1.2 Τα Λογιστικά Λάθη και οι Διορθώσεις τους 🧾

Εισαγωγή

Το Ισοζύγιο συντάσσεται για να διαπιστωθεί με μια πρώτη ματιά αν έγιναν λάθη στην καταχώριση των συναλλαγών στους διάφορους λογαριασμούς. Η ισότητα που παρουσιάζεται στο Ισοζύγιο μεταξύ του ολικού των ποσών της χρέωσης και του ολικού των ποσών της πίστωσης αποτελεί μια πρώτη ένδειξη ότι δεν έγιναν λάθη και δεν έχει παραβιαστεί ο κανόνας της διπλογραφίας. Δεν αποκλείεται όμως να υπάρχουν και λάθη που δεν φαίνονται και που η ανακάλυψή τους γίνεται τυχαία και ευκαιριακά.

Το Ισοζύγιο δεν αποδεικνύει ότι δεν υπάρχουν λάθη

Το ότι η χρέωση ισούται με την πίστωση στο Ισοζύγιο δεν σημαίνει ότι τα βιβλία είναι απαλλαγμένα από λάθη. Υπάρχουν κατηγορίες λαθών που δεν επηρεάζουν καθόλου την αριθμητική ισότητα και επομένως το Ισοζύγιο δεν μπορεί να τα αποκαλύψει.

Τα λάθη που παρουσιάζονται στα λογιστικά βιβλία χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

Λάθη που δεν επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου
Λάθη που επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου

1.2.1 Λάθη που δεν επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου

Όταν η καταχώριση των συναλλαγών γίνεται σύμφωνα με τους κανόνες της διπλογραφίας, τότε το ολικό ποσό της χρέωσης του Ισοζυγίου θα είναι ίσο με το ολικό ποσό της πίστωσής του. Υπάρχουν όμως λάθη που δεν επηρεάζουν την αριθμητική ορθότητα του Ισοζυγίου και έτσι ο εντοπισμός τους δεν είναι εφικτός μέσα από το Ισοζύγιο, αποτελώντας μια από τις βασικές του αδυναμίες.

Οι επτά τύποι λαθών που δεν επηρεάζουν το Ισοζύγιο

#	Ελληνικός όρος	Αγγλικός όρος	Επεξήγηση
i	Λάθη παραλείψεων	Errors of omission	Γίνεται πλήρης παράλειψη στην καταχώριση της συναλλαγής
ii	Λάθη διπλής καταχώρισης	Errors of double posting	Γίνεται διπλή καταχώριση μιας συναλλαγής
iii	Λάθη κατεύθυνσης	Errors of commission	Η συναλλαγή καταχωρείται σε λανθασμένο λογαριασμό της ίδιας κατηγορίας
iv	Λάθη λογιστικών κανόνων και αρχών	Errors of principle	Η συναλλαγή καταχωρείται σε λανθασμένο λογαριασμό που ανήκει σε άλλη κατηγορία
v	Λάθη συμψηφισμού ή αλληλοαναιρούμενα	Compensating errors	Γίνονται δύο λάθη, αλλά το ένα αναιρεί το άλλο
vi	Λάθη αρχικών εγγραφών	Errors of original entries	Λάθη που γίνονται κατά την καταχώριση των συναλλαγών στα βοηθητικά βιβλία και στη συνέχεια μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς
vii	Λάθη αντίστροφης καταχώρισης	Complete reversal of entries	Η χρεοπίστωση καταχωρείται αντίθετα στους λογαριασμούς

Errors of commission vs Errors of principle — η πιο συχνή σύγχυση

Η διαφορά ανάμεσα στα δύο αυτά λάθη είναι κρίσιμη για τις εξετάσεις:

Errors of commission: λάθος λογαριασμός, αλλά ίδια κατηγορία (π.χ. χρέωση σε λάθος πελάτη αντί άλλου πελάτη — και οι δύο είναι Trade Receivables).
Errors of principle: λάθος λογαριασμός, διαφορετική κατηγορία (π.χ. αγορά παγίου καταχωρίζεται στις Αγορές — Purchases αντί σε πάγιο περιουσιακό στοιχείο).

