10.4 Κατάσταση Συμφιλίωσης της Τράπεζας 🏦
Σκοπός προετοιμασίας της συμφιλίωσης
Ο σκοπός της προετοιμασίας της κατάστασης συμφιλίωσης της τράπεζας είναι η σύγκριση των εγγραφών που γίνονται στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης με αυτό της τράπεζας, για να εξακριβωθεί εάν υπάρχει οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ των δύο υπολοίπων.
Η κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας είναι αναγκαία, για να εξακριβωθεί η ορθότητα και η ακρίβεια των εγγραφών όπως εμφανίζονται στα βιβλία της επιχείρησης και στα βιβλία της τράπεζας.
Η κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας γίνεται για να συγκρίνει και να εξηγήσει τη διαφορά μεταξύ του βιβλίου ταμείου και της τραπεζικής κατάστασης και να επισημάνει τυχόν λάθη. Αποτελεί επίσης μέρος του εσωτερικού ελέγχου πιστοποίησης του υπολοίπου του βιβλίου ταμείου.
Η συμφιλίωση του υπολοίπου του βιβλίου ταμείου με την τραπεζική κατάσταση πρέπει να γίνεται σε μηνιαία βάση, μόλις η επιχείρηση παραλάβει την τραπεζική κατάσταση. Πρέπει να συντάσσεται και να υπογράφεται, γιατί θεωρείται επίσημο στοιχείο της επιχείρησης το οποίο υπόκειται και σε έλεγχο από τους εξωτερικούς ελεγκτές της επιχείρησης.
Η συμφιλίωση είναι δυνατό να γίνεται και ανεπίσημα όσο συχνά το επιθυμεί η επιχείρηση, διότι η σύγχρονη τεχνολογία παρέχει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να παρακολουθεί και να τυπώνει τον τραπεζικό της λογαριασμό ή λογαριασμούς ηλεκτρονικά (eStatement).
Στάδια δημιουργίας της κατάστασης συμφιλίωσης της τράπεζας
Η διαδικασία ολοκληρώνεται σε δύο στάδια, τα οποία πρέπει να ακολουθούνται με αυτή τη σειρά:
| Στάδιο | Τι περιλαμβάνει |
|---|---|
| 1. Αναπροσαρμογή του βιβλίου ταμείου (Updating the cash book) | Συγκρίνετε την κατάσταση της τράπεζας με το βιβλίο ταμείου και σημειώνετε τα κοινά στοιχεία με (√). Σημειώνετε στην κατάσταση της τράπεζας με (x) όσα δεν εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου. Γίνονται συμπληρωματικές εγγραφές για να καταχωρισθούν στα βιβλία της επιχείρησης οι συναλλαγές που η τράπεζα είχε ήδη καταχωρίσει και υπολογίζεται το νέο αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του ταμείου. |
| 2. Κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας (Bank Reconciliation Statement) | Συγκρίνετε το αναπροσαρμοσμένο βιβλίο ταμείου με την τραπεζική κατάσταση και κυκλώνετε όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης και δεν εμφανίζονται στην τραπεζική κατάσταση. Προετοιμάζετε την κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας. |
Στάδιο 1: Αναπροσαρμογή του βιβλίου ταμείου (Updating the cash book)
Έχοντας παραλάβει την κατάσταση της τράπεζας, το βιβλίο ταμείου πρέπει να αναπροσαρμοστεί και να υπολογιστεί ξανά το νέο υπόλοιπο.
Σημειώνετε με (√) τα ποσά, τα οποία περιλαμβάνονται και στο βιβλίο ταμείου και στην τραπεζική κατάσταση και μετά κυκλώνετε όλα τα ποσά, τα οποία δεν εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου και στην κατάσταση της τράπεζας.
Παράδειγμα 1: Κανονικό υπόλοιπο
Το βιβλίο ταμείου (στήλη τράπεζας) του A. Andreou εμφανίζεται ως ακολούθως:
Cash book (Bank columns)
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| May 1 | Balance b/f | √1.140 | May 7 | T. Linos | √660 |
| May 3 | P. Petrou | 200 | May 8 | A. Pavlou | √100 |
| May 5 | J. John | √320 | May 15 | R. Petrou | √380 |
| May 11 | A. Antoniou | √450 | May 25 | T. Costa | 190 |
| May 21 | N. Nikolaou | √192 | May 27 | F. Fanos | 240 |
| May 29 | T. Thomas | 128 | May 28 | E. Eva | 100 |
Ο A. Andreou παραλαμβάνει την πιο κάτω τραπεζική κατάσταση:
Bank Statement
| 2024 | Debit € | Credit € | Balance € | |
|---|---|---|---|---|
| May 1 | Balance b/f | √1.140 Cr | ||
| May 5 | A. Pavlou | √100 | 1.040 Cr | |
| May 7 | J. John | √320 | 1.360 Cr | |
| May 10 | S/O – Black & White | x160 | 1.200 Cr | |
| May 11 | T. Linos | √660 | 540 Cr | |
| May 13 | A. Antoniou | √450 | 990 Cr | |
| May 15 | C/T – K. Xenios | x220 | 1.210 Cr | |
| May 18 | R. Petrou | √380 | 830 Cr | |
| May 22 | N. Nikolaou | √192 | 1.022 Cr | |
| May 27 | D/D V. Vassiliou | x180 | 842 Cr |
Έχοντας ελέγξει και έχοντας σημειώσει (√) στα ποσά, τα οποία συμφωνούν στο βιβλίο ταμείου και στην κατάσταση τράπεζας, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν τρία ποσά στην κατάσταση της τράπεζας (x) που δεν εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου. Αυτά είναι τα πιο κάτω:
| Ημερομηνία | Κωδικός | Ποσό € | Στοιχείο |
|---|---|---|---|
| May 10 | S/O | 160 | Black & White |
| May 15 | C/T | 220 | K. Xenios |
| May 27 | D/D | 180 | V. Vassiliou |
- S/O – Standing Order: πάγια εντολή πληρωμής προς τρίτο, την οποία εκτελεί αυτόματα η τράπεζα.
- C/T – Credit Transfer: πίστωση που δέχεται ο λογαριασμός απευθείας από τρίτο μέσω τραπεζικού εμβάσματος.
- D/D – Direct Debit: άμεση χρέωση που εκτελεί η τράπεζα προς τρίτο με βάση εξουσιοδότηση του πελάτη.
Και τα τρία είναι συναλλαγές που η τράπεζα γνωρίζει και καταχωρίζει αυτόματα, χωρίς η επιχείρηση να έχει ενημέρωση τη στιγμή που συμβαίνουν — γι' αυτό λείπουν αρχικά από το βιβλίο ταμείου.
Ενημέρωση του λογαριασμού της Τράπεζας
Οι εγγραφές καταχωρίζονται στο ημερολόγιο και ενημερώνεται το βιβλίο ταμείου μεταφέροντας σε αυτό τα ποσά:
Ημερολόγιο / Journal
| 2024 | € | € | |
|---|---|---|---|
| May 31 | Black & White | 160 | |
| Bank | 160 | ||
| May 31 | Bank | 220 | |
| K. Xenios | 220 | ||
| May 31 | V. Vassiliou | 180 | |
| Bank | 180 |
Ο S/O και το D/D είναι χρεώσεις για την επιχείρηση (πληρωμές που έγιναν), άρα χρεώνουν τον λογαριασμό του δικαιούχου (π.χ. Black & White, V. Vassiliou) και πιστώνουν τον λογαριασμό Τράπεζας — μειώνουν το υπόλοιπο του ταμείου. Το C/T είναι πίστωση για την επιχείρηση (χρήματα που εισπράχθηκαν), άρα χρεώνει τον λογαριασμό Τράπεζας και πιστώνει τον λογαριασμό του τρίτου (π.χ. K. Xenios) — αυξάνει το υπόλοιπο του ταμείου.
Το βιβλίο ταμείου (ενημερωμένο/αναπροσαρμοσμένο) του A. Andreou εμφανίζεται ως ακολούθως:
Cash book (Bank columns) — Αναπροσαρμοσμένο
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| May 1 | Balance b/d | 1.140 | May 7 | T. Linos | 660 |
| May 3 | P. Petrou | ⓐ200 | May 8 | A. Pavlou | 100 |
| May 5 | J. John | 320 | May 15 | R. Petrou | 380 |
| May 11 | A. Antoniou | 450 | May 25 | T. Costa | ⓐ190 |
| May 21 | N. Nikolaou | 192 | May 27 | F. Fanos | ⓐ240 |
| May 29 | T. Thomas | ⓐ128 | May 28 | E. Eva | ⓐ100 |
| May 31 | C/T K. Xenios | 220 | May 31 | S/O Black & White | 160 |
| May 31 | D/D V. Vassiliou | 180 | |||
| May 31 | Balance c/d | 640 | |||
| 2.650 | 2.650 | ||||
| June 1 | Balance b/d | 640 |
(Τα ποσά σημειωμένα με ⓐ είναι αυτά που παραμένουν κυκλωμένα — δεν εμφανίζονται ακόμη στην τραπεζική κατάσταση.)
