Εκτέλεση παραγγελίας 📦

Η διαδικασία εκτέλεσης παραγγελίας περιλαμβάνει όλα τα βήματα, από τη στιγμή που ο αγοραστής/εισαγωγέας υποβάλλει την παραγγελία μέχρι την τελική παράδοση των προϊόντων και την εξόφληση του πωλητή/εξαγωγέα.

Έγγραφα αγοραπωλησίας (εμπορικά έγγραφα)

Έγγραφα αγοραπωλησίας λέγονται τα έγγραφα εκείνα τα οποία συντάσσονται και εκδίδονται κατά τη συμφωνία, την εκτέλεση και τον διακανονισμό κάθε αγοραπωλησίας. Τα έγγραφα αγοραπωλησίας καλούνται και εμπορικά έγγραφα.

Α. Υποβολή παραγγελίας (Order)

Μετά την υπογραφή μιας εμπορικής συμφωνίας/σύμβασης, ακολουθεί η διαδικασία υποβολής παραγγελίας, η οποία συνήθως περιλαμβάνει μια σειρά από οργανωμένα βήματα. Παρακάτω είναι η τυπική διαδικασία που εφαρμόζεται στο διεθνές εμπόριο και στις εμπορικές συναλλαγές.

Α1. Υποβολή Εντολής Παραγγελίας (Purchase Order – PO)

Ο αγοραστής ή εισαγωγέας προχωρά στην υποβολή της Εντολής Παραγγελίας (Purchase Order – PO), η οποία αποτελεί το πρώτο επίσημο έγγραφο που ενεργοποιεί την εκτέλεση της συναλλαγής. Στην περίπτωση διεθνών συναλλαγών, ο αγοραστής ελέγχει αν απαιτείται άδεια εισαγωγής, καθώς για τα περισσότερα εμπορεύματα δεν είναι πλέον απαραίτητη, λόγω της φιλελευθεροποίησης του εμπορίου, ενώ για ορισμένα ειδικά προϊόντα (π.χ. τρόφιμα, φαρμακευτικά, επικίνδυνα υλικά) απαιτείται σχετική άδεια από τις αρμόδιες κρατικές αρχές.

Η Εντολή Παραγγελίας περιλαμβάνει βασικά στοιχεία της συμφωνίας, όπως τα προϊόντα που παραγγέλλονται, τις ποσότητες, τις συμφωνημένες τιμές και εκπτώσεις, τους όρους παράδοσης (Incoterms), τον χρόνο παράδοσης και τους όρους πληρωμής. Αποστέλλεται γραπτώς στον πωλητή για επιβεβαίωση, συνήθως μέσω email, εμπορικής επιστολής ή ηλεκτρονικών συστημάτων.

Με την αποδοχή της Εντολής Παραγγελίας από τον πωλητή, ξεκινά επίσημα η διαδικασία προετοιμασίας, παραγωγής ή αποστολής των εμπορευμάτων.

Δείγμα εγγράφου παραγγελίας

ΕΠΙΠΛΟ-Ζ ΛΤΔ
Ιωαννίνων 82, 2828 Λευκωσία

Ημερομ.: 10/01/2026 — ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ — Αρ.: 11

ΠΡΟΣ: ΑΡΤΕΜΙΔΑ ΛΤΔ, Αιγαίου 32, 5787 Λεμεσός

Παρακαλούμε να μας στείλετε τα παρακάτω είδη:

Χρόνος παράδοσης: Εντός 3 ημερών από την ημερομηνία παραγγελίας
Τόπος παράδοσης: Αποθήκη πελάτη στα Λατσιά
Χρόνος πληρωμής: Εντός 30 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής

ΥΠΟΓΡΑΦΗ — ΕΠΙΠΛΟ-Ζ ΛΤΔ

Α2. Επιβεβαίωση/Λήψη Παραγγελίας (Order Confirmation/Receipt)

