11.5 Λογαριασμοί Ελέγχου με Διπλά Υπόλοιπα ⚖️

(i) Λογαριασμοί Ελέγχου με Διπλά Υπόλοιπα

Οι λογαριασμοί των πελατών στο Καθολικό Χρεωστών παρουσιάζουν κανονικά χρεωστικό υπόλοιπο, αφού ο πελάτης χρωστά χρήματα στην επιχείρηση. Μερικές φορές όμως ένας ή περισσότεροι λογαριασμοί μπορεί να παρουσιάσουν σε δεδομένη στιγμή πιστωτικό υπόλοιπο.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση πώλησε εμπορεύματα αξίας €1.000 στον πελάτη Γ. Γεωργίου, ο οποίος πλήρωσε την υποχρέωσή του την επόμενη μέρα. Ύστερα από τέσσερις μέρες ο πελάτης επιστρέφει ελαττωματικά εμπορεύματα αξίας €100. Με το ποσό αυτό θα πιστωθεί ο λογαριασμός του πελάτη, ο οποίος θα παρουσιάσει στη δεδομένη αυτή στιγμή πιστωτικό υπόλοιπο — δηλαδή η επιχείρηση χρωστά πλέον €100 στον πελάτη της.

Επειδή ο λογαριασμός του πελάτη είναι ανοιγμένος στο Καθολικό Χρεωστών, στο οποίο οι λογαριασμοί όλων των άλλων πελατών έχουν χρεωστικό υπόλοιπο, το πιστωτικό αυτό υπόλοιπο χαρακτηρίζεται ως Υπόλοιπο Μειοψηφίας (Minority Balance).

Έτσι, όταν θα συνταχθεί ο λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών στη δεδομένη ημερομηνία, θα παρουσιάσει δύο υπόλοιπα:

• το κύριο υπόλοιπο, που είναι χρεωστικό (το μεγάλο)
• το «υπόλοιπο μειοψηφίας», που είναι πιστωτικό (το μικρό)

Παράδειγμα: Λογαριασμοί πελατών με διπλά υπόλοιπα

Ακολουθούν οι ατομικοί λογαριασμοί δύο πελατών, όπως εμφανίζονται στο Καθολικό Χρεωστών.

Λογαριασμός Μ. Μάρκου

Λογαριασμός Λ. Λαμπριανού

Και οι δύο πελάτες παρουσιάζουν στις 31 Αυγούστου κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο. Ο κατάλογος υπολοίπων χρεωστών (List of Trade Receivable) στη δεδομένη στιγμή είναι:

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα δεν υπάρχει πιστωτικό (μειοψηφικό) υπόλοιπο, αλλά δείχνει τη βάση πάνω στην οποία, αν κάποιος πελάτης εμφάνιζε πιστωτικό υπόλοιπο, αυτό θα καταγραφόταν ξεχωριστά ως «υπόλοιπο μειοψηφίας» τόσο στον ατομικό λογαριασμό του όσο και στον συγκεντρωτικό λογαριασμό Ελέγχου Χρεωστών, ο οποίος στην περίπτωση αυτή θα εμφάνιζε δύο ζεύγη υπολοίπων: το κύριο χρεωστικό (το μεγάλο) και το «υπόλοιπο μειοψηφίας» που είναι πιστωτικό (το μικρό).

---

(ii) Μεταφορά Λογαριασμού από Ένα Αναλυτικό Καθολικό σε Άλλο

Πολλές φορές συμβαίνει ένας πελάτης να είναι ταυτόχρονα και προμηθευτής της επιχείρησης, οπότε έχουμε δύο λογαριασμούς για το ίδιο πρόσωπο: έναν στο Καθολικό Χρεωστών με χρεωστικό υπόλοιπο και έναν στο Καθολικό Πιστωτών με πιστωτικό υπόλοιπο.

Σε τέτοια περίπτωση, μπορούμε να μεταφέρουμε το υπόλοιπο από το ένα καθολικό στο άλλο. Αυτό θα πρέπει να γίνει και από τον έναν λογαριασμό ελέγχου χρεωστών στον άλλο λογαριασμό ελέγχου πιστωτών, ώστε τα δύο συστήματα (αναλυτικό και συγκεντρωτικό) να παραμένουν συμφωνημένα.

