9.5 Πλήρως Λυμένο Παράδειγμα 2 💶
Σε αυτή την υποενότητα θα δούμε ένα πλήρες παράδειγμα Τριστήλου Βιβλίου Ταμείου (Three Column Cash Book), από την καταχώριση των συναλλαγών μέχρι τη μεταφορά των συνόλων των στηλών έκπτωσης στους σχετικούς λογαριασμούς έκπτωσης του Γενικού Καθολικού και τις αναρτήσεις στο Καθολικό Πωλήσεων και στο Καθολικό Αγορών.
Η εκφώνηση 📋
Ακολουθεί ένα παράδειγμα τριστήλου βιβλίου ταμείου του Α. Andreou για τον μήνα Μάιο 2024, το οποίο δείχνει τη μεταφορά των συνόλων των στηλών έκπτωσης στους λογαριασμούς έκπτωσης του Γενικού Καθολικού, καθώς και τις σχετικές αναρτήσεις στο Καθολικό Πωλήσεων και στο Καθολικό Αγορών.
| 2024 | Συναλλαγή | € |
|---|---|---|
| Μάιος 1 | Υπόλοιπα μεταφοράς από Φεβρουάριο: | |
| Υπόλοιπο Ταμείου (μετρητά) | 29 | |
| Υπόλοιπο Τράπεζας (χρεωστικό) | 654 | |
| Λογαριασμοί Εμπορικών Χρεωστών: | ||
| B King | 120 | |
| N Campbell | 280 | |
| D Shand | 40 | |
| Λογαριασμοί Εμπορικών Πιστωτών: | ||
| U Barrow | 60 | |
| A Allen | 440 | |
| R Long | 100 | |
| Μάιος 2 | Ο B King πληρώνει τον A. Andreou με επιταγή, έχοντας αφαιρέσει 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς | 117 |
| Μάιος 8 | Ο A. Andreou πληρώνει τον λογαριασμό του R Long με επιταγή, αφού αφαίρεσε 5% έκπτωση τοις μετρητοίς | 95 |
| Μάιος 11 | Ο A. Andreou ανέλαβε €100 μετρητά από την τράπεζα για επιχειρηματική χρήση | 100 |
| Μάιος 16 | Ο N Campbell πληρώνει τον λογαριασμό του στον A. Andreou με επιταγή, αφού αφαίρεσε 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς | 273 |
| Μάιος 25 | Ο A. Andreou πληρώνει έξοδα σε μετρητά | 92 |
| Μάιος 28 | Ο D Shand πληρώνει σε μετρητά, έχοντας αφαιρέσει 5% έκπτωση τοις μετρητοίς | 38 |
| Μάιος 29 | Ο A. Andreou πληρώνει τον U Barrow με επιταγή, μείον 5% | 57 |
| Μάιος 30 | Ο A. Andreou πληρώνει τον A Allen με επιταγή, μείον 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς | 429 |
Να θεωρήσετε ότι οι επιταγές κατατέθηκαν απευθείας στην τράπεζα.
Η εκφώνηση διευκρινίζει ρητά ότι όλες οι επιταγές που εισπράττονται κατατίθενται απευθείας στην τράπεζα. Αυτό σημαίνει ότι καμία επιταγή δεν περνά πρώτα από τη στήλη Μετρητών — καταχωρίζεται κατευθείαν στη στήλη Τράπεζας. Αν η υπόθεση αυτή δεν δινόταν, θα έπρεπε να θεωρηθεί ότι η επιταγή εισπράττεται πρώτα σε μετρητά και μετά κατατίθεται (οπότε θα χρειαζόταν μια contra εγγραφή επιπλέον).
Βήμα 1: Άνοιγμα του βιβλίου με τα υπόλοιπα 🔓
Το βιβλίο ταμείου ανοίγει στις Μάιος 1 με τα υπόλοιπα που μεταφέρθηκαν από τον προηγούμενο μήνα (Φεβρουάριο):
- Υπόλοιπο Ταμείου: €29 — καταχωρίζεται στη χρεωστική (αριστερή) πλευρά, στήλη Μετρητών, αφού πρόκειται για χρεωστικό υπόλοιπο (η επιχείρηση έχει μετρητά στη διάθεσή της).
- Υπόλοιπο Τράπεζας: €654 (χρεωστικό) — καταχωρίζεται στη χρεωστική πλευρά, στήλη Τράπεζας, αφού η επιχείρηση έχει καταθέσεις στην τράπεζα.