Με τη λήψη της Εντολής Παραγγελίας, ο πωλητής ή εξαγωγέας ελέγχει αν τα στοιχεία της παραγγελίας συμφωνούν με τους όρους της εμπορικής συμφωνίας. Στη συνέχεια καταχωρεί την παραγγελία στο ηλεκτρονικό του σύστημα, ελέγχει τη διαθεσιμότητα των προϊόντων και, αν χρειαστεί, προτείνει τροποποιήσεις σε ποσότητες ή ημερομηνίες παράδοσης. Ακολούθως, επιβεβαιώνει γραπτώς τη λήψη της παραγγελίας, αποστέλλοντας στον αγοραστή επιβεβαίωση παραγγελίας (Order Confirmation), συνήθως μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή με την έκδοση προτιμολογίου (Proforma Invoice).

Στις διεθνείς συναλλαγές, το προτιμολόγιο χρησιμοποιείται συχνά ως βάση για την καταβολή προκαταβολής, εφόσον αυτό προβλέπεται από τη συμφωνία.

Α3. Έλεγχος Πίστωσης/Πληρωμής (Credit or Payment Check)

Μετά την επιβεβαίωση της παραγγελίας, εφαρμόζεται η πολιτική πίστωσης και πληρωμής που έχει συμφωνηθεί μεταξύ των μερών. Ο αγοραστής ενημερώνει τον πωλητή αποστέλλοντας το αποδεικτικό πληρωμής ή την επιβεβαίωση της τραπεζικής διαδικασίας.

Α4. Παραγωγή ή Προετοιμασία Εμπορευμάτων

Μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου πίστωσης ή πληρωμής, ο πωλητής ή εξαγωγέας προχωρά στην παραγωγή ή στη συλλογή των προϊόντων. Στη συνέχεια εξασφαλίζει την κατάλληλη συσκευασία και σήμανση, πραγματοποιεί τον απαραίτητο έλεγχο ποιότητας και προετοιμάζει τα εμπορεύματα για αποστολή. Στην περίπτωση διεθνών συναλλαγών, ετοιμάζει και τα απαραίτητα φορτωτικά και εξαγωγικά έγγραφα που θα συνοδεύουν τα εμπορεύματα κατά τη μεταφορά τους.

Α5. Οργάνωση Μεταφοράς

Η οργάνωση της μεταφοράς των εμπορευμάτων γίνεται σύμφωνα με τους όρους παράδοσης (Incoterms) που έχουν συμφωνηθεί στη σύμβαση. Ανάλογα με τους όρους της συμφωνίας, την ευθύνη για τη μεταφορά, την ασφάλιση και τα σχετικά έξοδα αναλαμβάνει είτε ο πωλητής/εξαγωγέας είτε ο αγοραστής/εισαγωγέας. Στο πλαίσιο αυτό, γίνεται κράτηση χώρου στο κατάλληλο μεταφορικό μέσο (φορτηγό, τρένο, πλοίο ή αεροπλάνο) και ακολουθεί η φόρτωση των εμπορευμάτων. Η αποστολή μπορεί να πραγματοποιηθεί με ιδιόκτητα μέσα της επιχείρησης ή με τη χρήση τρίτων, όπως μεταφορικές εταιρείες, εταιρείες ταχυμεταφορών (courier), μέχρι την παράδοση των προϊόντων στον πελάτη.

Β. Έκδοση και Ανταλλαγή Εγγράφων

Ανάλογα με το είδος της παραγγελίας εκδίδονται τα ανάλογα έγγραφα:

Εγχώρια:

• Δελτίο αποστολής (Delivery Note/Waybill)
• Τιμολόγιο (Commercial Invoice)
• Κιβωτιολόγιο (Packing list)

Διεθνής:

• Τιμολόγιο (Commercial invoice)
• Κιβωτιολόγιο (Packing list)
• Φορτωτική (Bill of Lading/CMR/AWB)
• Πιστοποιητικά:
  • Προέλευσης (Certificate of origin)
  • Κίνησης (Movement Certificate - EUR 1)
  • Υγείας (Certificate of Health)
  • Ποιότητας (Certificate of Quality)
• Ασφαλιστήριο συμβόλαιο αν απαιτείται (Insurance Policy)

Εμπορικά έγγραφα που εκδίδονται κατά την εκτέλεση της παραγγελίας

Β1. Δελτίο Αποστολής (Delivery Note/Waybill)

Το δελτίο αποστολής (ΔΑ) είναι έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή όταν μεταφέρονται αγαθά από μια επιχείρηση προς κάποιον προορισμό (πελάτη, υποκατάστημα, αποθήκη, συνεργείο κ.λπ.) και συνοδεύει τα εμπορεύματα κατά τη διακίνησή τους.

