9.4 Πλήρως Λυμένο Παράδειγμα 1 (Fully Worked Example 1) 💰
Ο Κ. Μακρίδης τηρεί ένα Τρίστηλο Βιβλίο Ταμείου (Three-Column Cash Book) για την επιχείρησή του. Οι πιο κάτω πληροφορίες αφορούν τον μήνα Μάρτιο του 2024. Σε αυτή την υποενότητα θα καταχωρίσουμε βήμα-βήμα κάθε συναλλαγή, θα κλείσουμε το βιβλίο ταμείου και θα μεταφέρουμε τις εκπτώσεις στους σχετικούς λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού.
Η Εκφώνηση 📋
| Ημερομηνία | Συναλλαγή |
|---|---|
| Μάρτιος 1 | Χρήματα στην Τράπεζα €7.000. Μετρητά στο ταμείο €350 |
| Μάρτιος 5 | Είσπραξη από τον Γ. Γεωργίου €250, σε πλήρη εξόφληση χρέους €280 |
| Μάρτιος 7 | Πληρωμή στον Α. Νικολάου, επιταγή €340, σε πλήρη εξόφληση χρέους €380 |
| Μάρτιος 14 | Κατάθεση στην Τράπεζα του ποσού €300. Το ποσό αυτό περιλαμβάνει την επιταγή των €250 που εισπράχθηκε από τον Γ. Γεωργίου στις 5 Μαρτίου |
| Μάρτιος 18 | Έκδοση επιταγής €100 υπέρ του ιδίου (self) |
| Μάρτιος 20 | Η επιταγή των €250 που εισπράχθηκε στις 5 Μαρτίου από τον Γ. Γεωργίου, επιστράφηκε στον Κ. Μακρίδη από την τράπεζά του ως «απλήρωτη» (unpaid) |
| Μάρτιος 21 | Πληρωμή με μετρητά €150 του ποσού που οφειλόταν στον Δ. Δημητρίου, στον οποίο παραχωρήθηκε έκπτωση €20 |
| Μάρτιος 24 | Η τράπεζα ενημέρωσε τον Μακρίδη ότι χρέωσε τον λογαριασμό του με €30, για τραπεζικά έξοδα |
| Μάρτιος 27 | Είσπραξη επιταγής €550 από τον Α. Αθανασίου, σε πλήρη εξόφληση χρέους €600. Η επιταγή αυτή κατατέθηκε απευθείας στην τράπεζα |
| Μάρτιος 29 | Πωλήσεις €1.200. Κατατέθηκαν στην τράπεζα €900 από αυτό το ποσό αυθημερόν |
| Μάρτιος 30 | Πληρωμή λογαριασμού ρεύματος με επιταγή €130 |
| Μάρτιος 31 | Ανάληψη €250 από την Τράπεζα για γραφειακές ανάγκες |
Σε αυτή την άσκηση εμφανίζονται όλες οι ειδικές περιπτώσεις που μάθαμε στο κεφάλαιο: εκπτώσεις χορηγούμενες και λαμβανόμενες, αντίθετη εγγραφή, ακυρωμένη επιταγή πελάτη, τραπεζικά έξοδα και μερική κατάθεση εσόδων. Η σειρά με την οποία σκέφτεσαι κάθε συναλλαγή είναι το κλειδί για να μην κάνεις λάθος.
Καταχώριση Βήμα-Βήμα κάθε Συναλλαγής 🧾
Μάρτιος 1 — Αρχικά υπόλοιπα. Η επιχείρηση ξεκινά τον μήνα με €350 μετρητά στο ταμείο και €7.000 στην τράπεζα. Καταχωρίζονται ως «Balances b/d» στη χρεωστική (Dr) πλευρά, στις στήλες Cash και Bank αντίστοιχα.
Μάρτιος 5 — Είσπραξη από τον Γ. Γεωργίου. Ο πελάτης όφειλε €280 αλλά πλήρωσε μόνο €250 μετρητά, σε πλήρη εξόφληση του χρέους του. Η διαφορά των €30 είναι Έκπτωση Χορηγούμενη (Discount Allowed) προς τον πελάτη. Καταχωρίζεται στη χρεωστική πλευρά: €250 στη στήλη Cash και €30 στη στήλη Disc. All'd (Εκπτώσεις Χορηγούμενες).
Μάρτιος 7 — Πληρωμή στον Α. Νικολάου. Η επιχείρηση όφειλε €380 αλλά πλήρωσε με επιταγή μόνο €340, σε πλήρη εξόφληση. Η διαφορά των €40 είναι Έκπτωση Λαμβανόμενη (Discount Received). Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά: €340 στη στήλη Bank και €40 στη στήλη Disc. Rec'd (Εκπτώσεις Λαμβανόμενες).
