11.1 Η Ανάγκη Λειτουργίας Ελέγχου των Καθολικών (Control Accounts) 🔍
Όπως είδαμε σε προηγούμενο κεφάλαιο, κάθε συναλλαγή καταχωρίζεται στο ημερολόγιο και στα βοηθητικά βιβλία, και ύστερα ακολουθεί η μεταφορά της στους αντίστοιχους λογαριασμούς στο Γενικό Καθολικό. Στο τέλος της λογιστικής περιόδου τα υπόλοιπα των λογαριασμών μεταφέρονται στο ισοζύγιο για να εξακριβωθεί η αριθμητική ακρίβεια των εγγραφών.
Τι είναι οι Λογαριασμοί Ελέγχου
Οι Λογαριασμοί Ελέγχου (Control Accounts), όπως λέει και το όνομά τους, ελέγχουν την ορθότητα των εγγραφών που έγιναν στους προσωπικούς λογαριασμούς των χρεωστών και πιστωτών και εντοπίζουν τυχόν λάθη, σε περίπτωση που το υπόλοιπο του λογαριασμού ελέγχου χρεωστών ή πιστωτών δεν ισούται με το άθροισμα των υπολοίπων των προσωπικών λογαριασμών των χρεωστών ή πιστωτών στο αντίστοιχο καθολικό.
Οι Λογαριασμοί Ελέγχου αποτελούν κατά κάποιο τρόπο ένα είδος ξεχωριστού ισοζυγίου (mini trial balance) για το Καθολικό Χρεωστών και το Καθολικό Πιστωτών. Δηλαδή, μέσα στο ίδιο το λογιστικό σύστημα λειτουργεί ένας δικός του, μικρότερος μηχανισμός ελέγχου, που συνοψίζει σε ένα μόνο λογαριασμό ό,τι αναλυτικά καταγράφεται σε δεκάδες ή εκατοντάδες προσωπικούς λογαριασμούς.
Πού καταχωρίζονται
Οι Λογαριασμοί Ελέγχου αποτελούν μέρος της διπλογραφίας και γι' αυτό καταχωρίζονται στο Γενικό Καθολικό. Δεν πρόκειται δηλαδή για ένα απλό βοηθητικό σημείωμα έξω από το λογιστικό σύστημα, αλλά για λογαριασμούς που συμμετέχουν πλήρως στη διπλογραφική καταχώριση των συναλλαγών της επιχείρησης.
Ο Λογαριασμός Ελέγχου Χρεωστών και ο Λογαριασμός Ελέγχου Πιστωτών δεν αντικαθιστούν τους προσωπικούς λογαριασμούς κάθε πελάτη ή προμηθευτή. Οι προσωπικοί λογαριασμοί εξακολουθούν να τηρούνται αναλυτικά στα αντίστοιχα καθολικά (Καθολικό Χρεωστών, Καθολικό Πιστωτών). Ο Λογαριασμός Ελέγχου λειτουργεί παράλληλα, ως συνοπτικός λογαριασμός στο Γενικό Καθολικό, με σκοπό τον έλεγχο —όχι την αντικατάσταση— των αναλυτικών εγγραφών.
Γιατί χρειάζονται
Η ανάγκη τήρησης Λογαριασμών Ελέγχου προκύπτει από τη λογική του ελέγχου: όσο περισσότεροι είναι οι προσωπικοί λογαριασμοί χρεωστών και πιστωτών μιας επιχείρησης, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να γίνει κάποιο λάθος κατά τη μεταφορά ή την καταχώριση μιας εγγραφής σε κάποιον από αυτούς. Ο Λογαριασμός Ελέγχου συγκεντρώνει σε ένα μόνο υπόλοιπο το σύνολο των συναλλαγών που αφορούν όλους τους χρεώστες ή όλους τους πιστωτές, ώστε αυτό το ενιαίο υπόλοιπο να μπορεί να συγκριθεί με το άθροισμα των υπολοίπων όλων των επιμέρους προσωπικών λογαριασμών.
Αν το υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου Χρεωστών (ή Πιστωτών) δεν συμφωνεί με το άθροισμα των υπολοίπων των προσωπικών λογαριασμών των χρεωστών (ή πιστωτών) στο αντίστοιχο καθολικό, αυτό αποτελεί ένδειξη ότι κάπου έχει γίνει λάθος — είτε στη μεταφορά μιας εγγραφής, είτε στην πρόσθεση, είτε σε κάποιο άλλο σημείο της διαδικασίας.
Ο διαχωρισμός καθηκόντων
Η τήρηση Λογαριασμών Ελέγχου συνδέεται στενά με τον διαχωρισμό καθηκόντων μέσα στο λογιστήριο μιας επιχείρησης. Όταν οι Λογαριασμοί Ελέγχου τηρούνται από διαφορετικό πρόσωπο από αυτό που καταχωρίζει τις εγγραφές στους προσωπικούς λογαριασμούς των χρεωστών και πιστωτών, ο έλεγχος γίνεται πιο αποτελεσματικός: το άτομο που συντάσσει τον Λογαριασμό Ελέγχου δεν επηρεάζεται από τυχόν λάθη ή παραλείψεις που έγιναν κατά την αναλυτική καταχώριση, και έτσι μπορεί να τα εντοπίσει αντικειμενικά.
Η αξία των Λογαριασμών Ελέγχου βασίζεται ακριβώς σε αυτόν τον διαχωρισμό: το υπόλοιπο του Λογαριασμού Ελέγχου προκύπτει από συγκεντρωτικά στοιχεία (π.χ. σύνολα ημερολογίων), ενώ το άθροισμα των προσωπικών λογαριασμών προκύπτει από την αναλυτική καταχώριση κάθε συναλλαγής ξεχωριστά. Επειδή προέρχονται από δύο ανεξάρτητες διαδρομές υπολογισμού, η σύγκρισή τους λειτουργεί ως πραγματικός έλεγχος αξιοπιστίας.
Με άλλα λόγια, μαθαίνοντας για τους Λογαριασμούς Ελέγχου, ο μαθητής πρέπει να είναι σε θέση να εξηγήσει τους λόγους που επιβάλλουν την τήρησή τους, να αναφέρει τους λόγους τήρησης λειτουργίας των Καθολικών Χρεωστών και Πιστωτών, και να κατανοήσει πώς η σύγκριση των υπολοίπων τους με τα υπόλοιπα των αντίστοιχων λογαριασμών στα Καθολικά Χρεωστών και Πιστωτών επιτρέπει τον εντοπισμό λαθών στις λογιστικές εγγραφές.