Λυμένο παράδειγμα

Ο πελάτης Κ. Κωνσταντίνου είναι ταυτόχρονα προμηθευτής και πελάτης της επιχείρησης και οι λογαριασμοί του στις 31 Δεκεμβρίου 2024 έχουν τα ακόλουθα υπόλοιπα:

Καθολικό Χρεωστών — Λογαριασμός Κ. Κωνσταντίνου

Καθολικό Πιστωτών — Λογαριασμός Κ. Κωνσταντίνου

Βήμα 1 — Εντοπισμός του ποσού συμψηφισμού. Το πιστωτικό υπόλοιπο των €150 στο Καθολικό Πιστωτών θα εξουδετερωθεί (set off) με μεταφορά στο Καθολικό Χρεωστών.

Βήμα 2 — Καταχώριση στο Ημερολόγιο. Η μεταφορά καταχωρίζεται πρώτα στο Γενικό Ημερολόγιο:

Δηλαδή χρεώνεται ο λογαριασμός του Κ. Κωνσταντίνου στο Καθολικό Πιστωτών (για να μηδενιστεί το πιστωτικό του υπόλοιπο) και πιστώνεται ο λογαριασμός του στο Καθολικό Χρεωστών (για να μειωθεί το χρεωστικό του υπόλοιπο).

Βήμα 3 — Μεταφορά στους ατομικούς λογαριασμούς. Οι δύο λογαριασμοί, μετά την καταχώριση του συμψηφισμού, διαμορφώνονται ως εξής:

Καθολικό Χρεωστών — Κ. Κωνσταντίνου

Καθολικό Πιστωτών — Κ. Κωνσταντίνου

Παρατηρούμε ότι το ποσό των €150 μεταφέρεται από τη χρεωστική πλευρά του λογαριασμού στο Καθολικό Πιστωτών (όπου εξουδετερώνει το υπόλοιπο b/d) προς την πιστωτική πλευρά του λογαριασμού στο Καθολικό Χρεωστών (όπου μειώνει το συνολικό χρεωστικό υπόλοιπο). Και οι δύο εγγραφές φέρουν την περιγραφή "Contra", ώστε να είναι σαφές ότι πρόκειται για συμψηφισμό μεταξύ των δύο καθολικών και όχι για συνήθη συναλλαγή.

Βήμα 4 — Μεταφορά στους λογαριασμούς Ελέγχου. Ο συμψηφισμός δημοσιεύεται από το Ημερολόγιο στην πιστωτική πλευρά του λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών (Trade Receivable Control a/c) και στη χρεωστική πλευρά του λογαριασμού Ελέγχου Πιστωτών (Trade Payable Control a/c), με τις περιγραφές "Contra".

Οι δύο λογαριασμοί Ελέγχου με τα στοιχεία τους (Proforma)

Ο λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών (Trade Receivables Control A/c) περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία και τις αντίστοιχες πηγές πληροφόρησής τους:

Στο proforma του λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών, τα «υπόλοιπα μειοψηφίας» (χρεωστών με πιστωτικό υπόλοιπο) εμφανίζονται ξεχωριστά, ως εξής:

Αντίστοιχα, ο λογαριασμός Ελέγχου Πιστωτών (Trade Payables Control A/c) περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία:

Το proforma του λογαριασμού Ελέγχου Πιστωτών, με τα αντίστοιχα υπόλοιπα μειοψηφίας, έχει την εξής μορφή:

Η τακτική ύπαρξη «υπολοίπων μειοψηφίας» και η δυνατότητα συμψηφισμού μεταξύ Καθολικού Χρεωστών και Καθολικού Πιστωτών δείχνουν ότι οι λογαριασμοί ελέγχου δεν είναι απλώς ένα σύνολο αριθμών, αλλά αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια την πραγματική οικονομική σχέση της επιχείρησης με κάθε πελάτη ή προμηθευτή της, ακόμη και όταν αυτή η σχέση είναι διπλή ή ασυνήθιστη.