1.1 Ημερολόγιο (Journal) 📓
Το Ημερολόγιο είναι ένα βοηθητικό βιβλίο στο οποίο καταχωρούνται όλες οι συναλλαγές που δεν μπορούν να καταχωρηθούν σε κανένα από τα υπόλοιπα βοηθητικά βιβλία. Οι συναλλαγές που καταχωρούνται συνήθως στο Ημερολόγιο είναι:
- Αγορά ή πώληση στοιχείων μη Κυκλοφοριακού Ενεργητικού με πίστωση
- Απόσβεση στοιχείων μη Κυκλοφοριακού Ενεργητικού
- Απώλειες από χρεώστες
- Άνοιγμα των βιβλίων μιας επιχείρησης (για πρώτη φορά)
- Διόρθωση λαθών (παραδείγματα στην επόμενη ενότητα)
- Τακτοποίηση των λογαριασμών εσόδων και εξόδων στο τέλος της λογιστικής περιόδου
- Εγγραφές για άλλες μη συνήθεις συναλλαγές, όπως για παράδειγμα, μεταφορά υπολοίπου λογαριασμού από ένα αναλυτικό Καθολικό σε άλλο (contra entry).
Ενώ οι καθημερινές συναλλαγές (πωλήσεις, αγορές, εισπράξεις, πληρωμές) καταχωρούνται στα ειδικά βοηθητικά βιβλία, το Ημερολόγιο παραμένει απαραίτητο για ασυνήθιστες ή μη επαναλαμβανόμενες συναλλαγές — όπως η αγορά ενός αυτοκινήτου με πίστωση ή η διόρθωση ενός λάθους — που δεν έχουν δικό τους ειδικό βιβλίο.
Γραμμογράφηση του Ημερολογίου
Η γραμμογράφηση και η καταχώριση των συναλλαγών στο Ημερολόγιο εμφανίζεται πιο κάτω:
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| Name of account to be debited | Χ | ||
| Name of account to be credited | Χ | ||
| The narration |
Κάθε εγγραφή στο Ημερολόγιο περιλαμβάνει την ημερομηνία, τον λογαριασμό που χρεώνεται (DR), τον λογαριασμό που πιστώνεται (CR) και μια σύντομη επεξήγηση της συναλλαγής (narration).
Στο Ημερολόγιο ο λογαριασμός που χρεώνεται (DR) γράφεται πάντα πρώτος, χωρίς εσοχή, ενώ ο λογαριασμός που πιστώνεται (CR) γράφεται από κάτω, με μικρή εσοχή προς τα δεξιά. Η narration ακολουθεί σε ξεχωριστή γραμμή. Η τήρηση αυτής της μορφής είναι βασικό κριτήριο σωστής παρουσίασης στις εξετάσεις.
Η αγορά στοιχείου μη Κυκλοφοριακού Ενεργητικού με πίστωση
The purchase of a non-current asset on credit
Η Stella Argyrou αγόρασε ένα φορτηγάκι (motor van) αξίας €20.000 με πίστωση από την Petros Motors την 1η Ιουλίου 2024.
Η εγγραφή στο Ημερολόγιο είναι:
Journal
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| July 1 | Motor van | 20.000 | |
| Petros Motors | 20.000 | ||
| A purchase of a motor van on credit |
General Ledger
Motor Van account
| 2024 | € | |
|---|---|---|
| July 1 | Petros Motors | 20.000 |
Petros Motors account
| 2024 | € | |
|---|---|---|
| July 1 | Motor van | 20.000 |
Απόσβεση (Depreciation expense)
Το φορτηγάκι που αγοράστηκε την 1η Ιουλίου 2024 αποσβένεται με ρυθμό 15% ετησίως επί του κόστους (μέθοδος σταθερής απόσβεσης), για κάθε μήνα κατοχής του παγίου.
Η εγγραφή στο Ημερολόγιο στις 31 Δεκεμβρίου 2024 είναι:
Journal
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| Dec 31 | Depreciation expense (20.000 x 15% x 6/12) | 1.500 | |
| Accumulated depreciation on motor van | 1.500 | ||
| Depreciation expense for the year |
General Ledger
Depreciation Expense account
| 2024 | € | |
|---|---|---|
| Dec 31 | Accumulated depreciation | 1.500 |
Accumulated Depreciation on Motor Van account
| 2024 | € | |
|---|---|---|
| Dec 31 | Depreciation expense | 1.500 |
Το φορτηγάκι αγοράστηκε την 1η Ιουλίου, άρα ανήκε στην επιχείρηση για 6 από τους 12 μήνες της λογιστικής περιόδου που λήγει στις 31 Δεκεμβρίου. Γι' αυτό η ετήσια απόσβεση (20.000 x 15%) πολλαπλασιάζεται με το κλάσμα 6/12, ώστε να υπολογιστεί η απόσβεση μόνο για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο η επιχείρηση είχε πράγματι στην κατοχή της το πάγιο.