Το νέο αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου είναι €640, χρεωστικό (Debit balance b/d).
Στάδιο 2: Κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας (Bank Reconciliation Statement)
Εντοπισμός συναλλαγών που εμφανίζονται στο ταμείο αλλά όχι στην τράπεζα
Μετά την ολοκλήρωση της αναπροσαρμογής του βιβλίου ταμείου με την τραπεζική κατάσταση, παρατηρείτε ότι τα δύο υπόλοιπά τους εξακολουθούν να έχουν διαφορά. Αυτό οφείλεται στο ότι υπάρχουν ποσά στο βιβλίο ταμείου, τα οποία δεν εμφανίζονται στην τραπεζική κατάσταση.
Αν και η επιχείρηση έχει αναπροσαρμόσει το υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου με τα ποσά που περιλαμβάνονται στην τραπεζική κατάσταση, δεν μπορεί να κάνει το ίδιο και στα βιβλία της τράπεζας. Ο μόνος τρόπος για να μπορέσει να αποδείξει ότι η διαφορά των υπολοίπων μπορεί να εξακριβωθεί και να αιτιολογηθεί είναι μέσα από τη δημιουργία της κατάστασης συμφιλίωσης της τράπεζας.
Πρέπει λοιπόν να εντοπιστούν όλα τα ποσά, τα οποία εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου και δεν εμφανίζονται στην τραπεζική κατάσταση (έχουν κυκλωθεί πιο πάνω). Στο παράδειγμα, έχουν εντοπιστεί τα πιο κάτω ποσά:
| Κατηγορία | Στοιχείο | Ποσό € |
|---|---|---|
| Uncleared lodgments (μη εκκαθαρισμένες καταθέσεις) | P. Petrou | 200 |
| T. Thomas | 128 | |
| Unpresented cheques (μη παρουσιασμένες επιταγές) | F. Fanos | 240 |
| E. Eva | 100 | |
| T. Costas | 190 |
Αυτές οι διαφορές οφείλονται σε ετεροχρονισμό (timing differences):
- Τα δύο πρώτα ποσά είναι εισπραχθείσες επιταγές (uncleared lodgments), οι οποίες έχουν καταχωρισθεί στο βιβλίο ταμείου αλλά δεν καταχωρίσθηκαν (επειδή δεν έχουν εκκαθαρίσει ακόμη) στην τραπεζική κατάσταση.
- Τα επόμενα τρία ποσά είναι επιταγές που δεν παρουσιάστηκαν ακόμη για εξαργύρωση στην τράπεζα (unpresented cheques). Οι επιταγές αυτές έχουν καταχωρισθεί στο βιβλίο ταμείου αλλά δεν έχουν καταχωρισθεί ακόμα στην τραπεζική κατάσταση.
Οι uncleared lodgments είναι ποσά που η επιχείρηση εισέπραξε (πίστωση στο ταμείο) και τα κατέθεσε στην τράπεζα, αλλά η τράπεζα δεν πρόλαβε να τα επεξεργαστεί. Τα unpresented cheques είναι ποσά που η επιχείρηση πλήρωσε με επιταγή (χρέωση στο ταμείο), αλλά ο δικαιούχος δεν πρόλαβε να την καταθέσει στη δική του τράπεζα για εξαργύρωση. Και οι δύο κατηγορίες προκύπτουν από το χρονικό χάσμα μεταξύ έκδοσης/κατάθεσης και τελικής εκκαθάρισης.
Αυτά τα ποσά χρησιμοποιούνται για την κατάσταση συμφιλίωσης λογαριασμού της τράπεζας (bank reconciliation statement).