Οι λογαριασμοί Εμπορικών Χρεωστών (B King €120, N Campbell €280, D Shand €40) και Εμπορικών Πιστωτών (U Barrow €60, A Allen €440, R Long €100) δεν καταχωρίζονται στο βιβλίο ταμείου — δίνονται απλώς ως πληροφορία, ώστε αργότερα να μπορέσουμε να υπολογίσουμε το ποσοστό έκπτωσης πάνω στο σωστό αρχικό υπόλοιπο κάθε λογαριασμού.
Τα υπόλοιπα αυτά δεν μπαίνουν στο βιβλίο ταμείου, αλλά είναι απαραίτητα για τους υπολογισμούς: όταν ο B King πληρώνει «έχοντας αφαιρέσει 2,5% έκπτωση», η έκπτωση υπολογίζεται πάνω στο αρχικό του χρέος των €120, όχι πάνω στο ποσό που τελικά πληρώθηκε.
Βήμα 2: Ανάλυση κάθε συναλλαγής και υπολογισμός εκπτώσεων 🧮
Μάιος 2 — Ο B King πληρώνει με επιταγή
Ο B King χρωστούσε €120. Πλήρωσε με επιταγή €117, έχοντας αφαιρέσει 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς.
Άρα: Έκπτωση που δόθηκε (Discount Allowed) = €3, Επιταγή που εισπράχθηκε = €117. Επειδή οι επιταγές κατατίθενται απευθείας, το ποσό των €117 καταχωρίζεται στη χρεωστική πλευρά, στήλη Τράπεζας.
Μάιος 8 — Ο A. Andreou πληρώνει τον R Long με επιταγή
Ο A. Andreou χρωστούσε στον R Long €100. Πλήρωσε €95 με επιταγή, αφού αφαίρεσε 5% έκπτωση τοις μετρητοίς.
Άρα: Έκπτωση που ελήφθη (Discount Received) = €5, Επιταγή που πληρώθηκε = €95, καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Τράπεζας.
Μάιος 11 — Ανάληψη €100 από την τράπεζα για επιχειρηματική χρήση (Contra Entry) 🔄
Ο A. Andreou ανέλαβε €100 μετρητά από την τράπεζα. Αυτή η συναλλαγή αφορά μεταφορά χρημάτων μέσα στην ίδια επιχείρηση — από την τράπεζα στο ταμείο μετρητών — και όχι συναλλαγή με τρίτο πρόσωπο. Γι' αυτό καταχωρίζεται ως contra εγγραφή:
- Στη χρεωστική πλευρά, στήλη Μετρητών: €100 (τα μετρητά αυξάνονται)
- Στην πιστωτική πλευρά, στήλη Τράπεζας: €100 (το υπόλοιπο τράπεζας μειώνεται)
Και οι δύο εγγραφές σημειώνονται με το γράμμα C δίπλα στην περιγραφή («Bank-C» και «Cash-C» αντίστοιχα), που δηλώνει ότι πρόκειται για contra εγγραφή.
Το γράμμα C (από το Contra) δίπλα σε μια εγγραφή σημαίνει ότι η καταχώριση δεν χρειάζεται ξεχωριστή ανάρτηση σε λογαριασμό του Γενικού Καθολικού, γιατί η ίδια συναλλαγή εμφανίζεται ήδη και στις δύο πλευρές του ίδιου βιβλίου ταμείου (μία φορά στη στήλη Μετρητών και μία στη στήλη Τράπεζας). Το βιβλίο ταμείου λειτουργεί εδώ ταυτόχρονα ως ημερολόγιο και ως λογαριασμός, οπότε η contra εγγραφή είναι πλήρης από μόνη της.
Μάιος 16 — Ο N Campbell πληρώνει με επιταγή
Ο N Campbell χρωστούσε €280. Πλήρωσε €273 με επιταγή, αφού αφαίρεσε 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς.
Άρα: Έκπτωση που δόθηκε = €7, Επιταγή που εισπράχθηκε = €273, στη χρεωστική πλευρά, στήλη Τράπεζας.
Μάιος 25 — Πληρωμή εξόδων σε μετρητά
Ο A. Andreou πληρώνει €92 έξοδα σε μετρητά. Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Μετρητών, χωρίς έκπτωση (δεν αναφέρεται έκπτωση για αυτή τη συναλλαγή).
