11.3 Καθολικό Χρεωστών και Λογαριασμός Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών 📒

Σε αυτή την υποενότητα θα δούμε πώς τα στοιχεία που καταχωρούνται στα Βιβλία Πρώτης Εγγραφής περνούν στο Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger) και πώς, παράλληλα, δημιουργείται στο Γενικό Καθολικό (General/Nominal Ledger) ο Λογαριασμός Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών (Trade Receivables Control Account), ο οποίος συγκεντρώνει σε ένα μόνο λογαριασμό όλες τις κινήσεις που αφορούν τους χρεώστες της επιχείρησης.

Από τα Βιβλία Πρώτης Εγγραφής στο Καθολικό Χρεωστών

Κάθε συναλλαγή που αφορά πωλήσεις με πίστωση, επιστροφές πωλήσεων ή εισπράξεις από πελάτες καταχωρείται πρώτα σε ένα βιβλίο πρώτης εγγραφής. Στη συνέχεια, τα ποσά που αναλογούν σε κάθε συγκεκριμένο πελάτη μεταφέρονται στον προσωπικό του λογαριασμό, μέσα στο Καθολικό Χρεωστών.

Τα βιβλία πρώτης εγγραφής που τροφοδοτούν το Καθολικό Χρεωστών είναι τα εξής:

Βιβλίο Πρώτης Εγγραφής	Τι καταγράφει	Πλευρά στον προσωπικό λογαριασμό πελάτη
Ημερολόγιο Πωλήσεων (Sales Day Book)	Πωλήσεις εμπορευμάτων με πίστωση σε κάθε πελάτη	Χρέωση (Debit)
Ημερολόγιο Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns Day Book)	Εμπορεύματα που επέστρεψε ο πελάτης	Πίστωση (Credit)
Ταμειακό Βιβλίο, στήλη Τράπεζας (Cash Book – Bank Column)	Εισπράξεις από πελάτες μέσω τράπεζας	Πίστωση (Credit)

Ένα βιβλίο, πολλοί λογαριασμοί

Το ίδιο βιβλίο πρώτης εγγραφής «τροφοδοτεί» πολλούς διαφορετικούς προσωπικούς λογαριασμούς ταυτόχρονα: κάθε γραμμή του Ημερολογίου Πωλήσεων αντιστοιχεί σε διαφορετικό πελάτη, και το ποσό της μεταφέρεται στον δικό του λογαριασμό μέσα στο Καθολικό Χρεωστών.

Το Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger)

Το Καθολικό Χρεωστών περιέχει έναν ξεχωριστό, ατομικό λογαριασμό για κάθε πελάτη (χρεώστη) της επιχείρησης. Κάθε τέτοιος λογαριασμός δείχνει αναλυτικά τις συναλλαγές που έγιναν με τον συγκεκριμένο πελάτη και το υπόλοιπο που οφείλει.

Δομή του λογαριασμού κάθε πελάτη

Στην πλευρά της Χρέωσης (Debit) ενός λογαριασμού πελάτη καταχωρείται:

Στοιχείο Χρέωσης	Πηγή
Πωλήσεις (Sales) προς τον πελάτη	Ημερολόγιο Πωλήσεων (Sales Day Book)

Στην πλευρά της Πίστωσης (Credit) ενός λογαριασμού πελάτη καταχωρείται:

Στοιχείο Πίστωσης	Πηγή
Επιστροφές πωλήσεων (Sales returns) από τον πελάτη	Ημερολόγιο Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns Day Book)
Είσπραξη μέσω τράπεζας (Bank) από τον πελάτη	Ταμειακό Βιβλίο, στήλη Τράπεζας (Cash Book – Bank Column)
Υπόλοιπο εις νέο (Balance c/d)	Υπολογίζεται ως εξισωτικό ποσό, ώστε οι δύο πλευρές να ισοσκελίζονται

Το υπόλοιπο εις νέο (Balance c/d) μεταφέρεται στην αρχή της επόμενης περιόδου ως υπόλοιπο από νέο (Balance b/d), στην πλευρά της χρέωσης — αφού ο πελάτης εξακολουθεί να χρωστά στην επιχείρηση.

Προσοχή στην κατεύθυνση της εγγραφής

Οι πωλήσεις χρεώνουν τον λογαριασμό του πελάτη (ο πελάτης χρωστάει περισσότερο), ενώ οι επιστροφές πωλήσεων και οι εισπράξεις τον πιστώνουν (το χρέος του μειώνεται). Μπέρδεμα ανάμεσα στις δύο πλευρές είναι το πιο συνηθισμένο λάθος σε αυτό το θέμα.