Δύο τρόποι σύνταξης της κατάστασης
Η κατάσταση συμφιλίωσης λογαριασμού της τράπεζας μπορεί να αρχίζει:
| Επιλογή | Αρχίζει από | Καταλήγει σε |
|---|---|---|
| Α | το αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου | το υπόλοιπο της τραπεζικής κατάστασης |
| Β | το υπόλοιπο που εμφανίζεται στην τραπεζική κατάσταση | το αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου |
Και οι δύο εναλλακτικές μορφές οδηγούν στο ίδιο αποτέλεσμα — απλώς η αφετηρία και η κατεύθυνση της προσαρμογής αλλάζουν.
Μορφή Α: Αρχίζοντας από το βιβλίο ταμείου
Αρχίζοντας με το αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου, ακυρώνουμε τις εγγραφές που δεν έχουν γίνει στον λογαριασμό της επιχείρησης στα βιβλία της τράπεζας.
A. Andreou — Bank reconciliation statement on 31 May 2024
| € | € | |
|---|---|---|
| Debit Balance as per updated cash book | 640 | |
| Add Unpresented cheques: | ||
| T. Costas | 190 | |
| F. Fanos | 240 | |
| E. Eva | 100 | 530 |
| 1.170 | ||
| Less Uncleared lodgments: | ||
| T. Thomas | 128 | |
| P. Petrou | 200 | (328) |
| Credit Balance as per Bank Statement | 842 |
Στο βιβλίο ταμείου, οι επιταγές πληρωμής (unpresented cheques) έχουν ήδη αφαιρεθεί από το υπόλοιπο, αλλά η τράπεζα δεν τις έχει ακόμη χρεώσει — άρα για να φτάσουμε στο υπόλοιπο της τράπεζας πρέπει να τις προσθέσουμε ξανά. Αντίστροφα, οι εισπραχθείσες καταθέσεις (uncleared lodgments) έχουν ήδη προστεθεί στο βιβλίο ταμείου, αλλά η τράπεζα δεν τις έχει ακόμη πιστώσει — άρα πρέπει να τις αφαιρέσουμε για να φτάσουμε στο υπόλοιπο της τράπεζας. Αν αντιστρέψετε αυτή τη λογική, το τελικό υπόλοιπο δεν θα συμφωνεί με την τραπεζική κατάσταση.
Μορφή Β: Αρχίζοντας από την τραπεζική κατάσταση
Αρχίζοντας με το υπόλοιπο της τραπεζικής κατάστασης, συμπληρώνουμε τις εγγραφές που λείπουν από την τραπεζική κατάσταση.
A. Andreou — Bank reconciliation statement on 31 May 2024
| € | € | |
|---|---|---|
| Credit Balance as per bank Statement | 842 | |
| Add uncleared lodgments: | ||
| T. Thomas | 128 | |
| P. Petrou | 200 | 328 |
| 1.170 | ||
| Less Unpresented cheques: | ||
| T. Costas | 190 | |
| F. Fanos | 240 | |
| E. Eva | 100 | 530 |
| Debit Balance as per updated cash book | 640 |
Και στις δύο μορφές, το αποτέλεσμα επαληθεύει ότι το αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου (€640, χρεωστικό) και το υπόλοιπο της τραπεζικής κατάστασης (€842, πιστωτικό) συμφιλιώνονται πλήρως μέσα από τις δύο κατηγορίες εκκρεμών στοιχείων.
Παράδειγμα 2: Παρατράβηγμα Τράπεζας (Bank Overdraft)
Όταν υπάρχει παρατράβηγμα στην τράπεζα, η κατάσταση συμφιλίωσης της τράπεζας γίνεται με τον ίδιο τρόπο όπως στο Παράδειγμα 1, με μόνη διαφορά ότι το αρχικό και το τελικό υπόλοιπο είναι αρνητικά — δηλαδή στο βιβλίο ταμείου πιστωτικό υπόλοιπο και στην τραπεζική κατάσταση χρεωστικό υπόλοιπο.