Μάιος 28 — Ο D Shand πληρώνει σε μετρητά
Ο D Shand χρωστούσε €40. Πλήρωσε €38 σε μετρητά, έχοντας αφαιρέσει 5% έκπτωση τοις μετρητοίς.
Άρα: Έκπτωση που δόθηκε = €2, Μετρητά που εισπράχθηκαν = €38, στη χρεωστική πλευρά, στήλη Μετρητών.
Μάιος 29 — Ο A. Andreou πληρώνει τον U Barrow με επιταγή
Ο A. Andreou χρωστούσε στον U Barrow €60. Πλήρωσε με επιταγή, μείον 5% έκπτωση.
Άρα: Έκπτωση που ελήφθη = €3, Επιταγή που πληρώθηκε = €57, στην πιστωτική πλευρά, στήλη Τράπεζας.
Μάιος 30 — Ο A. Andreou πληρώνει τον A Allen με επιταγή
Ο A. Andreou χρωστούσε στον A Allen €440. Πλήρωσε με επιταγή, μείον 2,5% έκπτωση τοις μετρητοίς.
Άρα: Έκπτωση που ελήφθη = €11, Επιταγή που πληρώθηκε = €429, στην πιστωτική πλευρά, στήλη Τράπεζας.
Βήμα 3: Το πλήρες Τρίστηλο Βιβλίο Ταμείου 📗
A Andreou — Τρίστηλο Βιβλίο Ταμείου
Χρεωστική πλευρά (Dr)
| Ημερομηνία | Λεπτομέρειες | Έκπτωση που δόθηκε (€) | Μετρητά (€) | Τράπεζα (€) |
|---|---|---|---|---|
| Μάιος 1 | Υπόλοιπα b/d | 29 | 654 | |
| Μάιος 2 | B King | 3 | 117 | |
| Μάιος 11 | Τράπεζα — C | 100 | ||
| Μάιος 16 | N Campbell | 7 | 273 | |
| Μάιος 28 | D Shand | 2 | 38 | |
| Σύνολα | 12 | 167 | 1.044 | |
| Ιούνιος 1 | Υπόλοιπα b/d | 75 | 363 |
Πιστωτική πλευρά (Cr)
| Ημερομηνία | Λεπτομέρειες | Έκπτωση που ελήφθη (€) | Μετρητά (€) | Τράπεζα (€) |
|---|---|---|---|---|
| Μάιος 8 | R Long | 5 | 95 | |
| Μάιος 11 | Μετρητά — C | 100 | ||
| Μάιος 25 | Έξοδα | 92 | ||
| Μάιος 29 | U Barrow | 3 | 57 | |
| Μάιος 30 | A Allen | 11 | 429 | |
| Μάιος 31 | Υπόλοιπα c/d | 75 | 363 | |
| Σύνολα | 19 | 167 | 1.044 |
Παρατήρησε ότι το σύνολο της στήλης «Έκπτωση που δόθηκε» (€12) είναι διαφορετικό από το σύνολο της στήλης «Έκπτωση που ελήφθη» (€19). Αυτό είναι φυσιολογικό: οι δύο στήλες έκπτωσης είναι απλώς υπενθυμιστικές (memorandum) στήλες — καταγράφουν δύο εντελώς διαφορετικά μεγέθη (έκπτωση προς πελάτες και έκπτωση από προμηθευτές) και δεν χρειάζεται να ισούνται. Αντίθετα, οι στήλες Μετρητών και Τράπεζας πρέπει να ισοσκελίζονται (167=167 και 1.044=1.044), αφού αποτελούν πραγματικούς λογαριασμούς.
Βήμα 4: Υπολογισμός και μεταφορά υπολοίπων (balances c/d και b/d) ⚖️
Στο τέλος του μήνα (31 Μαΐου) υπολογίζουμε τα υπόλοιπα των στηλών Μετρητών και Τράπεζας:
Στήλη Μετρητών:
Το υπόλοιπο των €75 καταχωρίζεται ως «Υπόλοιπα c/d» (carried down) στην πιστωτική πλευρά στις 31 Μαΐου, ώστε οι δύο πλευρές να ισοσκελίζονται (167 = 167). Στη συνέχεια, το ίδιο ποσό ξαναγράφεται ως «Υπόλοιπα b/d» (brought down) στη χρεωστική πλευρά την 1η Ιουνίου — δηλώνοντας το χρεωστικό υπόλοιπο μετρητών με το οποίο ανοίγει ο επόμενος μήνας.