Η διόρθωση των λαθών, όπως έχει ήδη διδαχθεί, καταχωρείται πρώτα στο Ημερολόγιο (Journal) και από εκεί μεταφέρεται στους λογαριασμούς του Καθολικού που επηρεάζονται.

Παράδειγμα

Ο A Nikolaou εντόπισε τα ακόλουθα λάθη που δεν επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου (Trial Balance). Για κάθε λάθος αναφέρεται ο τύπος του και η εγγραφή διόρθωσης στο Ημερολόγιο:

#	Περιγραφή λάθους	Τύπος λάθους
1	Πώληση εμπορευμάτων στον A Andreou για €500 καταχωρίστηκε και στο Sales Day Book και στο Sales Ledger ως €300	Error of original entries
2	Αγορά εμπορευμάτων επί πιστώσει €620 από τον D Dionysiou δεν καταχωρίστηκε καθόλου στα βιβλία	Error of omission
3	Είσπραξη €350 από τον A Antoniou καταχωρίστηκε εκ λάθους στον λογαριασμό του A Antoniades	Error of commission
4	Αγορές εμπορευμάτων από τον K Ioannou €460 καταχωρίστηκαν δύο φορές στα βιβλία	Error of double posting
5	Αγορά επίπλων γραφείου €500 χρεώθηκε εκ λάθους στον λογαριασμό Αγορές (Purchases)	Error of principle
6	Το Purchases Day Book υποαθροίστηκε (undercast) κατά €100 και το Sales Day Book υποαθροίστηκε (undercast) κατά το ίδιο ποσό	Compensating Error
7	Μια πώληση τοις μετρητοίς €100 χρεώθηκε στον λογαριασμό Πωλήσεις και πιστώθηκε στον λογαριασμό Ταμείο	Complete reversal of entry

Ημερολογιακές εγγραφές διόρθωσης (Journal):

Λεπτομέρειες	Χρέωση (DR) €	Πίστωση (CR) €
1. A Andreou (Trade Receivable)	200
Sales		200
A sale of €500 to A Andreou was wrongly posted to the books as €300
2. Purchases	620
D Dionysiou (Trade Payable)		620
A purchase of goods €620 was completely omitted from the books
3. A Antoniades (Trade Receivable)	350
A Antoniou (Trade Receivable)		350
A receipt from A Antoniou was wrongly credited to the account of A Antoniades
4. K Ioannou (Trade Payables)	460
Purchases		460
A purchase of goods was recorded in the books twice
5. Office Furniture	500
Purchases		500
A purchase of office furniture was wrongly posted to purchases a/c
6. Purchases	100
Sales		100
Both Sales and Purchases Day Books were undercast
7. Cash	200
Sales		200
Reversing entries

Γιατί το λάθος 1 διορθώνεται με €200 και όχι με €500;

Η αρχική πώληση ήταν €500, αλλά καταχωρίστηκε ήδη ως €300. Η διόρθωση χρειάζεται μόνο τη διαφορά: €500 − €300 = €200, ώστε ο λογαριασμός να φτάσει στο σωστό υπόλοιπο.

Γιατί το λάθος 7 διορθώνεται με το διπλάσιο ποσό;

Στην πλήρη αντίστροφη καταχώριση (complete reversal), η πώληση €100 μπήκε ανάποδα: χρέωση στις Πωλήσεις αντί πίστωση, και πίστωση στο Ταμείο αντί χρέωση. Για να ακυρωθεί το λάθος και να μπει η σωστή εγγραφή χρειάζεται διπλό ποσό, δηλαδή €200 (100 για ακύρωση + 100 για τη σωστή εγγραφή).