Διαγραφή ανεπίδεκτου είσπραξης χρέους (Writing off an irrecoverable debt)
Ένα χρέος €200 που οφείλει ο K Kyriakou διαγράφεται ως ανεπίδεκτο είσπραξης στις 14 Ιουλίου 2024.
Η εγγραφή στο Ημερολόγιο είναι:
Journal
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| July 14 | Irrecoverable debts | 200 | |
| K Kyriakou | 200 | ||
| A debt written off as irrecoverable |
General Ledger
Irrecoverable debts account
| 2024 | € | |
|---|---|---|
| July 14 | K Kyriakou | 200 |
Sales Ledger
K Kyriakou account
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Jan 1 | Balance b/d | 200 | July 14 | Irrecoverable debts | 200 |
Άνοιγμα βιβλίων για πρώτη φορά (Opening entries)
Ο A Adams είναι ατομική επιχείρηση, αλλά ποτέ δεν τηρούσε σωστά βιβλία διπλογραφικού συστήματος. Αποφάσισε τώρα να τηρεί βιβλία διπλής εγγραφής. Το ενεργητικό (Assets) και οι υποχρεώσεις (Liabilities) του την 1η Μαρτίου 2024 ήταν τα εξής:
| Assets | € | Liabilities | € | Capital | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Motor vehicles | 10.000 | Trade payables | 3.000 | ||
| Machinery | 8.000 | Bank loan | 2.000 | ||
| Trade receivables | 4.000 | ||||
| Inventory | 2.000 | ||||
| Bank | 1.000 | ||||
| Σύνολο | 25.000 | Σύνολο | 5.000 | 20.000 |
Η εγγραφή στο Ημερολόγιο είναι:
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| March 1 | Motor vehicles | 10.000 | |
| Machinery | 8.000 | ||
| Trade receivables | 4.000 | ||
| Inventory | 2.000 | ||
| Bank | 1.000 | ||
| Trade payables | 3.000 | ||
| Bank loan | 2.000 | ||
| Capital | 20.000 | ||
| Assets and liabilities now recorded in the books of the business |
Το Κεφάλαιο (Capital) δεν είναι στοιχείο του Ενεργητικού ούτε των Υποχρεώσεων — υπολογίζεται ως η διαφορά τους (Ενεργητικό - Υποχρεώσεις = Κεφάλαιο) και καταχωρείται ως πίστωση, ακριβώς όπως και οι υποχρεώσεις, ώστε η εγγραφή να ισοσκελίζεται.
Εγγραφές τακτοποίησης στις οικονομικές καταστάσεις (Adjusting entries to financial statements)
Παράδειγμα: Προπληρωμένο ενοίκιο
Η Leda, ιδιοκτήτρια μιας μικρής επιχείρησης, πλήρωσε ενοίκιο €18.000 με επιταγή στις 15 Ιανουαρίου 2024 για 15 μήνες.
Η εγγραφή τακτοποίησης (adjusting entry) στις 31 Δεκεμβρίου για το προπληρωμένο έξοδο είναι:
Journal
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| Dec 31 | Rent prepaid (SOFP) (18.000 x 3/15) | 3.600 | |
| Rent expense (SOPL) | 3.600 | ||
| Rent paid in advance |
General Ledger
Rent expense account
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Jan 15 | Bank | 18.000 | Dec 31 | Rent prepaid | 3.600 |
Rent prepaid account
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Dec 31 | Rent expense | 3.600 |
Το ενοίκιο των €18.000 πληρώθηκε στις 15 Ιανουαρίου 2024 και καλύπτει 15 μήνες, δηλαδή μέχρι τον Μάρτιο του 2025. Μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2024 έχουν περάσει 12 από τους 15 μήνες, άρα απομένουν 3 μήνες (Ιανουάριος-Μάρτιος 2025) που αφορούν την επόμενη λογιστική περίοδο. Γι' αυτό το μεταφέρεται από το SOPL (ως μείωση του εξόδου ενοικίου) στο SOFP ως προπληρωμένο ενοίκιο (περιουσιακό στοιχείο).
Ο λογαριασμός «Rent prepaid» δεν είναι έξοδο· είναι περιουσιακό στοιχείο (asset) που εμφανίζεται στο SOFP, επειδή αντιπροσωπεύει υπηρεσία (χρήση χώρου) που η επιχείρηση θα λάβει στο μέλλον. Μόνο το μέρος του ενοικίου που αναλογεί στους μήνες που έχουν ήδη περάσει παραμένει ως έξοδο (Rent expense) στο SOPL.