Παράδειγμα: οι λογαριασμοί τριών πελατών

Με βάση τα βιβλία πρώτης εγγραφής, δημιουργούνται στο Καθολικό Χρεωστών οι εξής ατομικοί λογαριασμοί:

Λογαριασμός Black

Χρέωση (€)		Πίστωση (€)
Sales	600	Sales returns	100
		Bank	360
		Balance c/d	140
Σύνολο	600	Σύνολο	600
Balance b/d	140

Λογαριασμός White

Χρέωση (€)		Πίστωση (€)
Sales	1.040	Bank	960
		Balance c/d	80
Σύνολο	1.040	Σύνολο	1.040
Balance b/d	80

Λογαριασμός Purple

Χρέωση (€)		Πίστωση (€)
Sales	280	Sales returns	20
		Bank	200
		Balance c/d	60
Σύνολο	280	Σύνολο	280
Balance b/d	60

Παρατηρούμε ότι κάθε λογαριασμός πελάτη χρεώνεται με τις δικές του πωλήσεις και πιστώνεται με τις δικές του επιστροφές και εισπράξεις — τα ποσά είναι διαφορετικά για κάθε πελάτη, ανάλογα με τις συναλλαγές που πραγματοποίησε.

Ο Λογαριασμός Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών (Trade Receivables Control Account)

Ο Λογαριασμός Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών τηρείται στο Γενικό (Ονομαστικό) Καθολικό (General/Nominal Ledger) — όχι στο Καθολικό Χρεωστών. Δεν αφορά έναν συγκεκριμένο πελάτη· αντίθετα, συγκεντρώνει τα συνολικά ποσά όλων των πελατών μαζί, όπως αυτά προκύπτουν από τα σύνολα (totals) των βιβλίων πρώτης εγγραφής.

Γιατί χρειάζεται δεύτερος λογαριασμός για το ίδιο πράγμα

Ο λογαριασμός ελέγχου λειτουργεί σαν ανεξάρτητος έλεγχος: αν το υπόλοιπό του συμφωνεί με το άθροισμα των υπολοίπων όλων των ατομικών λογαριασμών του Καθολικού Χρεωστών, αυτό αποτελεί ισχυρή ένδειξη ότι δεν έχουν γίνει λάθη κατά τη μεταφορά των εγγραφών.

Δομή του Λογαριασμού Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών (pro forma)

Χρέωση (Debit)	Πηγή του ποσού
Sales (σύνολο πωλήσεων)	Σύνολο (total) του Ημερολογίου Πωλήσεων

Πίστωση (Credit)	Πηγή του ποσού
Sales returns (σύνολο επιστροφών πωλήσεων)	Σύνολο (total) του Ημερολογίου Επιστροφών Πωλήσεων
Bank (σύνολο εισπράξεων)	Σύνολο (total) της στήλης Τράπεζας του Ταμειακού Βιβλίου
Balance c/d (υπόλοιπο εις νέο)	Εξισωτικό ποσό (balancing figure)

Η βασική διαφορά σε σχέση με τους ατομικούς λογαριασμούς του Καθολικού Χρεωστών είναι ότι εδώ δεν καταχωρείται το ποσό κάθε μεμονωμένης συναλλαγής, αλλά το άθροισμα (σύνολο) κάθε βιβλίου πρώτης εγγραφής για ολόκληρη την περίοδο.

Total, όχι μεμονωμένα ποσά

Στον Λογαριασμό Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών δεν εμφανίζεται ξεχωριστά κάθε πελάτης· χρησιμοποιούνται μόνο τα τελικά αθροίσματα (totals) των βιβλίων πρώτης εγγραφής. Αν χρεωθεί ή πιστωθεί εκεί ένα μεμονωμένο ποσό συναλλαγής αντί για το σύνολο, ο λογαριασμός δεν θα ισοσκελίζεται σωστά με το Καθολικό Χρεωστών.

Παράδειγμα: ο Λογαριασμός Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών

Με βάση τα σύνολα των βιβλίων πρώτης εγγραφής (Sales Day Book: 600 + 1.040 + 280 = 1.920, Sales Returns Day Book: 100 + 20 = 120, Cash Book – Bank Column: 360 + 960 + 200 = 1.520), ο λογαριασμός διαμορφώνεται ως εξής:

Trade Receivables Control A/c

Χρέωση (€)		Πίστωση (€)
Sales	1.920	Sales returns	120
		Bank	1.520
		Balance c/d*	280
Σύνολο	1.920	Σύνολο	1.920
Balance b/d	280

* Εξισωτικό ποσό (balancing figure)

Η συμφωνία (reconciliation) των δύο καθολικών

Το υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών πρέπει να ταυτίζεται με το άθροισμα των υπολοίπων (list of balances) όλων των ατομικών λογαριασμών του Καθολικού Χρεωστών.

Στο παράδειγμά μας:

140 + 80 + 60 = 280

Το ποσό αυτό, $€280$ , είναι ακριβώς το ίδιο με το υπόλοιπο εις νέο (Balance c/d) που προέκυψε ως εξισωτικό ποσό στον Λογαριασμό Ελέγχου Καθολικού Χρεωστών. Η ταύτιση αυτή επιβεβαιώνει ότι οι μεταφορές στο Καθολικό Χρεωστών έγιναν σωστά.

Το «list of balances»

Ο κατάλογος υπολοίπων (list of balances) είναι απλώς το άθροισμα των υπολοίπων b/d όλων των ατομικών λογαριασμών πελατών: εδώ, $140+80+60=€280$ . Δεν είναι λογαριασμός — είναι ένας απλός υπολογισμός επαλήθευσης, που πρέπει πάντα να συμφωνεί με το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου.