11.7 Λογαριασμοί Ελέγχου και Εντόπιση Λαθών 🔍

Ο κύριος στόχος του ανοίγματος των λογαριασμών ελέγχου είναι η εξακρίβωση της ορθότητας των εγγραφών που έγιναν στους προσωπικούς λογαριασμούς των χρεωστών και πιστωτών. Πρέπει δηλαδή, το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου χρεωστών/πιστωτών να ισούται με το άθροισμα των υπολοίπων των προσωπικών λογαριασμών των χρεωστών/πιστωτών στο αντίστοιχο καθολικό.

Σε περίπτωση που τα δύο ποσά (το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου και το άθροισμα των υπολοίπων του καθολικού) δεν συμφωνούν, αυτό είναι ένδειξη ότι υπάρχουν λάθη, τα οποία θα πρέπει να εντοπιστούν και να διορθωθούν.

Τα τέσσερα είδη λαθών κατά τη διόρθωση ⚠️

Κατά τη διόρθωση των λαθών είναι χρήσιμο να έχουμε υπόψη μας τα πιο κάτω τέσσερα ενδεχόμενα, ανάλογα με το πού και πώς έγινε το λάθος.

1. Η συναλλαγή δεν καταχωρίστηκε καθόλου στα βοηθητικά βιβλία

Αν η συναλλαγή δεν έχει καταχωριστεί στα βοηθητικά βιβλία αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη μη καταχώριση της συναλλαγής τόσο στους προσωπικούς λογαριασμούς όσο και στους λογαριασμούς ελέγχου.

• Επειδή λείπει η ίδια συναλλαγή και από τις δύο πλευρές (και από τον λογαριασμό ελέγχου και από το άθροισμα των προσωπικών λογαριασμών), η ισότητα μεταξύ τους δεν διαταράσσεται.
• Το λάθος δεν μπορεί να εντοπιστεί μέσα από τα βιβλία, αλλά η διόρθωσή του παραμένει απαραίτητη — συνήθως εντοπίζεται με άλλο τρόπο (π.χ. έλεγχος με τον πελάτη ή τον προμηθευτή, εξωτερικό παραστατικό).

2. Η συναλλαγή καταχωρίστηκε λανθασμένα στα βοηθητικά βιβλία

Αν η συναλλαγή έχει καταχωριστεί με λάθος ποσό (ή λάθος στοιχείο) στα βοηθητικά βιβλία, το λάθος αυτό θα μεταφερθεί τόσο στους προσωπικούς λογαριασμούς όσο και στους λογαριασμούς ελέγχου, αφού και τα δύο αντλούν τα στοιχεία τους από το ίδιο βοηθητικό βιβλίο.

• Και εδώ το λάθος επηρεάζει με τον ίδιο τρόπο και τις δύο πλευρές, οπότε η ισότητα διατηρείται.
• Το λάθος δεν μπορεί να εντοπιστεί από τη σύγκριση λογαριασμού ελέγχου και καθολικού, αλλά η διόρθωσή του παραμένει απαραίτητη.

3. Η συναλλαγή καταχωρίστηκε σωστά στα βοηθητικά βιβλία αλλά έγινε λάθος κατά τη μεταφορά στους προσωπικούς λογαριασμούς

Αν μια συναλλαγή έχει καταχωριστεί σωστά στα βοηθητικά βιβλία, αλλά έγινε λάθος κατά τη μεταφορά στους προσωπικούς λογαριασμούς (π.χ. λάθος ποσό, λάθος πλευρά ή παράλειψη μεταφοράς σε συγκεκριμένο λογαριασμό), τότε το λάθος θα εντοπιστεί.

• Ο λογαριασμός ελέγχου δεν θα επηρεαστεί, αφού καταρτίστηκε σωστά από το βοηθητικό βιβλίο.
• Θα πρέπει όμως να γίνει διόρθωση τόσο στους προσωπικούς λογαριασμούς όσο και στο βοηθητικό βιβλίο στο οποίο έγινε το λάθος (ώστε τα δύο να συμφωνούν ξανά μεταξύ τους).