1.2.2 Λάθη που επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου

Τα λάθη της κατηγορίας αυτής δημιουργούνται είτε όταν παραβιάζεται ο κανόνας της διπλογραφίας, είτε όταν γίνονται αθροιστικά λάθη. Πιο αναλυτικά μπορεί να γίνουν:

Δύο πιστώσεις χωρίς χρέωση
Δύο χρεώσεις χωρίς πίστωση
Μόνο μία χρέωση ή μόνο μία πίστωση
Λάθη στο ποσό είτε της χρέωσης είτε της πίστωσης
Λάθη στο άθροισμα των ποσών είτε της χρέωσης είτε της πίστωσης
Αθροιστικά λάθη στα βοηθητικά βιβλία όταν τηρούνται προσωπικοί λογαριασμοί. Για παράδειγμα, το λανθασμένο σύνολο μεταφέρεται στον λογαριασμό πωλήσεις (sales account), ενώ στους προσωπικούς λογαριασμούς (sales / receivables ledger) μεταφέρονται τα ορθά ποσά.

Τα μηχανογραφικά συστήματα αλλάζουν το είδος των λαθών

Αξίζει να σημειωθεί ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις πλέον χρησιμοποιούν λογισμικά προγράμματα για την καταχώριση των συναλλαγών τους. Σε ένα μηχανογραφικό σύστημα, οι διαδικασίες διενεργούνται αυτόματα και με πλήρη αξιοπιστία, αφού επιτρέπει την αυτοματοποίηση των εργασιών ρουτίνας και περιορίζονται τα λάθη σε σχέση με ένα χειρόγραφο σύστημα. Αθροιστικά λάθη ή λάθη που παραβιάζουν τον κανόνα της διπλογραφίας δεν μπορούν να γίνουν σε ένα λογισμικό πρόγραμμα. Ωστόσο, κατά την καταχώριση λογιστικών εγγραφών στο λογισμικό μπορούν να γίνουν λάθη που δεν επηρεάζουν την αριθμητική ισότητα του Ισοζυγίου (δηλαδή τα λάθη της παραγράφου 1.2.1).

Λογαριασμός Διαφορές Λογαριασμών (Suspense A/c)

Αφού εξαντληθούν όλες οι ενέργειες για εντοπισμό των λαθών που προκαλούν την ανισότητα του Ισοζυγίου, τότε για να μπορέσουν να κλείσουν τα βιβλία και να συνταχθούν οι Οικονομικές Καταστάσεις, ανοίγεται στο Γενικό Καθολικό ένας νέος λογαριασμός με τίτλο «Διαφορές Λογαριασμών» (Suspense A/c).

Στον λογαριασμό αυτό καταχωρείται η διαφορά ανάλογα με την περίπτωση:

Αν η στήλη του Ισοζυγίου με το μικρότερο άθροισμα είναι η χρέωση, η διαφορά καταχωρείται στη χρέωση του Λογαριασμού «Διαφορές Λογαριασμών».
Αν η στήλη με το μικρότερο άθροισμα είναι η πίστωση, η διαφορά καταχωρείται στην πίστωση του Λογαριασμού «Διαφορές Λογαριασμών».

Παράδειγμα: Trial Balance of S Smith as at 31 December 2024

	DR €	CR €
Premises	5.000
Capital		10.000
………..	8.000
………..		7.000
………..	18.000
………..		16.000
Suspense (Difference)	2.000
Σύνολο	33.000	33.000

Suspense A/c

	€
Difference per trial balance	2.000

Σημαντικές παρατηρήσεις

Πότε ΔΕΝ επηρεάζεται ο λογαριασμός Suspense

Όταν η επιχείρηση διατηρεί λογαριασμούς ελέγχου (control accounts), τυχόν λάθη που αφορούν στην πρόσθεση που παρουσιάζεται στα βοηθητικά βιβλία (overcasting/undercasting) δεν επηρεάζουν τη συμφωνία του Ισοζυγίου, αφού μεταφέρονται με διπλογραφία στο Γενικό Καθολικό, και ως αποτέλεσμα δεν επηρεάζουν τον λογαριασμό Suspense.
Επίσης, τυχόν λάθη που γίνονται στους προσωπικούς λογαριασμούς στα Καθολικά Χρεωστών και Πιστωτών, και πάλι δεν επηρεάζουν τον λογαριασμό Suspense, αφού δεν αποτελούν μέρος της διπλογραφίας.