Μάρτιος 14 — Κατάθεση στην τράπεζα €300. Η επιχείρηση καταθέτει μετρητά στην τράπεζα. Αυτή είναι μια Αντίθετη Εγγραφή (Contra Entry, C): καταχωρίζεται €300 στην πιστωτική πλευρά, στήλη Cash (μείωση μετρητών) και €300 στη χρεωστική πλευρά, στήλη Bank (αύξηση καταθέσεων). Σημειώνεται με το γράμμα C στη στήλη Details.
Η φράση «περιλαμβάνει την επιταγή των €250» εξηγεί απλώς από πού προέρχονται τα χρήματα που κατατίθενται — δεν δημιουργεί νέα εγγραφή έκπτωσης. Η έκπτωση των €30 προς τον Γεωργίου καταχωρίστηκε ήδη στις 5 Μαρτίου.
Μάρτιος 18 — Ανάληψη €100 υπέρ του ιδίου. Ο Μακρίδης εκδίδει επιταγή προς τον εαυτό του, δηλαδή αναλαμβάνει μετρητά από την τράπεζα για δικό του ταμείο ή προσωπική χρήση. Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Bank, με την ένδειξη «Drawings» (Αναλήψεις).
Μάρτιος 20 — Επιστροφή της επιταγής του Γεωργίου ως «απλήρωτη». Η τράπεζα ενημερώνει ότι η επιταγή των €250 που είχε εισπραχθεί στις 5 Μαρτίου δεν μπόρεσε να εξαργυρωθεί. Αφού η επιταγή δεν πληρώθηκε τελικά, ο Γεωργίου ξαναγίνεται οφειλέτης της επιχείρησης για €250. Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Bank, €250, με την ένδειξη «G Georgiou».
Όταν μια επιταγή πελάτη επιστρέφεται απλήρωτη (εκτός αν ο λόγος είναι επαναχρέωση του ίδιου του πελάτη), πρέπει να ακυρωθεί και η έκπτωση που του είχε παραχωρηθεί κατά την είσπραξη. Γι' αυτό στον Λογαριασμό Εκπτώσεων Χορηγούμενων βλέπουμε στις 20 Μαρτίου εγγραφή «G Georgiou €30» στην πιστωτική πλευρά — αναιρεί την έκπτωση που του είχε δοθεί. Λογιστικά αυτό σημαίνει:
Χρέωση Εμπορικοί Χρεώστες (Trade Receivable) x
Πίστωση Εκπτώσεις Χορηγούμενες (Discount Allowed) x
Μάρτιος 21 — Πληρωμή στον Δ. Δημητρίου με μετρητά. Η επιχείρηση πληρώνει €150 μετρητά, με έκπτωση €20 που της παραχωρήθηκε (άρα το αρχικό χρέος ήταν €170). Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά: €150 στη στήλη Cash και €20 στη στήλη Disc. Rec'd.
Μάρτιος 24 — Τραπεζικά έξοδα €30. Η τράπεζα χρέωσε τον λογαριασμό της επιχείρησης απευθείας, χωρίς η επιχείρηση να εκδώσει η ίδια επιταγή. Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Bank, με την ένδειξη «Bank charges».
Μάρτιος 27 — Είσπραξη από τον Α. Αθανασίου. Ο πελάτης όφειλε €600 αλλά πλήρωσε με επιταγή €550, σε πλήρη εξόφληση, η οποία κατατέθηκε απευθείας στην τράπεζα (όχι πρώτα στο ταμείο). Η διαφορά των €50 είναι Έκπτωση Χορηγούμενη. Καταχωρίζεται στη χρεωστική πλευρά: €550 στη στήλη Bank και €50 στη στήλη Disc. All'd.
Μάρτιος 29 — Πωλήσεις €1.200, κατάθεση €900. Η επιχείρηση πραγματοποιεί πωλήσεις €1.200 μετρητοίς και την ίδια μέρα καταθέτει €900 στην τράπεζα, κρατώντας €300 στο ταμείο. Καταχωρίζονται δύο ποσά στη χρεωστική πλευρά: €300 στη στήλη Cash (το υπόλοιπο που μένει στο ταμείο) και €900 στη στήλη Bank (το ποσό που κατατέθηκε), και τα δύο με την ένδειξη «Sales».
Το σύνολο των €1.200 δεν καταχωρίζεται ποτέ μία φορά — αφού μέρος του παρέμεινε μετρητά και μέρος κατατέθηκε αυθημερόν, κάθε ποσό πηγαίνει στη δική του στήλη. Το βιβλίο ταμείου δείχνει πάντα πού βρίσκονται πραγματικά τα χρήματα.
Μάρτιος 30 — Πληρωμή λογαριασμού ρεύματος με επιταγή €130. Καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά, στήλη Bank, με την ένδειξη «Electricity».
Μάρτιος 31 — Ανάληψη €250 από την τράπεζα για γραφειακές ανάγκες. Η επιχείρηση μεταφέρει €250 από την τράπεζα στο ταμείο μετρητών. Είναι κι αυτή μια Αντίθετη Εγγραφή (Contra Entry): €250 στην πιστωτική πλευρά, στήλη Bank, και €250 στη χρεωστική πλευρά, στήλη Cash, με την ένδειξη «Bank» / «Cash» αντίστοιχα.
Το Τρίστηλο Βιβλίο Ταμείου (Three Column Cash Book) 📊
| Dr — 2024 | Details | Disc. All'd | Cash | Bank | Cr — 2024 | Details | Disc. Rec'd | Cash | Bank |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mar 1 | Balances b/d | 350 | 7.000 | Mar 7 | A Nicolaou | 340 | |||
| Mar 5 | G Georgiou | 30 | 250 | Mar 14 | Bank (C) | 300 | |||
| Mar 14 | Cash (C) | 300 | Mar 18 | Drawings | 100 | ||||
| Mar 27 | A Athanasiou | 50 | 550 | Mar 20 | G Georgiou | 250 | |||
| Mar 29 | Sales | 300 | 900 | Mar 21 | D Demetriou | 20 | 150 | ||
| Mar 31 | Bank (C) | 250 | Mar 24 | Bank charges | 30 | ||||
| Mar 30 | Electricity | 130 | |||||||
| Mar 31 | Cash (C) | 250 | |||||||
| Mar 31 | Balances c/d | 700 | 7.650 | ||||||
| Σύνολα | 80 | 1.150 | 8.750 | Σύνολα | 60 | 1.150 | 8.750 | ||
| April 1 | Balances b/d | 700 | 7.650 |
Παρατήρησε τις εγγραφές με το γράμμα C: η κατάθεση της 14ης Μαρτίου (€300) και η ανάληψη της 31ης Μαρτίου (€250) εμφανίζονται και στις δύο πλευρές του βιβλίου ταμείου — μία φορά στη στήλη Cash και μία φορά στη στήλη Bank. Δεν καταχωρίζονται πουθενά αλλού, γιατί επηρεάζουν μόνο τα δύο "ταμεία" της επιχείρησης (μετρητά και τράπεζα), όχι κάποιον πελάτη, προμηθευτή ή άλλο λογαριασμό.
Κλείσιμο του Βιβλίου Ταμείου: Υπόλοιπα c/d και b/d 🔒
Στο τέλος του μήνα, κάθε στήλη Cash και Bank αθροίζεται και στις δύο πλευρές, ώστε τα δύο σύνολα να ισοσκελίζουν.
Στήλη Cash:
- Χρεωστική πλευρά: 350 + 250 + 300 (29 Μαρτίου) + 250 (Bank C) = 1.150
- Πιστωτική πλευρά: 150 + το υπόλοιπο που μεταφέρεται (c/d)
- Το υπόλοιπο c/d (carried down) στο ταμείο υπολογίζεται ως: 1.150 − 150 = €700, και καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά ως «Balances c/d».
Στήλη Bank:
- Χρεωστική πλευρά: 7.000 + 300 (14 Μαρτίου) + 550 + 900 = 8.750
- Πιστωτική πλευρά: 340 + 100 + 250 + 30 + 130 + 250 = 1.100
- Το υπόλοιπο c/d στην τράπεζα: 8.750 − 1.100 = €7.650, καταχωρίζεται στην πιστωτική πλευρά ως «Balances c/d».
Μετά την προσθήκη των υπολοίπων c/d, και οι δύο πλευρές (Dr και Cr) ισοσκελίζουν στα ίδια σύνολα: €1.150 στη στήλη Cash και €8.750 στη στήλη Bank.
Την 1η Απριλίου, τα υπόλοιπα b/d (brought down) μεταφέρονται στη χρεωστική πλευρά της νέας περιόδου: €700 μετρητά και €7.650 στην τράπεζα.
Οι στήλες Disc. All'd (€80) και Disc. Rec'd (€60) δεν έχουν δικό τους υπόλοιπο που να μεταφέρεται στον επόμενο μήνα. Απλώς αθροίζονται («80 GL» και «60 GL» — GL σημαίνει General Ledger) και τα σύνολά τους μεταφέρονται απευθείας στους αντίστοιχους λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού.
Μεταφορά στο Γενικό Καθολικό (General Ledger) 📚
Κατά το κλείσιμο του βιβλίου ταμείου, τα σύνολα των δύο στηλών εκπτώσεων μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού: οι Εκπτώσεις Χορηγούμενες χρεώνονται και οι Εκπτώσεις Λαμβανόμενες πιστώνονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς.
Λογαριασμός Εκπτώσεων Χορηγούμενων (Discount Allowed Account)
| Dr — 2024 | € | Cr — 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar 31 | Trade Receivables | 80 | Mar 20 | G Georgiou | 30 |
| Mar 31 | Profit or Loss | 50 |
Το σύνολο των €80 από τη στήλη Disc. All'd του βιβλίου ταμείου χρεώνει τον λογαριασμό (αφού αντιπροσωπεύει μείωση των οφειλών των πελατών, δηλαδή των Εμπορικών Χρεωστών). Στην πιστωτική πλευρά εμφανίζονται δύο εγγραφές: η ακύρωση €30 λόγω της απλήρωτης επιταγής του Γεωργίου, και το υπόλοιπο €50 που μεταφέρεται στον λογαριασμό Αποτελεσμάτων Χρήσης (Profit or Loss) ως έξοδο.
Λογαριασμός Εκπτώσεων Λαμβανόμενων (Discount Received Account)
| Dr — 2024 | € | Cr — 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar 31 | Profit or Loss | 60 | Mar 31 | Trade Payables | 60 |
Το σύνολο των €60 από τη στήλη Disc. Rec'd του βιβλίου ταμείου πιστώνει τον λογαριασμό (αφού αντιπροσωπεύει μείωση των οφειλών της επιχείρησης προς τους προμηθευτές της, δηλαδή τους Εμπορικούς Πιστωτές). Στη χρεωστική πλευρά, το ποσό μεταφέρεται στον λογαριασμό Αποτελεσμάτων Χρήσης ως έσοδο.
Οι Εκπτώσεις Χορηγούμενες είναι έξοδο για την επιχείρηση (μειώνουν τα χρήματα που θα εισέπραττε), γι' αυτό μεταφέρονται στη χρεωστική πλευρά του λογαριασμού Αποτελεσμάτων Χρήσης. Οι Εκπτώσεις Λαμβανόμενες είναι έσοδο (μειώνουν τα χρήματα που θα πλήρωνε η επιχείρηση), γι' αυτό μεταφέρονται στην πιστωτική πλευρά. Είναι εύκολο να τα μπερδέψει κανείς αν σκεφτεί μόνο τη λέξη «έκπτωση» χωρίς να ρωτήσει ποιος την πληρώνει.
Τέσσερις Σημαντικές Παρατηρήσεις 🔎
-
Είσπραξη επιταγών χωρίς απευθείας κατάθεση. Όταν μια επιταγή εισπράττεται αλλά δεν κατατίθεται αμέσως στην τράπεζα, καταχωρίζεται στο ταμείο (στη στήλη Cash), όπως ακριβώς και τα μετρητά. Η κατάθεση των επιταγών και των μετρητών στην τράπεζα γίνεται κατά διαστήματα, με ξεχωριστή εγγραφή (Contra Entry).
-
Επιστροφή επιταγής ως απλήρωτης. Αν μια επιταγή επιστραφεί από την τράπεζα για οποιονδήποτε λόγο εκτός από επαναχρέωση του πελάτη (δηλαδή η αιτία δεν ήταν να ακυρωθεί η ίδια η επιταγή), πρέπει να ακυρωθεί και η έκπτωση που είχε παραχωρηθεί κατά την είσπραξή της:
Χρέωση Εμπορικοί Χρεώστες (Trade Receivable) x
Πίστωση Εκπτώσεις Χορηγούμενες (Discount Allowed) x -
Μεταφορά εκπτώσεων στο κλείσιμο. Κατά το κλείσιμο του βιβλίου ταμείου γίνεται μεταφορά των εκπτώσεων στο Γενικό Καθολικό: οι Εκπτώσεις Χορηγούμενες χρεώνονται και οι Εκπτώσεις Λαμβανόμενες πιστώνονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς.
-
Αντίθετη Εγγραφή (Contra Entry). Όταν γίνεται ανάληψη μετρητών από την τράπεζα ή κατάθεση μετρητών και επιταγών στην τράπεζα, η διπλογραφία συμπληρώνεται μέσα στο ίδιο βιβλίο, αφού η συναλλαγή επηρεάζει μόνο το βιβλίο ταμείου. Στη στήλη Details αναγράφεται το γράμμα C, που σημαίνει Αντίθετη Εγγραφή (Contra Entry).