4. Έγινε λάθος κατά την πρόσθεση ή τη μεταφορά του συνολικού υπολοίπου ενός βοηθητικού βιβλίου

Αν έχει γίνει λάθος κατά την πρόσθεση (άθροισμα) ή τη μεταφορά του συνολικού υπολοίπου ενός βοηθητικού βιβλίου προς τον λογαριασμό ελέγχου, τότε:

• Θα επηρεαστεί ο λογαριασμός ελέγχου, αφού το λάθος βρίσκεται ακριβώς στο σημείο όπου μεταφέρεται το σύνολο προς αυτόν.
• Δεν θα επηρεαστούν οι προσωπικοί λογαριασμοί, αφού αυτοί ενημερώνονται απευθείας από τις επιμέρους εγγραφές του βοηθητικού βιβλίου και όχι από το εσφαλμένο άθροισμα.

Εφαρμογή: εντοπισμός και διόρθωση λαθών σε λογαριασμό ελέγχου χρεωστών 📊

Όταν το υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών (Trade Receivables Control Account) δεν συμφωνεί με το άθροισμα του καταλόγου υπολοίπων (list of balances) που προκύπτει από το βοηθητικό καθολικό των χρεωστών, ακολουθούμε δύο βήματα:

1. Διορθώνουμε τον Λογαριασμό Ελέγχου για όσα λάθη τον αφορούν (λάθη τύπου 4, δηλαδή λάθη πρόσθεσης ή μεταφοράς συνολικών ποσών προς τον λογαριασμό ελέγχου).
2. Καταρτίζουμε κατάσταση συμφωνίας (statement reconciling the list of balances) για όσα λάθη αφορούν αποκλειστικά τους προσωπικούς λογαριασμούς (λάθη τύπου 3), προσθέτοντας ή αφαιρώντας τα κατάλληλα ποσά από το άθροισμα του καταλόγου υπολοίπων μέχρι να φτάσει στο διορθωμένο υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου.

Παράδειγμα

Το υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών και το άθροισμα του καταλόγου υπολοίπων που αντλήθηκε από το βοηθητικό καθολικό χρεωστών ήταν €17.640 και €18.260 αντίστοιχα.

Μετά από έρευνα διαπιστώθηκε ότι η διαφορά των €620 οφειλόταν στα εξής:

i. Μια πώληση €460 σε πελάτη καταχωρίστηκε δύο φορές στον προσωπικό του λογαριασμό.
ii. Έκπτωση €40 που παραχωρήθηκε σε πελάτη, καταχωρισμένη στο Βιβλίο Ταμείου, δεν πιστώθηκε στον προσωπικό του λογαριασμό.
iii. Το Βιβλίο Πωλήσεων ήταν υποτιμημένο (undercast) κατά €300.
iv. Ανεπίδεκτο είσπραξης χρέος €180 διαγράφηκε από τον λογαριασμό του πελάτη, αλλά δεν έγινε καμία εγγραφή στον Λογαριασμό Ελέγχου Χρεωστών.

Ζητούμενα: α) ο διορθωμένος Λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών· β) κατάσταση συμφωνίας του αθροίσματος του καταλόγου υπολοίπων με το διορθωμένο υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου.

Ανάλυση των λαθών ανά είδος:

α) Ο διορθωμένος Λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών (Trade Receivables Control a/c):

Το Βιβλίο Πωλήσεων ήταν υποτιμημένο κατά €300: αυτό σημαίνει ότι το σύνολο των πωλήσεων ήταν στην πραγματικότητα μεγαλύτερο κατά €300 από αυτό που μεταφέρθηκε στον λογαριασμό ελέγχου, οπότε το ποσό αυτό προστίθεται στη χρέωση. Το ανεπίδεκτο είσπραξης χρέος €180 έπρεπε να είχε καταχωριστεί ως πίστωση στον λογαριασμό ελέγχου (μειώνει το ποσό που οφείλουν οι χρεώστες), γι' αυτό προστίθεται τώρα στην πίστωση.

β) Κατάσταση συμφωνίας του αθροίσματος του καταλόγου υπολοίπων με το διορθωμένο υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών: