Αποθήκευση και διαχείριση αποθεμάτων 📦
Αποθήκη: Η «καρδιά» της επιχείρησης
Κέντρο του συστήματος logistics μιας επιχείρησης είναι η αποθήκη. Η αποθήκη μπορεί να εξυπηρετεί μία μόνο επιχείρηση ή ένα δίκτυο επιχειρήσεων, λειτουργώντας ως κέντρο διανομής ή μία επιχείρηση που παρέχει υπηρεσίες logistics, όπως αποθήκευση, μεταφορές, διανομές κ.λπ.
«Αποθήκη είναι ο χώρος της επιχείρησης από τον οποίο περνούν και φυλάσσονται, προσωρινά, τα προϊόντα που αποκτά ή πωλεί η επιχείρηση. Στην αποθήκη εκτελούνται οι εργασίες παραλαβής, αποθήκευσης και αποστολής, εργασίες απαραίτητες για να φτάσει το προϊόν από την παραγωγή ως την κατανάλωση, στη σωστή κατάσταση, με το σωστό κόστος».
Γίνεται φανερό ότι η αποθήκη σήμερα καταλαμβάνει μια νευραλγική θέση στην επιχείρηση. Κάποιοι τη θεωρούν —και όχι άδικα— ως την «καρδιά» της επιχείρησης, γιατί όπως η καρδιά ρυθμίζει τη ροή του αίματος, έτσι και η αποθήκη που περιλαμβάνει και αποστέλλει προϊόντα, ρυθμίζει τη ροή τους από την απόκτηση (προμήθεια), την παραγωγή, έως τη μεταφορά, τη διανομή τους και την κατανάλωση.
Τις τελευταίες δεκαετίες ο ρόλος της έχει μεταβληθεί σημαντικά. Αρχικά, αποτελούσε τον χώρο φύλαξης των προϊόντων που χρησιμοποιούσε ή διέθετε μία επιχείρηση στην αγορά. Σήμερα, οι αποθήκες λειτουργούν ως κέντρα παραλαβής των προϊόντων (π.χ. πρώτων υλών) από τους προμηθευτές, για την υποστήριξη της παραγωγής των τελικών τους προϊόντων. Επίσης, συνδυάζουν προϊόντα και ενοποιούν αποστολές από τα διάφορα εργοστάσια προς τους πελάτες ή ακόμα λαμβάνουν μεγάλα φορτία από ένα εργοστάσιο που περιλαμβάνουν παραγγελίες πολλών πελατών και τις διασπούν σε μικρότερα φορτία, για να πραγματοποιηθεί η αποστολή για τον κάθε πελάτη. Τέλος, λειτουργούν ως κέντρα διανομής, ανεφοδιάζοντας το δίκτυο των υποκαταστημάτων μιας επιχείρησης. Στην περίπτωση αυτή οι αποθήκες μπορούν επιπρόσθετα να λειτουργήσουν ως σημείο συντονισμού και προσωρινής εναπόθεσης των αποθεμάτων.
Απαιτήσεις μιας οργανωμένης, σύγχρονης αποθήκης
Γενικά, μια αποθήκη για να εκληφθεί ως οργανωμένη και σύγχρονη, πρέπει να ανταποκριθεί στις εξής απαιτήσεις (Tompkins και Smith, 1998):
- Παραλαβή προμηθευόμενων εμπορευμάτων.
- Τοποθέτηση εμπορευμάτων εντός αποθήκης.
- Σωστή φύλαξη και διατήρησή τους.
- Γρήγορη ανεύρεση εμπορευμάτων για την εκτέλεση των παραγγελιών.
- Παρακολούθηση των υπόλοιπων προϊόντων ανά κωδικό, είδος και παραγγελία.
- Εξαγωγή εμπορευμάτων και προετοιμασία της διανομής τους.
Αποθήκευση: Μία σημαντική επιχειρηματική λειτουργία
Ο βασικός στόχος της αποθήκευσης ακολουθεί τη γενική ιδέα του στόχου της Διοίκησης Logistics, δηλαδή στόχος είναι η ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους λειτουργίας της αποθήκης με την ταυτόχρονη παροχή του υψηλότερου δυνατού επιπέδου εξυπηρέτησης στους πελάτες της επιχείρησης. Είναι σαφές ότι ο συγκεκριμένος στόχος δεν μπορεί να υλοποιηθεί πλήρως, διότι δεν μπορούμε να μειώσουμε τον χρόνο εκτέλεσης των παραγγελιών αν δεν προσλάβουμε περισσότερους αποθηκάριους ή να επενδύσουμε σε αυτοματοποιημένα συστήματα αποθήκευσης.
Η μείωση του κόστους λειτουργίας και η αύξηση της εξυπηρέτησης πελατών τραβούν προς αντίθετες κατευθύνσεις: η καλύτερη εξυπηρέτηση (π.χ. ταχύτερη εκτέλεση παραγγελιών) συνήθως απαιτεί περισσότερο προσωπικό ή επενδύσεις σε αυτοματοποίηση, άρα περισσότερο κόστος. Γι' αυτό ο στόχος της αποθήκευσης δεν επιτυγχάνεται ποτέ πλήρως, αλλά αναζητείται η καλύτερη δυνατή ισορροπία.
Δύο κανόνες επηρεάζουν και διαμορφώνουν το κόστος λειτουργίας της αποθήκης (Σιφνιώτης, 1997):
- Ο ένας κανόνας σχετίζεται με την εκμετάλλευση του χώρου της αποθήκης και ορίζει ότι «πρέπει πάντα να επιδιώκεται η μέγιστη αξιοποίηση του χώρου».
- Ο δεύτερος κανόνας σχετίζεται με την κίνηση των φορτίων και ορίζει ότι «πρέπει να επιδιώκεται η ελαχιστοποίηση των μετακινήσεων».
Σε αυτά μπορεί να προστεθεί αφενός η επιλογή της τοποθεσίας της αποθήκης και αφετέρου η προστασία των προϊόντων που επιβάλλουν τη χρήση συστημάτων ασφαλείας για κλοπές, πυρασφάλεια ή γενικά για φυσικές καταστροφές.
Η αύξηση του παρεχόμενου επιπέδου εξυπηρέτησης εξαρτάται από πάρα πολλούς παράγοντες, όπως:
- η συχνότητα των παραδόσεων,
- ο χρόνος εκτέλεσης παραγγελίας (lead time),
- η συνέπεια στην εκτέλεση παραγγελιών,
- τα διαθέσιμα αποθέματα και η συνεχής τροφοδοσία,
- η συνολική και όχι τμηματική εκτέλεση παραγγελιών,
- η ευκολία τοποθέτησης παραγγελίας,
- η ακρίβεια τιμολογίων,
- η ανταπόκριση στα παράπονα κ.λπ.
Ως σημαντικότερος παράγοντας θεωρείται από πολλούς ο χρόνος εξυπηρέτησης, δηλαδή ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση μιας παραγγελίας που ξεκινά από τη στιγμή τοποθέτησης της παραγγελίας και ολοκληρώνεται με την παράδοση των προϊόντων στον πελάτη.
Οι πέντε ομάδες εργασιών της αποθήκευσης 🏭
Η αποθήκευση αποτελεί κύριο τμήμα των λειτουργιών της Διοίκησης Logistics και περιλαμβάνει τις παρακάτω πέντε ομάδες εργασιών:
1. Είσοδος εμπορευμάτων
Περιλαμβάνει: αρχική παραλαβή, έλεγχος εντύπων, εκφόρτωση και τοποθέτηση στον χώρο παραλαβών, επιθεώρηση (ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος), παραλαβή, αποσυσκευασία/ανασυσκευασία, τοποθέτηση στον χώρο αποθήκευσης ή στον χώρο επιστρεφόμενων.
Τα έντυπα που ελέγχονται κατά την είσοδο των εμπορευμάτων διαφέρουν ανάλογα με την περίπτωση:
- δελτίο αποστολής — για εσωτερική διακίνηση,
- τιμολόγιο — για νέες αγορές,
- πιστωτικό σημείωμα — για επιστροφές.
2. Κύρια αποθήκευση
Περιλαμβάνει: τοποθέτηση στο σημείο αποθήκευσης, ενημέρωση επιπέδου αποθεμάτων, έκδοση ή ενημέρωση καρτέλας προϊόντων.
3. Εκτέλεση παραγγελιών
Περιλαμβάνει: έκδοση και λήψη δελτίου περισυλλογής, περισυλλογή προϊόντων παραγγελίας, ομαδοποίηση προϊόντων ανά παραγγελία, συσκευασία και σήμανση, έλεγχος εντύπων, ενημέρωση καρτέλας προϊόντων.
Το δελτίο συλλογής παραγγελίας δεν είναι το ίδιο με το δελτίο παραγγελίας. Περιλαμβάνει επιπρόσθετες πληροφορίες, όπως τη θέση αποθήκευσης και τον αρμόδιο αποθηκάριο, ώστε να διευκολύνεται η φυσική εύρεση των προϊόντων μέσα στην αποθήκη.
4. Έξοδος εμπορευμάτων
Περιλαμβάνει: φόρτωση, αποστολή/μεταφορά προϊόντων.
5. Άλλες εργασίες
Περιλαμβάνει: καθαριότητα και τακτοποίηση χώρων, συντήρηση εξοπλισμού και μηχανημάτων, καθώς και άλλες διοικητικές εργασίες, οι σημαντικότερες των οποίων είναι η απογραφή και η διαχείριση των διαθέσιμων πόρων.
Σχηματική απεικόνιση της αποθήκης
Οι περιοχές μιας αποθήκης αντιστοιχούν στις εργασίες που μόλις περιγράφηκαν, ξεκινώντας από την παραλαβή και καταλήγοντας στην αποστολή:
| Περιοχή αποθήκης | Αντίστοιχη εργασία |
|---|---|
| Περιοχή Παραλαβής | Είσοδος αγαθών |
| Περιοχή Αποθήκευσης | Κύρια αποθήκευση |
| Περιοχή Συλλογής των Παραγγελιών | Εκτέλεση παραγγελιών |
| Περιοχή Συσκευασίας | Εκτέλεση παραγγελιών |
| Περιοχή Αποστολής | Έξοδος αγαθών |
Παράλληλα με αυτές τις περιοχές λειτουργίας, μια αποθήκη διαθέτει και χώρους διοίκησης, καθώς και χώρο για λοιπές εργασίες.
Πληροφοριακά συστήματα και τεχνολογία στην αποθήκη 💻
Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης αποθήκης (Warehouse Management System/WMS) και εφαρμόζουν τεχνολογίες, όπως ο γραμμωτός κώδικας (barcodes) και τα τερματικά RF, που επιτρέπουν τη μηχανογραφημένη παρακολούθηση της αποθήκης τους.
Τα τερματικά RF (Radio Frequency) είναι φορητές συσκευές που επικοινωνούν ασύρματα με ένα κεντρικό σύστημα, συνήθως μέσω Wi-Fi ή δικτύου ραδιοσυχνοτήτων (RF). Έτσι, ο αποθηκάριος μπορεί να καταχωρίζει και να ελέγχει κινήσεις προϊόντων σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να χρειάζεται να επιστρέφει σε σταθερό υπολογιστή.
Η χρήση των συστημάτων και τεχνολογιών αυτών επιφέρει πολλά οφέλη σε μία επιχείρηση, όπως:
- Βελτίωση της λειτουργίας των αποθηκών και διακίνησης των προϊόντων.
- Τελειοποίηση του συστήματος παρακολούθησης και ελέγχου αυτών.
- Υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.
- Τυποποίηση διαδικασιών αποθήκευσης.
- Αυτόματη εξακρίβωση των υπολοίπων των προϊόντων στην αποθήκη.
- Αυτόματη χρεοπίστωση των προϊόντων.
- Ελαχιστοποίηση λαθών κ.λπ.
Καρτέλα προϊόντων 🗂️
Το σύστημα των καρτελών χρησιμοποιείται για τη χειρόγραφη παρακολούθηση προϊόντων σε μία αποθήκη. Μια καρτέλα βρίσκεται στη θέση αποθήκευσης, ράφι ή θυρίδα, του αγαθού. Με τη λήξη του καθημερινού ωραρίου εργασίας ο αποθηκάριος ενημερώνει την καρτέλα του αγαθού για το οποίο πραγματοποιήθηκε κάποια συναλλαγή (παραλαβή ή εξαγωγή).