Στήλη Τράπεζας:
Το υπόλοιπο των €363 καταχωρίζεται ως «Υπόλοιπα c/d» στην πιστωτική πλευρά στις 31 Μαΐου, και ξαναγράφεται ως «Υπόλοιπα b/d» στη χρεωστική πλευρά την 1η Ιουνίου.
Το υπόλοιπο c/d μπαίνει πάντα στην πλευρά που είναι μικρότερη, ώστε τα δύο σύνολα να γίνουν ίσα. Αφού η χρεωστική πλευρά της στήλης Μετρητών ήταν μεγαλύτερη (167 έναντι 92), το υπόλοιπο των €75 μπαίνει στην πιστωτική πλευρά ως c/d, «κλείνοντας» έτσι τεχνικά τον λογαριασμό στις 31 Μαΐου. Το ίδιο ποσό μεταφέρεται στη χρεωστική πλευρά ως b/d, δείχνοντας ότι η επιχείρηση ξεκινά τον νέο μήνα με χρεωστικό (θετικό) υπόλοιπο μετρητών.
Βήμα 5: Μεταφορά των συνόλων έκπτωσης στο Γενικό Καθολικό 📒
Στο τέλος του μήνα, τα σύνολα των δύο στηλών έκπτωσης μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού:
Λογαριασμός Έκπτωσης που Δόθηκε (Discount Allowed Account)
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 31 | Εμπορικοί Χρεώστες | 12 |
Το σύνολο των €12 (η έκπτωση που η επιχείρηση παραχώρησε στους πελάτες της B King, N Campbell και D Shand) καταχωρίζεται στη χρεωστική πλευρά του λογαριασμού Έκπτωσης που Δόθηκε, με αντίστοιχη περιγραφή «Εμπορικοί Χρεώστες» — αφού πρόκειται για έξοδο της επιχείρησης.
Λογαριασμός Έκπτωσης που Ελήφθη (Discount Received Account)
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 31 | Εμπορικοί Πιστωτές | 19 |
Το σύνολο των €19 (η έκπτωση που η επιχείρηση έλαβε από τους προμηθευτές R Long, U Barrow και A Allen) καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά του λογαριασμού Έκπτωσης που Ελήφθη, με αντίστοιχη περιγραφή «Εμπορικοί Πιστωτές» — αφού πρόκειται για έσοδο της επιχείρησης.
Οι μεμονωμένες εκπτώσεις (π.χ. τα €3 του B King, τα €7 του N Campbell, τα €2 του D Shand) αναρτούνται ατομικά στον προσωπικό λογαριασμό κάθε πελάτη ή προμηθευτή στο Καθολικό Πωλήσεων ή Αγορών (δες Βήμα 6). Μόνο το άθροισμα κάθε στήλης έκπτωσης μεταφέρεται μία φορά, στο τέλος του μήνα, στον αντίστοιχο λογαριασμό έκπτωσης του Γενικού Καθολικού. Έτσι αποφεύγεται η πολλαπλή, χρονοβόρα αναγραφή της ίδιας πληροφορίας.
Βήμα 6: Αναρτήσεις στο Καθολικό Πωλήσεων (λογαριασμοί χρεωστών) 🧾
Κάθε πελάτης που πλήρωσε τον λογαριασμό του βλέπει στην πιστωτική πλευρά του προσωπικού του λογαριασμού δύο κινήσεις: το ποσό που πλήρωσε (Τράπεζα) και την έκπτωση που του παραχωρήθηκε (Discount Allowed). Οι δύο μαζί εξισώνουν το αρχικό χρεωστικό του υπόλοιπο.