Συνήθως περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες όπως:

• στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη
• ημερομηνία και ώρα αποστολής
• περιγραφή και ποσότητα των ειδών
• τόπο φόρτωσης και τόπο παράδοσης
• αριθμό/στοιχεία μεταφορικού μέσου ή μεταφορικής εταιρείας

Σήμερα, σε περιπτώσεις πώλησης εμπορευμάτων, το δελτίο αποστολής δεν είναι πάντα απαραίτητο, καθώς το τιμολόγιο μπορεί να εκδίδεται τη στιγμή της αποστολής και να συνοδεύει τα προϊόντα, λειτουργώντας ταυτόχρονα και ως δελτίο αποστολής. Ωστόσο, το δελτίο αποστολής είναι υποχρεωτικό όταν τα αγαθά μεταφέρονται χωρίς άμεση πώληση, όπως:

• σε μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης
• σε αποστολές για επισκευή, δοκιμή ή έκθεση
• σε επιστροφές προϊόντων
• όταν το τιμολόγιο εκδίδεται μετά τη μεταφορά

Δείγμα εγγράφου δελτίου αποστολής

ΑΡΤΕΜΙΔΑ ΛΤΔ
Αιγαίου 32, 5787 Λεμεσός

Ημερομ.: 13/01/2026 — ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ — Αρ.: 15

ΠΡΟΣ: ΕΠΙΠΛΟ-Ζ ΛΤΔ, Ιωαννίνων 82, 2828 Λευκωσία

Στοιχεία αποστολής

Σκοπός Διακίνησης: Τιμολόγιο πώλησης με αριθμό 0055
Τρόπος Μεταφοράς: Όχημα εταιρείας ΑΡΤΕΜΙΔΑ ΛΤΔ
Στοιχεία Μεταφορέα: Οδηγός εταιρείας ΑΡΤΕΜΙΔΑ ΛΤΔ
Παρατηρήσεις: Το παρόν δελτίο αποστολής συνοδεύει τα εμπορεύματα κατά τη μεταφορά.

Υπογραφή Εκδότη: …................ Υπογραφή Παραλήπτη: …................

Β2. Τιμολόγιο (Commercial Invoice)

Τιμολόγιο είναι το έγγραφο το οποίο συντάσσει ο πωλητής κατά την εκτέλεση της αγοραπωλησίας και μάλιστα κατά την παράδοση, τη φόρτωση και τη μεταφορά των εμπορευμάτων από την επιχείρηση. Είναι η επίσημη απόδειξη της συναλλαγής μεταξύ πωλητή και αγοραστή.

Περιεχόμενο τιμολογίου

• Στοιχεία εκδότη/πωλητή (επωνυμία, αριθμό ΦΠΑ, διεύθυνση)
• Στοιχεία πελάτη/αγοραστή (επωνυμία, αριθμό ΦΠΑ, διεύθυνση)
• Ημερομηνία έκδοσης
• Αριθμός τιμολογίου
• Αριθμό παραγγελίας
• Περιγραφή εμπορευμάτων
• Ποσότητες – Τιμές μονάδας
• Εμπορικές εκπτώσεις
• Καθαρή αξία – ΦΠΑ – Σύνολο
• Τρόπος πληρωμής (μετρητά, τραπεζική κατάθεση, κάρτα κ.λπ.)
• Υπογραφές (πωλητή και αγοραστή)

Το τιμολόγιο εκδίδεται τη στιγμή της αποστολής ή παράδοσης των εμπορευμάτων και μπορεί να δοθεί στον πελάτη σε ηλεκτρονική μορφή (PDF) ή σε έντυπη μορφή.

Ήξερες ότι... Φόρος Προστιθέμενης Αξίας (Φ.Π.Α.)

Ο φόρος προστιθέμενης αξίας είναι ένας έμμεσος φόρος ο οποίος επιβάλλεται πάνω στα αγαθά και στις υπηρεσίες, δηλαδή σε κάθε φορολογητέα συναλλαγή. Είναι έμμεσος φόρος, γιατί επιβαρύνει τον καταναλωτή, αλλά εισπράττεται και αποδίδεται στο κράτος από τις επιχειρήσεις.

Πώς λειτουργεί ο ΦΠΑ

Η επιχείρηση:

1. χρεώνει ΦΠΑ στις πωλήσεις της (output VAT - το εισπράττει δηλαδή από τους καταναλωτές)
2. πληρώνει ΦΠΑ στις αγορές της (input VAT – το πληρώνει στους προμηθευτές της)
3. στο τέλος κάθε περιόδου (π.χ. κάθε 3 μήνες), αποδίδει στο κράτος τη διαφορά:

Αν ο ΦΠΑ που πλήρωσε η επιχείρηση για τις αγορές ήταν περισσότερος, τότε μπορεί να ζητήσει επιστροφή.

Σύγκριση: Τιμολόγιο και Δελτίο Αποστολής

Τα εμπορεύματα ταξιδεύουν πάντα με το Δελτίο Αποστολής ή το Τιμολόγιο. Σε πιθανό έλεγχο, ο οδηγός πρέπει να επιδείξει το παραστατικό.

Β3. Φορτωτικά έγγραφα

Φορτωτική (BL/CMR/AWB)

Η φορτωτική είναι ένα επίσημο έγγραφο που χρησιμοποιείται στις μεταφορές αγαθών, ειδικά στις διεθνείς αποστολές, και αποδεικνύει ότι η μεταφορική εταιρεία παρέλαβε τα εμπορεύματα για να τα μεταφέρει στον παραλήπτη. Στην ουσία, η φορτωτική λειτουργεί ως σύμβαση μεταφοράς μεταξύ αποστολέα και μεταφορέα.

Με απλά λόγια: Η φορτωτική λέει: «Η μεταφορική εταιρεία έχει παραλάβει αυτά τα εμπορεύματα και δεσμεύεται να τα παραδώσει στον παραλήπτη».

Είδη φορτωτικών εγγράφων

Η φορτωτική είναι πολύ σημαντικό έγγραφο γιατί:

• αποδεικνύει την παραλαβή των αγαθών από τη μεταφορική εταιρεία
• χρησιμοποιείται για τελωνειακές διαδικασίες στις διεθνείς αποστολές
• λειτουργεί ως ασφαλιστήριο για τυχόν ζημιές ή απώλειες
• συνοδεύει συνήθως το τιμολόγιο και το κιβωτιολόγιο

Κιβωτιολόγιο (Packing list)

Το κιβωτιολόγιο είναι το έγγραφο που δείχνει αναλυτικά τι περιέχει κάθε κιβώτιο σε μια αποστολή εμπορευμάτων.

Χρησιμότητα:

• Βοηθά στη φορτοεκφόρτωση και στον έλεγχο των προϊόντων.
• Χρησιμοποιείται από τελωνεία σε διεθνείς αποστολές.
• Δείχνει στον παραλήπτη ότι έλαβε ακριβώς ό,τι στάλθηκε.
• Βοηθά τη μεταφορική εταιρεία στην ταξινόμηση και στη σωστή διαχείριση φορτίων.

Γιατί το κιβωτιολόγιο είναι απαραίτητο διεθνώς

Εγχώριες συναλλαγές:

1. Δεν είναι υποχρεωτικό.
2. Χρησιμοποιείται προαιρετικά:
   • Όταν μια αποστολή έχει πολλά κιβώτια και χρειάζεται λεπτομερής καταγραφή.
   • Σε εμπορεύματα με πολλούς κωδικούς ή διαφορετικά είδη.
   • Σε συνεργασία με μεταφορικές εταιρείες που ζητούν αναλυτική λίστα περιεχομένων.

