9.1 Εισαγωγή στο Βιβλίο Ταμείου 💰
Ένας μεγάλος αριθμός συναλλαγών μιας επιχείρησης αναφέρεται σε είσπραξη και πληρωμή χρημάτων, είτε με μετρητά είτε με επιταγές. Επειδή αυτές οι συναλλαγές είναι τόσες πολλές, είναι επιτακτική ανάγκη η καταγραφή τους να γίνεται σε ξεχωριστό βιβλίο, το Βιβλίο Ταμείου (Cash Book).
Η χρήση ενός ξεχωριστού βιβλίου για τις ταμειακές συναλλαγές πετυχαίνει δύο πράγματα:
- εξασφαλίζει καλύτερο καταμερισμό εργασίας, αφού η καταγραφή των χρηματικών κινήσεων ανατίθεται σε συγκεκριμένο άτομο ή τμήμα,
- επιτρέπει την ταχύτερη και ασφαλέστερη καταγραφή ενός μεγάλου όγκου συναλλαγών.
Οι συναλλαγές αυτές καταγράφονται στο Βιβλίο Ταμείου με βάση τις ανάλογες αποδείξεις, δηλαδή κάθε εγγραφή στηρίζεται σε ένα παραστατικό που αποδεικνύει την είσπραξη ή την πληρωμή.
Σε μια επιχείρηση με έντονη εμπορική δραστηριότητα, οι κινήσεις μετρητών και επιταγών μπορεί να είναι δεκάδες κάθε μέρα. Αν καταγράφονταν όλες απευθείας στο Γενικό Καθολικό μαζί με τις υπόλοιπες συναλλαγές, θα ήταν πολύ πιο δύσκολο να εντοπιστεί γρήγορα το διαθέσιμο υπόλοιπο σε ταμείο και τράπεζα. Το Βιβλίο Ταμείου λύνει αυτό το πρόβλημα συγκεντρώνοντας όλες τις χρηματικές κινήσεις σε ένα μέρος.
Ο διπλός ρόλος του Βιβλίου Ταμείου 🔄
Το Βιβλίο Ταμείου έχει μια ιδιαίτερη, διπλή ιδιότητα μέσα στο λογιστικό σύστημα της επιχείρησης. Λόγω αυτής της ιδιότητας, οι λογαριασμοί ταμείου και τράπεζας παύουν να λειτουργούν ως ξεχωριστοί λογαριασμοί στο Γενικό Καθολικό και λειτουργούν πλέον μέσα στο ίδιο το βιβλίο ταμείου.
Ως βοηθητικό βιβλίο
Το Βιβλίο Ταμείου είναι, πρώτα απ' όλα, ένα βοηθητικό βιβλίο (subsidiary book). Αυτό σημαίνει ότι σ' αυτό καταχωρίζονται πρώτα όλες οι ταμειακές συναλλαγές, πριν αυτές μεταφερθούν και καταχωρισθούν σε άλλους λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού. Λειτουργεί δηλαδή σαν ενδιάμεσος σταθμός καταγραφής, που οργανώνει τις συναλλαγές πριν αυτές περάσουν στους σχετικούς λογαριασμούς.
Ως μέρος του διπλογραφικού συστήματος (καθολικό)
Παράλληλα, το Βιβλίο Ταμείου λειτουργεί και ως καθολικό, αφού συμπεριλαμβάνει μέσα του δύο βασικούς λογαριασμούς: τον λογαριασμό του Ταμείου και τον λογαριασμό της Τράπεζας. Έτσι, οι δύο αυτοί λογαριασμοί δεν χρειάζεται να ανοίγονται ξανά ξεχωριστά στο Γενικό Καθολικό, αφού βρίσκονται ήδη ενσωματωμένοι μέσα στο ίδιο το Βιβλίο Ταμείου.
Μην μπερδεύεις τις δύο ιδιότητες σαν να είναι εναλλακτικές — το Βιβλίο Ταμείου είναι και βοηθητικό βιβλίο και μέρος του διπλογραφικού συστήματος ταυτόχρονα. Δεν επιλέγει η επιχείρηση τη μια ή την άλλη ιδιότητα· και οι δύο συνυπάρχουν πάντα στο ίδιο βιβλίο.
Η μορφή του βιβλίου: γραμμογράφηση 📐
Το Βιβλίο Ταμείου είναι κατάλληλα γραμμογραφημένο ώστε να ακολουθεί τη λογική της χρέωσης και της πίστωσης, όπως κάθε λογαριασμός:
| Πλευρά | Τι καταχωρίζεται |
|---|---|
| Αριστερή πλευρά (Χρέωση) | Οι εισπράξεις |
| Δεξιά πλευρά (Πίστωση) | Οι πληρωμές |
Αυτή η δομή είναι απολύτως συνεπής με ό,τι έχεις ήδη μάθει για τη λειτουργία των λογαριασμών: η χρέωση δείχνει αύξηση χρημάτων που μπαίνουν στην επιχείρηση, ενώ η πίστωση δείχνει μείωση, δηλαδή χρήματα που βγαίνουν από αυτήν.
Τρίστηλο Βιβλίο Ταμείου 📊
Στο βιβλίο ταμείου λειτουργούν συνήθως τρεις στήλες (three-column cash book), τόσο στη χρέωση όσο και στην πίστωση:
- Ταμείο (Cash) — για τις συναλλαγές με μετρητά,
- Τράπεζα (Bank) — για τις συναλλαγές μέσω τραπεζικού λογαριασμού, π.χ. με επιταγές,
- Ταμειακές εκπτώσεις (Cash discounts) — για τις εκπτώσεις που σχετίζονται με έγκαιρη εξόφληση οφειλών.
Η ονομασία «τρίστηλο» δεν αναφέρεται σε τρεις ξεχωριστές στήλες συνολικά, αλλά σε τρεις στήλες σε κάθε πλευρά του βιβλίου — δηλαδή τρεις στη χρέωση (Ταμείο, Τράπεζα, Εκπτώσεις) και τρεις αντίστοιχες στην πίστωση. Έτσι το βιβλίο μπορεί να παρακολουθεί ταυτόχρονα και τα μετρητά, και τις τραπεζικές κινήσεις, και τις εκπτώσεις, μέσα σε μία και μόνη σελίδα.
Χάρη σ' αυτή τη διάρθρωση, το τρίστηλο βιβλίο ταμείου επιτρέπει στην επιχείρηση να παρακολουθεί ταυτόχρονα, με ενιαίο τρόπο, τόσο τις κινήσεις μετρητών όσο και τις τραπεζικές κινήσεις, μαζί με τις σχετικές εκπτώσεις που προκύπτουν από αυτές, χωρίς να χρειάζεται να τηρεί ξεχωριστά βιβλία για καθεμιά από αυτές τις κατηγορίες.