Λογαριασμός B King
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 120 | Μάιος 2 | Τράπεζα | 117 |
| Μάιος 2 | Έκπτωση που Δόθηκε | 3 | |||
| 120 | 120 |
Λογαριασμός N Campbell
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 280 | Μάιος 16 | Τράπεζα | 273 |
| Μάιος 16 | Έκπτωση που Δόθηκε | 7 | |||
| 280 | 280 |
Λογαριασμός D Shand
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 40 | Μάιος 28 | Μετρητά | 38 |
| Μάιος 28 | Έκπτωση που Δόθηκε | 2 | |||
| 40 | 40 |
Και στους τρεις λογαριασμούς, το αρχικό χρεωστικό υπόλοιπο (120, 280, 40 αντίστοιχα) μηδενίζεται πλήρως: το ποσό που εισπράχθηκε συν την έκπτωση που παραχωρήθηκε ισούνται ακριβώς με το αρχικό χρέος. Αυτό επιβεβαιώνει ότι οι υπολογισμοί έκπτωσης του Βήματος 2 ήταν σωστοί.
Βήμα 7: Αναρτήσεις στο Καθολικό Αγορών (λογαριασμοί πιστωτών) 🧾
Κάθε προμηθευτής που ο A. Andreou πλήρωσε βλέπει στη χρεωστική πλευρά του προσωπικού του λογαριασμού δύο κινήσεις: το ποσό που πληρώθηκε (Τράπεζα) και την έκπτωση που ελήφθη (Discount Received). Οι δύο μαζί εξισώνουν το αρχικό πιστωτικό υπόλοιπο.
Λογαριασμός U Barrow
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 29 | Τράπεζα | 57 | Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 60 |
| Μάιος 29 | Έκπτωση που Ελήφθη | 3 | |||
| 60 | 60 |
Λογαριασμός R Long
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 8 | Τράπεζα | 95 | Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 100 |
| Μάιος 8 | Έκπτωση που Ελήφθη | 5 | |||
| 100 | 100 |
Λογαριασμός A Allen
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 30 | Τράπεζα | 429 | Μάιος 1 | Υπόλοιπο b/d | 440 |
| Μάιος 30 | Έκπτωση που Ελήφθη | 11 | |||
| 440 | 440 |
Και στους τρεις λογαριασμούς, το αρχικό πιστωτικό υπόλοιπο (60, 100, 440 αντίστοιχα) μηδενίζεται πλήρως: το ποσό που πληρώθηκε συν την έκπτωση που ελήφθη ισούνται ακριβώς με το αρχικό χρέος προς τον προμηθευτή.
Βήμα 8: Ο λογαριασμός Εξόδων στο Γενικό Καθολικό 💰
Η πληρωμή των €92 στις 25 Μαΐου αφορά έξοδα, οπότε αναρτάται και στον λογαριασμό Εξόδων του Γενικού Καθολικού:
Λογαριασμός Εξόδων
| 2024 | Λεπτομέρειες | € | 2024 | Λεπτομέρειες | € |
|---|---|---|---|---|---|
| Μάιος 25 | Μετρητά | 92 |
Η καταχώριση γίνεται στη χρεωστική πλευρά, αφού τα έξοδα αυξάνουν με χρέωση.
Ανακεφαλαίωση: Η λογική πίσω από κάθε ανάρτηση 🔑
Κάθε συναλλαγή του βιβλίου ταμείου ολοκληρώνεται με μια δεύτερη, αντίθετη εγγραφή αλλού:
- Οι εισπράξεις από χρεώστες (χρεωστική πλευρά του βιβλίου ταμείου) αναρτούνται πιστωτικά στον προσωπικό λογαριασμό του πελάτη.
- Οι πληρωμές προς πιστωτές (πιστωτική πλευρά του βιβλίου ταμείου) αναρτούνται χρεωστικά στον προσωπικό λογαριασμό του προμηθευτή.
- Η έκπτωση που δόθηκε αναρτάται πιστωτικά στον λογαριασμό του πελάτη και συγκεντρωτικά χρεωστικά στον λογαριασμό Έκπτωσης που Δόθηκε.
- Η έκπτωση που ελήφθη αναρτάται χρεωστικά στον λογαριασμό του προμηθευτή και συγκεντρωτικά πιστωτικά στον λογαριασμό Έκπτωσης που Ελήφθη.
- Η contra εγγραφή (μεταφορά τράπεζας-μετρητών) ολοκληρώνεται μέσα στο ίδιο το βιβλίο ταμείου, χωρίς ανάρτηση αλλού.
Αυτή η συνέπεια είναι που κάνει το τρίστηλο βιβλίο ταμείου τόσο χρήσιμο εργαλείο: μία καταχώριση, σωστά αναλυμένη, τροφοδοτεί αυτόματα όλους τους σχετικούς λογαριασμούς του καθολικού.