10.2 Τραπεζική Κατάσταση (Bank Statement) 🏦
Η τραπεζική κατάσταση είναι ένα αντίγραφο του λογαριασμού των πελατών της τράπεζας όπως εμφανίζεται στο λογιστικό της σύστημα. Δίνεται στον πελάτη για να τον ενημερώσει για τις εγγραφές που έχουν γίνει στον λογαριασμό του στην τράπεζα, και αυτός θα πρέπει να ελέγξει την ακρίβεια των εγγραφών που έχουν καταχωρισθεί συγκρίνοντάς τες με τις δικές του εγγραφές.
Οι τράπεζες εκδίδουν τραπεζικές καταστάσεις (bank statements) σε μηνιαία βάση, αλλά μπορεί να εκδοθεί κατάσταση οποιαδήποτε στιγμή το ζητήσει η επιχείρηση ή ο πελάτης.
Ο λογαριασμός «Τράπεζα» υπάρχει και στα βιβλία της επιχείρησης και στα βιβλία της τράπεζας — είναι ο ίδιος λογαριασμός, καταγραμμένος όμως από δύο διαφορετικές οπτικές γωνίες. Η τραπεζική κατάσταση είναι απλώς το «αντίγραφο» που κρατά η τράπεζα για τον συγκεκριμένο πελάτη.
Η μορφή της τραπεζικής κατάστασης
Η τραπεζική κατάσταση (bank statement) είναι ουσιαστικά ο λογαριασμός της επιχείρησης στο λογιστικό σύστημα της τράπεζας. Αντί όμως να ετοιμάζεται ο λογαριασμός όπως τον γνωρίζουμε από τη λογιστική της επιχείρησης, χρησιμοποιείται μία άλλη μορφή λογαριασμού, σε ηλεκτρονική μορφή: ο τρίστηλος λογαριασμός (running balance).
Ο τρίστηλος λογαριασμός έχει τρεις στήλες:
| Στήλη | Περιεχόμενο |
|---|---|
| 1η στήλη | Χρέωση (Debit) |
| 2η στήλη | Πίστωση (Credit) |
| 3η στήλη | Υπόλοιπο (Balance) |
Το υπόλοιπο (η τρίτη στήλη) εμφανίζεται και ενημερώνεται μετά από κάθε λογιστική πράξη — δηλαδή μετά από κάθε συναλλαγή που καταχωρίζεται, ο πελάτης βλέπει αμέσως το νέο υπόλοιπο του λογαριασμού του, χωρίς να χρειάζεται να κάνει ο ίδιος τον υπολογισμό.
Αυτό είναι το σημείο που μπερδεύει συχνά τους μαθητές. Ο τρόπος παρουσίασης των συναλλαγών στην τραπεζική κατάσταση βασίζεται στα βιβλία της τράπεζας, όχι στα βιβλία της επιχείρησης. Επομένως:
- Η στήλη των χρεώσεων της τράπεζας αντανακλά μειώσεις στο υπόλοιπο του λογαριασμού της επιχείρησης.
- Η στήλη των πιστώσεων της τράπεζας αντιστοιχεί σε αυξήσεις στο υπόλοιπο της επιχείρησης.
Αυτό είναι ακριβώς το αντίθετο από ό,τι θα περίμενε κανείς αν σκεφτόταν τον λογαριασμό «Τράπεζα» όπως τον τηρεί η ίδια η επιχείρηση, όπου μια κατάθεση χρεώνει τον λογαριασμό (αύξηση) και μια ανάληψη ή επιταγή τον πιστώνει (μείωση). Ο λόγος είναι απλός: η τράπεζα βλέπει την επιχείρηση ως δικό της πελάτη, δηλαδή ως δικό της πιστωτή στα δικά της βιβλία — τα χρήματα που κρατά η τράπεζα για λογαριασμό της επιχείρησης είναι, από την πλευρά της τράπεζας, μια υποχρέωση προς αυτήν.
Γιατί συμβαίνει αυτή η αντιστροφή
Η εξήγηση βρίσκεται στο ποιος «κρατά» τα βιβλία. Η τραπεζική κατάσταση δεν είναι αντίγραφο του λογαριασμού «Τράπεζα» όπως τον βλέπει η επιχείρηση· είναι αντίγραφο του λογαριασμού της επιχείρησης όπως τον βλέπει η τράπεζα. Από τη σκοπιά της τράπεζας, τα χρήματα που έχει καταθέσει η επιχείρηση δεν είναι δικό της περιουσιακό στοιχείο — είναι μια οφειλή που έχει η τράπεζα προς την επιχείρηση, δηλαδή για την τράπεζα η επιχείρηση λειτουργεί σαν πιστωτής της.
Γι' αυτό:
- όταν η επιχείρηση καταθέτει χρήματα, η τράπεζα πιστώνει τον λογαριασμό της επιχείρησης (το χρέος της τράπεζας προς την επιχείρηση αυξάνεται)·
- όταν η επιχείρηση αναλαμβάνει χρήματα ή εξαργυρώνει επιταγή, η τράπεζα χρεώνει τον λογαριασμό της επιχείρησης (το χρέος της τράπεζας προς την επιχείρηση μειώνεται).
Έτσι εξηγείται η βασική αρχή: η στήλη των χρεώσεων της τράπεζας αντανακλά μειώσεις στο υπόλοιπο του λογαριασμού της επιχείρησης, ενώ οι πιστώσεις στον τραπεζικό λογαριασμό αποτελούν αύξηση στο υπόλοιπο της επιχείρησης.
Κάθε φορά που βλέπεις μια κατάθεση να εμφανίζεται ως πίστωση στην τραπεζική σου κατάσταση, θυμήσου ότι η ίδια συναλλαγή, στα δικά σου βιβλία, καταγράφεται ως χρέωση. Δύο λογιστικά συστήματα, δύο διαφορετικές οπτικές, ίδια πραγματικότητα.
Γιατί μπορεί να υπάρχουν διαφορές ανάμεσα στα δύο υπόλοιπα
Μπορεί επίσης να υπάρχουν περιπτώσεις όπου κάτι έχει καταγραφεί στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης, όπως η έκδοση επιταγών, αλλά δεν έχει ακόμη καταχωρισθεί στα βιβλία της τράπεζας, γιατί δεν έχει ακόμη παρουσιαστεί η επιταγή προς εξαργύρωση.
Για να μπορέσει η επιχείρηση να εξακριβώσει οποιαδήποτε διαφορά υπάρχει μεταξύ των δύο υπολοίπων, χρειάζεται να συγκρίνει τις εγγραφές στα βιβλία της με αυτές που έχουν γίνει στα βιβλία της τράπεζας και φαίνονται στην τραπεζική κατάσταση (bank statement).
Μια επιταγή που έχει εκδοθεί και καταχωρισθεί στο βιβλίο ταμείου της επιχείρησης μπορεί να μην έχει ακόμη εμφανιστεί στην τραπεζική κατάσταση, επειδή ο δικαιούχος της δεν την έχει παρουσιάσει ακόμη στην τράπεζα για εξαργύρωση. Τέτοιου είδους χρονικές αποκλίσεις είναι η βασική αιτία διαφοράς ανάμεσα στο υπόλοιπο του βιβλίου ταμείου και στο υπόλοιπο της τραπεζικής κατάστασης.
Η ηλεκτρονική πρόσβαση στον λογαριασμό (internet banking)
Με τη βοήθεια της σύγχρονης τεχνολογίας, οι τράπεζες παρέχουν στους πελάτες τους τη δυνατότητα να έχουν ηλεκτρονική πρόσβαση στον λογαριασμό τους (internet banking), όποτε το επιθυμούν. Επιχειρήσεις με αρκετές συναλλαγές ελέγχουν καθημερινά τους τραπεζικούς τους λογαριασμούς, τόσο για ενημέρωση και προγραμματισμό των ταμειακών ροών, όσο και για ενημέρωση του βιβλίου ταμείου με συναλλαγές που εμφανίστηκαν στην τράπεζα όπως, standing orders, direct debits, ή credit transfers.
Η καθημερινή αυτή παρακολούθηση επιτρέπει στην επιχείρηση να ενημερώνει έγκαιρα το βιβλίο ταμείου της με κινήσεις που έγιναν απευθείας μέσω της τράπεζας, χωρίς η ίδια η επιχείρηση να έχει εκδώσει σχετικό παραστατικό.