11.2 Βασικοί Σκοποί και Πλεονεκτήματα των Λογαριασμών Ελέγχου 🧮
Οι λογαριασμοί ελέγχου χρεωστών και πιστωτών εξυπηρετούν δύο βασικούς σκοπούς:
- Τον εντοπισμό τυχόν λαθών στο Καθολικό Χρεωστών ή Πιστωτών. Παρ' όλα αυτά δεν είναι απόλυτα βέβαιο ότι θα εντοπιστούν όλα τα λάθη, όπως για παράδειγμα, ποσά που έχουν καταχωρισθεί σε λάθος λογαριασμό.
- Τον υπολογισμό του συνόλου των χρεωστών και πιστωτών που χρειάζεται για την ετοιμασία του Ισοζυγίου και της Κατάστασης Οικονομικής Θέσης (χωρίς να χρειαστεί να προστεθούν αναλυτικά οι χρεώστες ή οι πιστωτές).
Σκοπός 1: Εντοπισμός Τυχόν Λαθών 🔍
Ο πρώτος σκοπός των λογαριασμών ελέγχου είναι να βοηθούν στον εντοπισμό λαθών που μπορεί να έχουν γίνει κατά την καταχώριση στο Καθολικό Χρεωστών ή στο Καθολικό Πιστωτών. Όταν το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου δεν συμφωνεί με το άθροισμα των υπολοίπων των επιμέρους προσωπικών λογαριασμών, αυτό αποτελεί ένδειξη ότι κάπου έχει γίνει λάθος και πρέπει να διερευνηθεί.
Δεν είναι απόλυτα βέβαιο ότι μέσω των λογαριασμών ελέγχου θα εντοπιστούν όλα τα λάθη. Για παράδειγμα, αν ένα ποσό καταχωρισθεί σε λάθος προσωπικό λογαριασμό (δηλαδή στον λάθος πελάτη ή στον λάθος προμηθευτή), το σύνολο του λογαριασμού ελέγχου παραμένει σωστό, αφού το ποσό εξακολουθεί να βρίσκεται μέσα στο Καθολικό Χρεωστών ή Πιστωτών — απλώς σε λάθος «θέση». Το λάθος αυτό δεν θα φανεί από την ασυμφωνία του λογαριασμού ελέγχου.
Σκοπός 2: Υπολογισμός του Συνόλου Χρεωστών και Πιστωτών 📊
Ο δεύτερος σκοπός αφορά στην πρακτική διευκόλυνση κατά την ετοιμασία του Ισοζυγίου και της Κατάστασης Οικονομικής Θέσης. Χάρη στον λογαριασμό ελέγχου, το συνολικό ποσό των χρεωστών ή των πιστωτών είναι άμεσα διαθέσιμο ως ένα και μοναδικό υπόλοιπο, χωρίς να χρειάζεται να προστεθούν ένας προς έναν όλοι οι επιμέρους προσωπικοί λογαριασμοί των πελατών ή των προμηθευτών.
Μια επιχείρηση μπορεί να έχει εκατοντάδες πελάτες, καθένας με τον δικό του προσωπικό λογαριασμό. Χωρίς λογαριασμό ελέγχου, για να βρεθεί το σύνολο των χρεωστών θα έπρεπε να αθροιστούν όλα αυτά τα υπόλοιπα ένα προς ένα. Με τον λογαριασμό ελέγχου, το σύνολο αυτό υπάρχει έτοιμο σε ένα μόνο υπόλοιπο.
Η Διαίρεση του Καθολικού 📚
Όπως έχει αναφερθεί σε προηγούμενο κεφάλαιο, το Καθολικό υποδιαιρείται στα εξής:
- Καθολικό Χρεωστών (Trade Receivables Ledger). Σ' αυτό τηρούνται αναλυτικά οι προσωπικοί λογαριασμοί όλων των πελατών.
- Καθολικό Πιστωτών (Trade Payables Ledger). Σ' αυτό τηρούνται αναλυτικά οι προσωπικοί λογαριασμοί όλων των πιστωτών.
- Γενικό Καθολικό (General Ledger). Σ' αυτό τηρούνται όλοι οι άλλοι λογαριασμοί.