Το άνοιγμα του Suspense A/c δεν διορθώνει το λάθος

Το άνοιγμα αυτού του λογαριασμού είναι μια προσωρινή λύση και δεν διορθώνει το λάθος. Αντιθέτως, πρέπει να συνεχιστούν οι προσπάθειες για την εύρεση και διόρθωση των λαθών που προκάλεσαν τη διαφορά.

Παράδειγμα εφαρμογής

Το Trial Balance του John στις 31 Δεκεμβρίου 2024 δεν ισοσκελίστηκε και η διαφορά καταχωρίστηκε σε λογαριασμό Suspense. Στη συνέχεια ο John εντόπισε τα ακόλουθα λάθη (ο John δεν τηρεί control accounts):

Το σύνολο του Sales Day Book για έναν μήνα ήταν €5.430. Αυτό καταχωρίστηκε στον λογαριασμό Sales ως €5.340.
Ένα χρέος €50 στο Sales Ledger διαγράφηκε ως ανεπίδεκτο είσπραξης, αλλά δεν έγινε καμία εγγραφή στον λογαριασμό Irrecoverable debts.
Επισκευές μηχανήματος €3.500 καταχωρίστηκαν στον λογαριασμό Machinery ως €5.300.
Το σύνολο του Purchases Day Book υπεραθροίστηκε (overcast) κατά €300.
Η έκπτωση που λήφθηκε (discount received) €112 χρεώθηκε εκ λάθους στον λογαριασμό discount allowed, και η έκπτωση που παραχωρήθηκε (discount allowed) €154 πιστώθηκε εκ λάθους στον λογαριασμό discount received.
Ο John πήρε εμπορεύματα κόστους €120 για προσωπική του χρήση και πίστωσε τον λογαριασμό Purchases. Καμία άλλη εγγραφή δεν έγινε.

Ζητούμενα:
α) Ημερολογιακές εγγραφές διόρθωσης των πιο πάνω λαθών (χωρίς αιτιολογία).
β) Κατάρτιση λογαριασμού Suspense, δείχνοντας την αρχική διαφορά του Ισοζυγίου.

Απάντηση

α) Ημερολόγιο (Journal)

Λεπτομέρειες	DR €	CR €
1. Suspense	90
Sales (5.430 − 5.340)		90
2. Irrecoverable debts	50
Suspense		50
3. Machinery Repairs	3.500
Suspense	1.800
Machinery		5.300
4. Suspense	300
Purchases		300
5. Discount Allowed	42
Discount Received	42
Suspense		84
6. Drawings	120
Suspense		120

Πώς προκύπτει το €1.800 στο λάθος 3;

Η σωστή εγγραφή για επισκευές μηχανήματος ήταν να χρεωθεί ο λογαριασμός Machinery Repairs με €3.500. Αντ' αυτού, χρεώθηκε ο λογαριασμός Machinery με €5.300. Η διόρθωση πρέπει: (α) να χρεώσει Machinery Repairs με τα σωστά €3.500, (β) να αφαιρέσει από τον λογαριασμό Machinery το λανθασμένο ποσό €5.300 (πίστωση), και το ισοζυγιστικό ποσό πάει στον Suspense: €5.300 − €3.500 = €1.800 χρέωση στον Suspense.

