος.
- Κάθε επιχείρηση που χρησιμοποιεί το σύστημα διαρκούς απογραφής αποθεμάτων διενεργεί ετήσια φυσική απογραφή αποθεμάτων κατά το τέλος του έτους.
- Διαφορές μεταξύ του συστήματος διαρκούς απογραφής αποθεμάτων και της φυσικής απογραφής αποθεμάτων, μπορεί να οφείλονται σε απώλειες/κλοπές ή καταστροφή των εμπορευμάτων.
- Πολλές φορές γίνεται και φυσική καταμέτρηση ανά διαστήματα και για διαφορετικά αποθέματα για σκοπούς ελέγχου.
Κάθε φορά που ένας ταμίας σαρώνει ένα προϊόν, το λογισμικό σύστημα ενημερώνει αυτόματα τον λογαριασμό αποθεμάτων εκείνη τη στιγμή — χωρίς να χρειάζεται να περιμένει το τέλος της χρονιάς. Έτσι εξηγείται γιατί μεγάλες επιχειρήσεις με χιλιάδες συναλλαγές την ημέρα βασίζονται σχεδόν αποκλειστικά στο σύστημα διαρκούς απογραφής.
Ακόμα κι όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί σύστημα διαρκούς απογραφής, εξακολουθεί να διενεργεί ετήσια φυσική απογραφή στο τέλος του έτους. Αν υπάρξει διαφορά ανάμεσα σε όσα δείχνουν τα λογιστικά βιβλία και σε όσα βρίσκονται πραγματικά στην αποθήκη, αυτό μπορεί να οφείλεται σε απώλειες, κλοπές ή καταστροφή εμπορευμάτων.