Αυτό είναι το βιβλίο ταμείου του A. Andreou:
Cash book (Bank columns)
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| May 3 | P. Petrou | 200 | May 1 | Balance b/d | 1.140 |
| May 5 | J. John | √320 | May 7 | T. Linos | √660 |
| May 11 | A. Antoniou | √450 | May 8 | A. Pavlou | √100 |
| May 21 | N. Nikolaou | √192 | May 15 | R. Petrou | √380 |
| May 29 | T. Thomas | 128 | May 25 | T. Costa | 190 |
| May 27 | F. Fanos | 240 | |||
| May 28 | E. Eva | 100 |
Ο A. Andreou παραλαμβάνει την πιο κάτω τραπεζική κατάσταση:
Bank Statement
| 2024 | Debit € | Credit € | Balance € | |
|---|---|---|---|---|
| May 1 | Balance b/d | 1.140 Dr | ||
| May 5 | A. Pavlou | √100 | 1.240 Dr | |
| May 7 | J. John | √320 | 920 Dr | |
| May 10 | S/O – Black & White | x160 | 1.080 Dr | |
| May 11 | T. Linos | √660 | 1.740 Dr | |
| May 13 | A. Antoniou | √450 | 1.290 Dr | |
| May 15 | C/T – K. Xenia | x220 | 1.070 Dr | |
| May 18 | R. Petrou | √380 | 1.450 Dr | |
| May 22 | N. Nikolaou | √192 | 1.258 Dr | |
| May 27 | D/D V. Vassiliou | x180 | 1.438 Dr |
Στο Παράδειγμα 1 το αρχικό υπόλοιπο ήταν «1.140 Cr» (πιστωτικό — η επιχείρηση έχει χρήματα στην τράπεζα). Εδώ, στο παρατράβηγμα, το αρχικό υπόλοιπο είναι «1.140 Dr» (χρεωστικό — η επιχείρηση χρωστάει στην τράπεζα). Παράλληλα, στο βιβλίο ταμείου το «Balance b/d» των €1.140 εμφανίζεται πλέον στην πιστωτική πλευρά αντί για τη χρεωστική, γιατί η επιχείρηση ξεκινά τον μήνα με αρνητικό (πιστωτικό) υπόλοιπο ταμείου. Η φύση του υπολοίπου αντιστρέφεται σε σχέση με το κανονικό παράδειγμα, αλλά η μεθοδολογία συμφιλίωσης παραμένει ίδια.
Έχοντας ελέγξει και έχοντας σημειώσει (√) στα ποσά, τα οποία συμφωνούν στο βιβλίο ταμείου και στην κατάσταση τράπεζας, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν τρία ποσά (x) στην κατάσταση της τράπεζας που δεν εμφανίζονται στο βιβλίο ταμείου:
| Ημερομηνία | Κωδικός | Ποσό € | Στοιχείο |
|---|---|---|---|
| May 10 | S/O | 160 | Black & White |
| May 15 | C/T | 220 | K. Xenia |
| May 27 | D/D | 180 | V. Vassiliou |
Η διαδικασία που ακολουθεί είναι η ίδια όπως στο Παράδειγμα 1: οι τρεις αυτές συναλλαγές καταχωρίζονται στο ημερολόγιο και μεταφέρονται στο βιβλίο ταμείου για να προκύψει το αναπροσαρμοσμένο υπόλοιπο, και στη συνέχεια εντοπίζονται τα ποσά που παραμένουν στο βιβλίο ταμείου αλλά δεν εμφανίζονται στην τραπεζική κατάσταση (uncleared lodgments και unpresented cheques), τα οποία χρησιμοποιούνται για τη σύνταξη της κατάστασης συμφιλίωσης της τράπεζας — με το αρχικό και τελικό υπόλοιπο να διατηρούν τον αντεστραμμένο (πιστωτικό στο ταμείο / χρεωστικό στην τράπεζα) χαρακτήρα τους λόγω του παρατραβήγματος.
Σε κανονική κατάσταση, ένα υπόλοιπο ταμείου «Balance b/d» στη χρεωστική πλευρά σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει διαθέσιμα χρήματα στην τράπεζα. Σε παρατράβηγμα, το ίδιο ποσό εμφανίζεται στην πιστωτική πλευρά του βιβλίου ταμείου, γιατί η επιχείρηση έχει αναλάβει περισσότερα από όσα κατέθεσε — δηλαδή χρωστάει στην τράπεζα. Η αναγνώριση της σωστής πλευράς (Debit/Credit, Dr/Cr) σε κάθε περίπτωση είναι κρίσιμη, γιατί καθορίζει αν ένα στοιχείο προστίθεται ή αφαιρείται στην κατάσταση συμφιλίωσης.