Διεθνείς συναλλαγές — σε αποστολές προς άλλες χώρες:

• Απαιτείται από τα τελωνεία: για να ελέγχουν το περιεχόμενο της αποστολής χωρίς να ανοίγουν όλα τα κιβώτια.
• Χρειάζεται για τη μεταφορική/φορτωτική εταιρεία: για σωστή φόρτωση, ταξινόμηση και διαχείριση των κιβωτίων.
• Συνοδεύει το τιμολόγιο εξαγωγής: το τιμολόγιο λέει την αξία και τις τιμές, ενώ το κιβωτιολόγιο λέει τι ακριβώς βρίσκεται μέσα στα κιβώτια.
• Χρησιμοποιείται για ασφαλιστικές διαδικασίες: σε περίπτωση ζημιάς ή απώλειας.
• Βοηθά στην παραλαβή στη χώρα προορισμού: για να γίνει έλεγχος ότι παραλήφθηκαν όλα τα τεμάχια και κιβώτια.

Πιστοποιητικό Προέλευσης (Certificate of origin)

Το Πιστοποιητικό Προέλευσης (Certificate of Origin, C/O) είναι ένα επίσημο έγγραφο που βεβαιώνει τη χώρα καταγωγής των εμπορευμάτων που εξάγονται. Χρησιμοποιείται κυρίως στο διεθνές εμπόριο και εκδίδεται από εμπορικά επιμελητήρια ή αρμόδιες αρχές της χώρας του εξαγωγέα.

Χρησιμεύει για τον καθορισμό των δασμών στις περιπτώσεις εισαγωγής ή εξαγωγής των εμπορευμάτων.

• Διευκολύνει τη διαδικασία εκτελωνισμού στις εισαγωγικές χώρες.
• Αποδεικνύει τη χώρα προέλευσης για εφαρμογή δασμών ή προνομιακών συντελεστών (π.χ. σε συμφωνίες ελεύθερου εμπορίου).

Πιστοποιητικό Κίνησης (Movement Certificate - EUR 1)

Το Πιστοποιητικό Κίνησης (Movement Certificate – EUR 1) είναι ένα επίσημο έγγραφο που χρησιμοποιείται στο διεθνές εμπόριο, για να αποδείξει ότι τα προϊόντα προέρχονται από χώρα που έχει συμφωνία ελεύθερου εμπορίου με την εισαγωγική χώρα, ώστε να εφαρμοστούν προνομιακοί δασμοί ή μηδενικοί φόροι εισαγωγής. Εκδίδεται από εμπορικά επιμελητήρια ή αρμόδιες αρχές της χώρας του εξαγωγέα.

Πιστοποιητικό Υγείας (Certificate of Health)

Το Πιστοποιητικό Υγείας (Certificate of Health) είναι ένα επίσημο έγγραφο που βεβαιώνει ότι τα προϊόντα, συνήθως τρόφιμα ή ζωντανά ζώα, πληρούν τις απαιτήσεις υγιεινής και ασφάλειας, για να εξαχθούν ή να εισαχθούν σε μια χώρα. Συνήθως εκδίδεται από αρμόδιες αρχές δημόσιας υγείας ή κτηνιατρικές υπηρεσίες της χώρας του εξαγωγέα.

Πιστοποιητικό Ποιότητας (Certificate of Quality)

Το Πιστοποιητικό Ποιότητας (Certificate of Quality) είναι ένα επίσημο ή ιδιωτικό έγγραφο που βεβαιώνει ότι τα προϊόντα πληρούν συγκεκριμένα ποιοτικά πρότυπα ή τεχνικές προδιαγραφές πριν εξαχθούν ή διατεθούν στην αγορά. Συνήθως εκδίδεται από ελεγκτικούς φορείς, εργαστήρια ή τον ίδιο τον παραγωγό, ανάλογα με τη συμφωνία με τον αγοραστή.