Πώς προκύπτει το €84 στο λάθος 5;

Δύο λάθη μαζί: η έκπτωση received €112 μπήκε λάθος σαν discount allowed, και η discount allowed €154 μπήκε λάθος σαν discount received. Η διόρθωση χρεώνει Discount Allowed με €42 (154 − 112) και χρεώνει Discount Received με €42 επίσης, ώστε και οι δύο λογαριασμοί να φτάσουν στο σωστό τους υπόλοιπο, με το σύνολο €84 να πιστώνεται στον Suspense.

β) Suspense A/c

	€		€
Sales	90	Irrecoverable debts	50
Machinery	1.800	Discount Allowed	42
Purchases	300	Discount Received	42
		Drawings	120
		Original difference	1.936
Σύνολο	2.190	Σύνολο	2.190

Το Suspense A/c ισοσκελίζεται πάντα με το ισοζυγιστικό (πλήρωμα) ποσό

Παρατήρησε ότι στο σκέλος της χρέωσης καταχωρίζονται τα ποσά που στην εγγορή διόρθωσης πιστώθηκε ο Suspense (δηλαδή αυτά που είχαν αρχικά χρεωθεί λανθασμένα), και στο σκέλος της πίστωσης καταχωρίζονται τα ποσά που στη διόρθωση χρεώθηκε ο Suspense. Το «Original difference» (η αρχική διαφορά του Ισοζυγίου) μπαίνει ως το ποσό που χρειάζεται για να ισοσκελίσει τον λογαριασμό — εδώ €1.936, στην πλευρά με το μικρότερο άθροισμα.

Διόρθωση των λαθών μετά την προετοιμασία των Οικονομικών Καταστάσεων

Η διόρθωση των λαθών μπορεί να επηρεάζει:

Την Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Statement of Profit or Loss)
Την Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης (Statement of Financial Position)
Και τις δύο Καταστάσεις

Παράδειγμα

Το προσωρινό καθαρό κέρδος (provisional net profit) του D David, σύμφωνα με την προσχέδιο Κατάσταση Αποτελεσμάτων του, ήταν €5.570. Στη συνέχεια εντοπίστηκαν τα ακόλουθα λάθη:

Η αγορά ενός υπολογιστή προς χρήση στην επιχείρηση, αξίας €1.650, επί πιστώσει από τον A Danos, παραλείφθηκε εντελώς από τα βιβλία.
Ο D David αποφάσισε να διαγράψει το ποσό των €360 που οφείλεται από τον W Williams, πελάτη (trade receivable), ως ανεπίδεκτο είσπραξης.
Η πώληση εμπορευμάτων €430 επί πιστώσει στον N Fanos καταχωρίστηκε στο Sales Day Book ως €340. Η εγγραφή αυτή είχε ήδη μεταφερθεί στον προσωπικό λογαριασμό με το ίδιο (λανθασμένο) ποσό.
Ο D David πήρε εμπορεύματα αξίας €95 για προσωπική του χρήση, αλλά δεν έγινε καμία εγγραφή στα βιβλία.
Η αγορά εμπορευμάτων €217 επί πιστώσει από τον P Peterson καταχωρίστηκε εκ λάθους στον λογαριασμό του P Peter.
Η πληρωμή για επισκευές οχήματος (Motor vehicles repairs) €375 με επιταγή καταχωρίστηκε σωστά στο Cash Book, αλλά μεταφέρθηκε εκ λάθους στον λογαριασμό Motor Vehicles. (Να αγνοηθεί η απόσβεση.)

Ζητούμενα:
α) Ημερολογιακές εγγραφές διόρθωσης των πιο πάνω λαθών (χωρίς αιτιολογία).
β) Ξεκινώντας από το προσωρινό καθαρό κέρδος €5.570, κατάσταση που να δείχνει την αριθμητική επίδραση κάθε εγγραφής διόρθωσης πάνω στο καθαρό κέρδος, και το αναθεωρημένο καθαρό κέρδος. Όπου ένα στοιχείο δεν έχει επίδραση, να γραφεί «No Effect».

