10.3 Λόγοι Ασυμφωνίας Μεταξύ των Δύο Υπολοίπων 🏦

Συνήθως, συγκρίνοντας το βιβλίο ταμείου (Cash book) με την τραπεζική κατάσταση (Bank statement) μπορεί να διαπιστωθεί ότι ένα στοιχείο δεν εμφανίζεται και στους δύο λογαριασμούς. Επομένως, τα υπόλοιπα του βιβλίου ταμείου και της τραπεζικής κατάστασης δεν θα συμφωνούν.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να πραγματοποιούν διαδικασίες συμφιλίωσης μεταξύ του υπολοίπου της τράπεζας στα βιβλία της επιχείρησης και του υπολοίπου που εμφανίζεται στην τραπεζική κατάσταση, με την ετοιμασία μιας κατάστασης συμφιλίωσης (Bank reconciliation statement).

Οι λόγοι για τους οποίους τα δύο υπόλοιπα δεν συμφωνούν χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες: χρονικές διαφορές, συναλλαγές που γίνονται απευθείας μέσω της τράπεζας και αριθμητικά λάθη ή παραλείψεις.

Κατηγορία 1η: Χρονικές Διαφορές (Timing Differences) ⏱️

Πρόκειται για συναλλαγές που εμφανίζονται πρώτα στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης, αλλά καθυστερούν να εμφανιστούν στην τραπεζική κατάσταση. Η επιχείρηση τις έχει ήδη καταχωρίσει, όμως η τράπεζα δεν έχει προλάβει ακόμα να τις επεξεργαστεί.

Μη εκκαθαρισθείσες καταθέσεις (Uncleared lodgment / Deposits not credited by bank)

Καταθέσεις τις οποίες η επιχείρηση έχει ήδη στείλει στην τράπεζα και έχει καταχωρίσει στο βιβλίο ταμείου της, αλλά η τράπεζα δεν τις έχει ακόμα καταχωρίσει στην τραπεζική κατάσταση. Συνήθως πρόκειται για καταθέσεις που έγιναν στο τέλος της περιόδου, λίγο πριν κλείσει το ταμείο ή η τράπεζα εκδώσει την κατάστασή της.

Μη εξαργυρωθείσες επιταγές (Unpresented cheques)

Επιταγές που έχει εκδώσει η επιχείρηση προς τρίτους (και τις έχει ήδη αφαιρέσει από το βιβλίο ταμείου της), αλλά οι δικαιούχοι δεν τις έχουν ακόμα παρουσιάσει στην τράπεζα για εξαργύρωση, ή η τράπεζα δεν τις έχει ακόμα εκκαθαρίσει κατά τη στιγμή της έκδοσης της τραπεζικής κατάστασης.

Κατηγορία 2η: Συναλλαγές Απευθείας Μέσω Τράπεζας 💳

Πρόκειται για την αντίθετη περίπτωση: συναλλαγές που γίνονται απευθείας μέσω της τράπεζας και εμφανίζονται στην τραπεζική κατάσταση, αλλά δεν εμφανίζονται (ακόμα) στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης, επειδή η επιχείρηση δεν έχει ενημερωθεί γι' αυτές τη στιγμή που γίνονται.

Τόκοι (Interest income / Interest charges)

• Interest income - έσοδα από τόκους εισπρακτέους που η τράπεζα παραχωρεί στην επιχείρηση.
• Interest charges - έξοδα τόκων με τα οποία η τράπεζα επιβαρύνει την επιχείρηση.

Μη πληρωθείσες επιταγές (Dishonoured cheques)

Επιταγές που έχουν κατατεθεί από την επιχείρηση και έχουν ήδη καταχωριστεί στο βιβλίο ταμείου της ως είσπραξη, αλλά η τράπεζα δεν μπόρεσε τελικά να τις εισπράξει, επειδή:

• δεν υπήρχαν αρκετά διαθέσιμα μετρητά (insufficient funds) στον λογαριασμό του εκδότη της επιταγής, ή
• υπήρχε κάποιο λάθος στην επιταγή.

Πάγια εντολή πληρωμής (Standing order - S/O)

Πάγια εντολή για πληρωμή ορισμένων εξόδων από την τράπεζα προς τρίτους, σε τακτά χρονικά διαστήματα. Το ποσό της πληρωμής είναι σταθερό, π.χ. πληρωμές για δόσεις δανείων.

Τραπεζικές χρεώσεις (Bank charges)

Επιβαρύνσεις για υπηρεσίες της τράπεζας, οι οποίες χρεώνονται στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης απευθείας από την τράπεζα, όπως χρέωση για βιβλιάριο επιταγών ή για προετοιμασία τραπεζικής κατάστασης.

Άμεση χρέωση (Direct debit)

Πάγια εντολή για πληρωμή ορισμένων εξόδων σε τακτά χρονικά διαστήματα, όπου, σε αντίθεση με την πάγια εντολή (S/O), το ποσό της πληρωμής δεν είναι σταθερό - για παράδειγμα, πληρωμές λογαριασμών όπως τηλεφώνου, ηλεκτρισμού κ.λπ.

Έμβασμα (Credit transfer)

Ποσό που κατατίθεται στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης, κατόπιν εντολής κάποιου πελάτη ή απευθείας από τον πελάτη ηλεκτρονικά. Συνήθως οι τράπεζες ειδοποιούν τους πελάτες τους μετά από μια τέτοια πράξη, με πιστωτική ή χρεωστική σημείωση (credit or debit advice), η οποία όμως παίρνει κάποιες μέρες να φθάσει στον πελάτη. Γι' αυτό παρατηρείται καθυστέρηση στην ενημέρωση του βιβλίου ταμείου.

Κατηγορία 3η: Αριθμητικά Λάθη ή Παραλείψεις (Errors and Omissions) ❌

Η τρίτη κατηγορία αφορά αριθμητικά λάθη ή παραλείψεις στην καταχώριση των ποσών. Μερικές φορές μπορεί να γίνουν λάθη είτε από την τράπεζα είτε από την επιχείρηση.

Χαρακτηριστικά παραδείγματα τέτοιων λαθών είναι:

• λανθασμένη καταχώριση ποσού (π.χ. αντιμετάθεση ψηφίων),
• παράλειψη καταχώρισης μιας συναλλαγής εξ ολοκλήρου,
• διπλή καταχώριση της ίδιας συναλλαγής,
• καταχώριση συναλλαγής στον λάθος λογαριασμό.

Αυτά τα λάθη, σε αντίθεση με τις χρονικές διαφορές και τις συναλλαγές μέσω τράπεζας, δεν αφορούν καθυστέρηση αλλά πραγματικό σφάλμα. Μπορούν να διορθωθούν ή να διαγραφούν όταν ανακαλυφθούν.

Συνοπτικός Πίνακας Λόγων Ασυμφωνίας 📋