Το Καθολικό Χρεωστών και το Καθολικό Πιστωτών δεν αποτελούν μέρος της διπλογραφίας (memorandum ledgers). Είναι δηλαδή βοηθητικά βιβλία που δίνουν αναλυτική πληροφόρηση για κάθε πελάτη ή προμηθευτή ξεχωριστά, αλλά δεν συμμετέχουν οι ίδιοι στη λογιστική εξίσωση χρέωσης-πίστωσης του συστήματος της διπλογραφίας.
Γιατί Δημιουργούνται οι Λογαριασμοί Ελέγχου Καθολικών 🎯
Ακριβώς επειδή το Καθολικό Χρεωστών και το Καθολικό Πιστωτών είναι απομνημονευτικά βιβλία (memorandum ledgers) και όχι μέρος της διπλογραφίας, χρειάζεται ένας μηχανισμός που να επιτρέπει τον εντοπισμό λαθών σ' αυτά. Για να εξακριβωθούν τυχόν λάθη, όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, δημιουργούνται οι λογαριασμοί Ελέγχου Καθολικών (Control Accounts):
- Ο λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών (Trade Receivables Control account) που δείχνει συγκεντρωτικά τους χρεώστες.
- Ο λογαριασμός Ελέγχου Πιστωτών (Trade Payables Control account) που δείχνει συγκεντρωτικά τους λογαριασμούς των πιστωτών.
Οι δύο αυτοί λογαριασμοί τηρούνται στο Γενικό Καθολικό και είναι αυτοί που, σε αντίθεση με τα βοηθητικά Καθολικά Χρεωστών και Πιστωτών, αποτελούν μέρος της διπλογραφίας.
Η Πηγή Ενημέρωσης των Λογαριασμών Ελέγχου 📖
Όπως θα εξεταστεί αναλυτικότερα παρακάτω στο κεφάλαιο, η πηγή ενημέρωσης των λογαριασμών ελέγχου είναι τα βοηθητικά βιβλία (books of prime entry / day books).
Οι εγγραφές στους λογαριασμούς ελέγχου καταχωρίζονται στην ίδια πλευρά όπως και στους προσωπικούς λογαριασμούς (Trade Receivables ή Trade Payables), με τη διαφορά ότι στους λογαριασμούς ελέγχου καταχωρίζεται το σύνολο των ποσών και όχι κάθε συναλλαγή ξεχωριστά ανά πελάτη ή προμηθευτή.
Ανακεφαλαίωση: Τα Πλεονεκτήματα των Λογαριασμών Ελέγχου ✅
Συνοψίζοντας όσα αναλύθηκαν πιο πάνω, τα βασικά πλεονεκτήματα που προσφέρει η τήρηση λογαριασμών Ελέγχου Καθολικών είναι:
| Πλεονέκτημα | Τι προσφέρει |
|---|---|
| Εντοπισμός λαθών | Βοηθά στον εντοπισμό ασυμφωνιών ανάμεσα στο σύνολο των προσωπικών λογαριασμών και το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου |
| Ταχύτητα υπολογισμού | Δίνει άμεσα το σύνολο των χρεωστών ή των πιστωτών, χωρίς να χρειάζεται πρόσθεση όλων των επιμέρους προσωπικών λογαριασμών |
| Διευκόλυνση Ισοζυγίου | Απλοποιεί την ετοιμασία του Ισοζυγίου, αφού εμφανίζεται ένα συγκεντρωτικό υπόλοιπο αντί για πολλά επιμέρους |
| Διευκόλυνση Κατάστασης Οικονομικής Θέσης | Δίνει απευθείας το ποσό που θα εμφανιστεί στην Κατάσταση Οικονομικής Θέσης για χρεώστες ή πιστωτές |
Αξίζει να θυμόμαστε ότι τα πλεονεκτήματα αυτά συνυπάρχουν με τον περιορισμό που αναφέρθηκε στην αρχή: ο λογαριασμός ελέγχου δεν εγγυάται ότι κάθε λάθος θα εντοπιστεί, ιδίως όταν ένα ποσό μεταφέρεται σωστά ως προς το σύνολο, αλλά σε λάθος προσωπικό λογαριασμό.