Ασφαλιστήριο συμβόλαιο (Insurance Policy)

Το Ασφαλιστήριο Συμβόλαιο (Insurance Policy) είναι ένα επίσημο έγγραφο που βεβαιώνει ότι τα εμπορεύματα που μεταφέρονται είναι ασφαλισμένα έναντι ζημιών, απώλειας ή καταστροφής κατά τη μεταφορά.

Συνήθως εκδίδεται από ασφαλιστική εταιρεία και είναι απαραίτητο σε πολλές διεθνείς εμπορικές συναλλαγές. Την ασφάλιση την αναλαμβάνει είτε ο εισαγωγέας είτε ο εξαγωγέας.

Β4. Πιστωτικό Σημείωμα (Credit Note)

Το Πιστωτικό Σημείωμα (Credit Note) είναι ένα λογιστικό παραστατικό που εκδίδεται από τον πωλητή προς τον αγοραστή, για να μειώσει ή ακυρώσει μερικώς ή ολικά μια προηγούμενη τιμολόγηση.

Ο αγοραστής/εισαγωγέας, κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων, πρέπει να προβαίνει σε έλεγχο της ποσότητας και της ποιότητας των εμπορευμάτων με βάση το δελτίο παραλαβής ή το τιμολόγιο και στον έλεγχο της αξίας τους με βάση το τιμολόγιο.

Από τον έλεγχο κατά την παραλαβή μπορεί να ανακαλύψει λάθη και παραλείψεις, όπως:

• εμπορεύματα μικρότερης ή μεγαλύτερης ποσότητας
• εμπορεύματα διαφορετικά από το δείγμα και χειρότερης ποιότητας
• εμπορεύματα που έπαθαν βλάβη στη μεταφορά
• αριθμητικό λάθος στο τιμολόγιο
• καθυστέρηση στην παραλαβή, κ.λπ.

Η διόρθωση λαθών ή παραλείψεων μπορεί να γίνει με την έκδοση Πιστωτικού Σημειώματος (Credit Note) από τον πωλητή.

Περιεχόμενο πιστωτικού σημειώματος

• Στοιχεία εκδότη/πωλητή (επωνυμία, αριθμό ΦΠΑ, διεύθυνση)
• Στοιχεία πελάτη/αγοραστή (επωνυμία, αριθμό ΦΠΑ, διεύθυνση)
• Ημερομηνία έκδοσης
• Αριθμός πιστωτικού σημειώματος
• Αριθμός και ημερομηνία τιμολογίου
• Περιγραφή εμπορευμάτων
• Ποσότητες – Τιμές μονάδας
• Εμπορικές εκπτώσεις
• Καθαρή αξία – ΦΠΑ – Σύνολο
• Υπογραφή εκδότη

Με απλά λόγια: Το Πιστωτικό σημείωμα λέει: «Ο αγοραστής χρωστάει λιγότερα ή τίποτα για το προηγούμενο τιμολόγιο, λόγω επιστροφής, λάθους ή συμφωνημένης μείωσης».

Η αξία του πιστωτικού σημειώματος αφαιρείται από την αξία του τιμολογίου και ο αγοραστής/εισαγωγέας πληρώνει τη διαφορά.

Β5. Απόδειξη Είσπραξης (Receipt)

Η Απόδειξη Είσπραξης (Receipt) είναι ένα έγγραφο που βεβαιώνει ότι ο πωλητής έχει εισπράξει ένα ποσό χρημάτων από τον αγοραστή/πελάτη. Εκδίδεται από τον πωλητή και με αυτόν τον τρόπο ολοκληρώνεται η διαδικασία της αγοραπωλησίας.

Περιεχόμενο απόδειξης είσπραξης

• Στοιχεία εκδότη/πωλητή (επωνυμία, αριθμό ΦΠΑ, διεύθυνση)
• Στοιχεία πελάτη/αγοραστή (επωνυμία)
• Ημερομηνία έκδοσης
• Αριθμός απόδειξης είσπραξης
• Ποσό αριθμητικώς
• Ποσό ολογράφως
• Λόγος είσπραξης
• Υπογραφή εκδότη