Ακόμη και σήμερα, με την εξάπλωση των πληροφοριακών συστημάτων, η καρτέλα προϊόντος χρησιμοποιείται ως εφεδρικό σύστημα σε περίπτωση μη λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος —δηλαδή ως «δίχτυ ασφαλείας» όταν χαλάσει ο υπολογιστής ή το δίκτυο.
Η καρτέλα προϊόντων βοηθά την επιχείρηση:
- να παρακολουθεί τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται στην αποθήκη,
- να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με το πότε θα γίνει η παραγγελία, σε ποια ποσότητα, ποια η φιλοσοφία αποθήκευσης (π.χ. FIFO, LIFO) κ.λπ.,
- στην υλοποίηση συνεχούς απογραφής σε κρίσιμα προϊόντα, αφού αρκεί ο έλεγχος του αριθμού που αναγράφεται στο υπόλοιπο με τον αριθμό που υπάρχει στο ράφι ή στη θυρίδα.
Παρουσίαση καρτέλας προϊόντων
Η καρτέλα προϊόντος επικεντρώνεται στο προϊόν και στις πληροφορίες που θέλει η επιχείρηση να διατηρήσει για τη διαχείριση των αποθεμάτων της. Τα βασικά της στοιχεία είναι:
| Πεδίο καρτέλας | Τι δηλώνει |
|---|---|
| Κωδικός προϊόντος | Ο μοναδικός κωδικός με τον οποίο αναγνωρίζεται το προϊόν |
| Περιγραφή | Η περιγραφή του προϊόντος |
| Ημερομηνία | Η ημερομηνία της συναλλαγής/κίνησης |
| Δελτίο εισαγωγής–εξαγωγής | Ο αριθμός του δελτίου παραλαβής ή εξαγωγής (π.χ. αρ. τιμολογίου κ.λπ.) |
| Προμηθευτής/Καταναλωτής | Η επωνυμία του προμηθευτή ή του πελάτη |
| Εισαγωγή | Ο αριθμός μονάδων που παρελήφθησαν στην αποθήκη |
| Εξαγωγή | Ο αριθμός μονάδων που εξήχθησαν από την αποθήκη |
| Υπόλοιπο | Ο αριθμός των μονάδων που προέκυψε από τη συναλλαγή (παραλαβή ή εξαγωγή) και συμπίπτει με τον αριθμό των μονάδων που βρίσκονται στην αποθήκη (στο ράφι) |
| Προορισμός | Ο πελάτης ή το τμήμα της επιχείρησης στο οποίο συνήθως προορίζεται το προϊόν |
| Ημερομηνία λήξης | Η ημερομηνία λήξης του προϊόντος |
| Ποιοτικός έλεγχος | Η ημερομηνία ελέγχου, το αποτέλεσμα του ελέγχου που αφορά στην κατάσταση του προϊόντος και η ημερομηνία του επόμενου ελέγχου |
| Ελάχιστο απόθεμα | Ο αριθμός μονάδων προϊόντος που επιθυμεί η επιχείρηση να διατηρεί σε απόθεμα |
| Ποσότητα παραγγελίας | Η ποσότητα νέας παραγγελίας |
| Θέση προϊόντος | Η ακριβής θέση του προϊόντος (διάδρομος και ράφι) στην αποθήκη |
| Μονάδα μέτρησης | Π.χ. παλέτα, χαρτοκιβώτιο, τεμάχιο κ.λπ. |
Ως μονάδα μέτρησης για τις στήλες «Εισαγωγή», «Εξαγωγή» και «Υπόλοιπο» χρησιμοποιείται πάντα η μονάδα που αναγράφεται στο πεδίο «Μονάδα Μέτρησης» στο κάτω μέρος της καρτέλας (π.χ. παλέτα, χαρτοκιβώτιο, τεμάχιο). Αν αυτό δεν τηρείται, το υπόλοιπο της καρτέλας δεν θα αντιστοιχεί στην πραγματική ποσότητα στο ράφι.