Απάντηση

α) Ημερολόγιο (Journal) — Dec 31

Λεπτομέρειες	DR €	CR €
1. Computer	1.650
A. Danos		1.650
2. Irrecoverable debts	360
W William		360
3. N Fanos	90
Sales		90
4. Drawings	95
Purchases		95
5. P Peter	217
P Peterson		217
6. Motor vehicle repairs	375
Motor Vehicles		375

β) Κατάσταση αναθεωρημένου καθαρού κέρδους

	Add €	Less €	€
Provisional Net Profit			5.570
1.	No Effect
2.		360
3.	90
4.	95
5.	No Effect
6.		375
Σύνολο	185	(735)	(550)
Revised Net Profit			5.020

Παρατήρηση: Η μείωση του κέρδους θα μειώσει το Κεφάλαιο στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης. Στην αντίθετη περίπτωση, η αύξηση του κέρδους θα αυξήσει το Κεφάλαιο στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης.

Γιατί τα λάθη 1 και 5 δεν επηρεάζουν το κέρδος

Το λάθος 1 αφορά αγορά υπολογιστή (πάγιο περιουσιακό στοιχείο) που παραλείφθηκε — δεν αφορά λογαριασμό εσόδου ή εξόδου, άρα δεν επηρεάζει το κέρδος, μόνο την Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης. Το λάθος 5 είναι λάθος ανάμεσα σε δύο προσωπικούς λογαριασμούς προμηθευτών (P Peter αντί P Peterson) — και οι δύο είναι Trade Payables, άρα δεν επηρεάζεται ούτε το κέρδος ούτε το σύνολο υποχρεώσεων.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Διόρθωση του κέρδους όταν ο υπολογισμός του προηγήθηκε της εύρεσης και διόρθωσης των λαθών

Αν η διόρθωση του λάθους στο Ημερολόγιο αφορά στοιχεία της Κατάστασης Αποτελεσμάτων (Statement of Profit or Loss), τότε επηρεάζει το κέρδος. Αν όχι, τότε δεν επηρεάζει το κέρδος.

Όταν αφορά στοιχεία της Κατάστασης Αποτελεσμάτων, ισχύει ο εξής κανόνας:

Κίνηση στη διόρθωση	Επίδραση στο κέρδος
Χρεώσεις	Μείωση του κέρδους
Πιστώσεις	Αύξηση του κέρδους

Το κέρδος επηρεάζεται όταν γίνουν λάθη σε λογαριασμούς εσόδων ή/και λογαριασμούς εξόδων. Με τη διόρθωση αυτών των λαθών, το κέρδος επηρεάζεται όπως πιο κάτω:

Ενέργεια διόρθωσης	Επίδραση στο κέρδος
Debit Expense account	Profit decreases
Debit Income account	Profit decreases
Credit Expense account	Profit increases
Credit Income account	Profit increases

Προσοχή στη χρέωση εσόδου — φαίνεται αντιδιαισθητικό

Ίσως φαίνεται περίεργο ότι η χρέωση ενός λογαριασμού εσόδου μειώνει το κέρδος, ενώ θα περίμενε κανείς το αντίθετο. Θυμήσου όμως ότι οι λογαριασμοί εσόδων έχουν κανονικό υπόλοιπο πίστωσης· η χρέωσή τους στη διόρθωση σημαίνει ότι αφαιρείς ποσό από το έσοδο (π.χ. διορθώνεις υπερεκτιμημένη πώληση), άρα το κέρδος μειώνεται.

Επίσης, αν υπάρξει αλλαγή στο ποσό του τελικού αποθέματος (closing inventory), τότε το κέρδος επηρεάζεται όπως πιο κάτω:

Μεταβολή τελικού αποθέματος	Επίδραση στο κέρδος
Closing inventory increases	Profit increases
Closing inventory decreases	Profit decreases