Διαδικασία διεξαγωγής αγοραπωλησίας – Εμπορική επικοινωνία 🤝
Τα βήματα διεξαγωγής μιας εμπορικής αγοραπωλησίας
Μια εμπορική αγοραπωλησία δεν είναι μια στιγμιαία πράξη, αλλά μια διαδικασία που περνά από συγκεκριμένα στάδια. Τα βήματα διεξαγωγής εμπορικής αγοραπωλησίας είναι τρία:
- Εμπορική επικοινωνία (στάδιο γνωριμίας και διερεύνησης συνεργασίας)
- Εμπορική Συμφωνία
- Εκτέλεση παραγγελίας
Ο παρακάτω πίνακας δείχνει συνοπτικά τι περιλαμβάνει κάθε στάδιο:
| Στάδιο | Τι περιλαμβάνει |
|---|---|
| 1. Εμπορική επικοινωνία (στάδιο γνωριμίας και διερεύνησης συνεργασίας) | • Δια ζώσης ή διαδικτυακά • Πρώτη συνάντηση ανάμεσα σε αγοραστή και πωλητή • Παρουσίαση εταιρείας, εγκαταστάσεων, προϊόντων/υπηρεσιών/δραστηριοτήτων, τιμών κ.λπ. • Συζήτηση για τους όρους πιθανής συνεργασίας |
| 2. Εμπορική Συμφωνία | • Συμφωνία τελικών όρων σύναψης και εκτέλεσης αγοραπωλησίας |
| 3. Εκτέλεση παραγγελίας (Έγγραφα αγοραπωλησίας ή εμπορικά έγγραφα — αποστολή, παραλαβή και έλεγχος εμπορευμάτων) | α) Υποβολή παραγγελίας (Order) (γραπτώς) β) Δελτίο Αποστολής (Delivery Note/Waybill) γ) Τιμολόγιο (Invoice) δ) Φορτωτικά έγγραφα ε) Πιστωτικό Σημείωμα (Credit Note) στ) Απόδειξη Είσπραξης (Receipt) — Καταβολή τιμήματος (εξόφληση πωλητή) |
Στο τρίτο στάδιο, όταν ο πωλητής αποστέλλει τα εμπορεύματα, μπορεί να προκύψουν παράπονα από τον αγοραστή, όπως:
- Αποστολή εμπορευμάτων μικρότερης ή μεγαλύτερης ποσότητας.
- Αποστολή εμπορευμάτων διαφορετικών από το δείγμα, χειρότερης ή καλύτερης ποιότητας.
- Ύπαρξη εμπορευμάτων που έπαθαν βλάβη στη μεταφορά.
- Αριθμητικό λάθος στο τιμολόγιο.
- Καθυστέρηση αποστολής των εμπορευμάτων από τον πωλητή.
- κ.λπ.
Στο στάδιο της εμπορικής επικοινωνίας, αγοραστής και πωλητής απλώς γνωρίζονται και διερευνούν αν αξίζει να συνεργαστούν. Δεν έχει κλειστεί ακόμη καμία συμφωνία — αυτή θα γίνει στο επόμενο στάδιο, την Εμπορική Συμφωνία.
2.1 Εμπορική επικοινωνία 📞
Το πρώτο βήμα σε μια εμπορική αγοραπωλησία είναι η επικοινωνία μεταξύ αγοραστή και πωλητή. Δηλαδή ο πωλητής, αφού κάνει γνωστά τα προϊόντα του μέσω καταλόγου, ιστοσελίδας, εμπορικής έκθεσης κ.λπ., θα τα δει ο αγοραστής, ο οποίος θα εκδηλώσει το ενδιαφέρον του και μπορεί να ζητήσει επιπλέον πληροφορίες, όπως:
- τεχνικές προδιαγραφές,
- κατάλογο τιμών,
- δείγματα ή δοκιμαστικά προϊόντα,
- ή ακόμη και επίσκεψη στις εγκαταστάσεις του πωλητή.
Με αυτόν τον τρόπο, ο αγοραστής αξιολογεί ποιότητα, χαρακτηριστικά και συγκρίνει τιμές πριν αποφασίσει να προχωρήσει στην αγορά.
Πώς γίνεται η επικοινωνία
Σε αυτό το στάδιο η επικοινωνία μπορεί να γίνει προφορικά, τηλεφωνικά ή με συνάντηση, δια ζώσης ή διαδικτυακά.
Η πρώτη συνάντηση ανάμεσα σε αγοραστή και πωλητή είναι καθοριστική, γιατί δεν έχει ακόμη γίνει συμφωνία· είναι το στάδιο γνωριμίας και διερεύνησης συνεργασίας. Στην πράξη, η συνάντηση αυτή έχει ερευνητικό χαρακτήρα, με σκοπό να δει ο ένας εάν ο άλλος είναι αξιόπιστος, σοβαρός και κατάλληλος συνεργάτης. Ο καθένας παρουσιάζει την εταιρεία, τα προϊόντα/υπηρεσίες και τη δραστηριότητά του, ανταλλάζουν βασικές πληροφορίες και συζητούν τα επόμενα βήματα μιας πιθανής συνεργασίας.
Η πρώτη επαφή ανάμεσα σε αγοραστή και πωλητή δεν έχει σκοπό να κλείσει αμέσως μια συμφωνία, αλλά να «ζυγίσει» τον πιθανό συνεργάτη: αν είναι αξιόπιστος, σοβαρός και κατάλληλος. Είναι, δηλαδή, ένα στάδιο αμοιβαίας αξιολόγησης πριν δεσμευτεί κανείς.
Γραπτή επιβεβαίωση της πρώτης επαφής
Συνήθως η πρώτη επαφή επιβεβαιώνεται γραπτώς (email, εμπορική επιστολή, φόρμα επικοινωνίας, εμπορική προσφορά), ώστε να υπάρχει αποδεικτικό των όσων ειπώθηκαν.
Ακόμη κι όταν η επικοινωνία επιβεβαιωθεί γραπτώς (π.χ. με email ή εμπορική προσφορά), σε αυτό το στάδιο δεν υπάρχει ακόμη συμφωνία. Η γραπτή επιβεβαίωση αποδεικνύει απλώς τι ειπώθηκε, όχι ότι κάτι δεσμευτικό έχει συμφωνηθεί. Η δεσμευτική συμφωνία έρχεται στο επόμενο στάδιο.