7.3 Είσπραξη Επισφαλών/Διαγραφέντων Απαιτήσεων 💰
Μερικές φορές, κάποιος πελάτης που αδυνατούσε να πληρώσει το υπόλοιπό του και διαγράφηκε από τα βιβλία, είναι πιθανόν σε κατοπινό στάδιο να είναι σε θέση να πληρώσει είτε μέρος, είτε ολόκληρο το ποσό της οφειλής του. Η είσπραξη τέτοιας απαίτησης θεωρείται έσοδο για την επιχείρηση.
Όταν μια απαίτηση διαγράφεται ως επισφαλής, το ποσό της είχε ήδη καταχωρηθεί ως ζημιά (έξοδο) στην Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων της χρονιάς που έγινε η διαγραφή. Όταν αργότερα ο πελάτης πληρώσει, η επιχείρηση δεν "ακυρώνει" απλώς εκείνη τη ζημιά· καταχωρεί ένα νέο, ξεχωριστό έσοδο («Είσπραξη επισφαλών απαιτήσεων») στη χρονιά που εισπράττεται το ποσό, αφού πρόκειται για διαφορετική λογιστική χρήση.
Επαναφορά του χρέους στον λογαριασμό του πελάτη
Σε τέτοια περίπτωση, πρέπει να γίνει επαναφορά του χρέους στον λογαριασμό του πελάτη και στη συνέχεια εγγραφή για την είσπραξή του.
Αυτό σημαίνει ότι, αφού ο λογαριασμός του συγκεκριμένου πελάτη είχε ήδη κλείσει (μηδενιστεί) όταν έγινε η διαγραφή της απαίτησης, πρέπει πρώτα να "ανοίξει" ξανά — δηλαδή να χρεωθεί εκ νέου με το ποσό που τώρα πρόκειται να εισπραχθεί — ώστε να μπορεί να καταχωρηθεί σε αυτόν η είσπραξη σαν να επρόκειτο για κανονική πληρωμή χρεώστη.
Η διαδικασία γίνεται πάντα σε δύο ξεχωριστά λογιστικά βήματα: πρώτα η επαναφορά του χρέους (ώστε ο πελάτης να εμφανίζεται ξανά ως οφειλέτης) και μετά η είσπραξη του ποσού από τον πελάτη. Τα δύο βήματα μπορούν στη συνέχεια να ενοποιηθούν σε μία εγγραφή, όπως φαίνεται πιο κάτω, αλλά η λογική πίσω τους παραμένει διπλή.
Ημερολογιακές εγγραφές
Οι δύο βασικές εγγραφές που απαιτούνται είναι οι εξής:
1. Επαναφορά του χρέους στον λογαριασμό του πελάτη:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| Χρεώστης | xx | |
| Είσπραξη επισφαλών απαιτήσεων | xx |
2. Είσπραξη του ποσού από τον πελάτη:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| Ταμείο | xx | |
| Χρεώστης | xx |
Οι πιο πάνω εγγραφές θα μπορούσαν να ενοποιηθούν σε μία ως εξής:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| Ταμείο | xx | |
| Είσπραξη επισφαλών απαιτήσεων | xx |
Η ενοποιημένη (συνοπτική) εγγραφή είναι σωστή μόνο όταν η επαναφορά του χρέους και η είσπραξή του γίνονται ταυτόχρονα — δηλαδή ο πελάτης πληρώνει κατευθείαν χωρίς ενδιάμεσο χρονικό διάστημα. Αν, αντίθετα, το ζητούμενο είναι να φανεί ξεχωριστά ότι ο πελάτης "χρωστά" ξανά (π.χ. σε μια άσκηση που ζητά τις εγγραφές βήμα-βήμα), πρέπει να καταχωρηθούν οι δύο εγγραφές ξεχωριστά.
Καταχώρηση στα λογιστικά βιβλία (Statement of financial position / Statement of Profit or Loss)
Οι εγγραφές αυτές, εκφρασμένες με αναφορά στις οικονομικές καταστάσεις στις οποίες τελικά καταλήγει κάθε λογαριασμός, έχουν ως εξής:
1. Επαναφορά του χρέους:
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| Trade receivables (Statement of financial position) | xx | |
| Irrecoverable debts recovered (Statement of Profit or Loss) | xx |
2. Είσπραξη του ποσού:
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| Cash (Statement of financial position) | xx | |
| Trade receivables (Statement of financial position) | xx |
Οι πιο πάνω εγγραφές θα μπορούσαν να συνοψιστούν στην ακόλουθη εγγραφή:
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| Cash (Statement of financial position) | xx | |
| Irrecoverable debts recovered (Statement of Profit or Loss) | xx |
Ο λογαριασμός Trade receivables (Χρεώστες) ανήκει στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης, ενώ ο λογαριασμός Irrecoverable debts recovered (Είσπραξη επισφαλών απαιτήσεων) ανήκει στην Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων, αφού πρόκειται για έσοδο της περιόδου.
Παράδειγμα 2
Στις 11 Ιανουαρίου 2024, ο Δ. Διαμαντής παρουσιάστηκε και πλήρωσε €1.000 με επιταγή για το χρέος του που είχε διαγραφεί στις 31 Δεκεμβρίου 2023.
Ο Δ. Διαμαντής είναι ο ίδιος πελάτης που είχε διαγραφεί ως επισφαλής χρεώστης στις 31 Δεκεμβρίου 2023, με ολόκληρο το υπόλοιπό του (€2.200) να μεταφέρεται τότε στον λογαριασμό «Irrecoverable debts». Τώρα, λίγες μέρες αργότερα, πληρώνει μέρος του χρέους του — μόνο €1.000 από τα €2.200.
Ημερολογιακές εγγραφές (αναλυτικά, σε δύο βήματα):
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| D Diamantes | 1.000 | |
| Irrecoverable debts recovered | 1.000 |
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| Bank | 1.000 | |
| D Diamantes | 1.000 |
OR// (ενοποιημένη εγγραφή):
| Λογαριασμός | Debit (€) | Credit (€) |
|---|---|---|
| Bank (Statement of financial position) | 1.000 | |
| Irrecoverable debts recovered (Statement of Profit or Loss) | 1.000 |
Στην πρώτη εγγραφή, ο λογαριασμός του D Diamantes χρεώνεται εκ νέου με €1.000 — αυτό είναι η επαναφορά του χρέους στο λογαριασμό του πελάτη, ενώ πιστώνεται ο λογαριασμός «Irrecoverable debts recovered» με το ίδιο ποσό, αναγνωρίζοντας το έσοδο. Στη δεύτερη εγγραφή, χρεώνεται το Bank (αφού η πληρωμή έγινε με επιταγή) και πιστώνεται ο λογαριασμός του D Diamantes, κλείνοντάς τον ξανά στο μηδέν. Επειδή η επαναφορά και η είσπραξη έγιναν την ίδια στιγμή (ο πελάτης παρουσιάστηκε και πλήρωσε κατευθείαν), οι δύο εγγραφές μπορούν να συνοψιστούν στην τρίτη, ενοποιημένη εγγραφή, όπου χρεώνεται απευθείας το Bank και πιστώνεται το «Irrecoverable debts recovered».
Ο Δ. Διαμαντής δεν πλήρωσε ολόκληρο το διαγραμμένο ποσό (€2.200), αλλά μόνο €1.000. Η εγγραφή γίνεται πάντα με το πραγματικό ποσό που εισπράττεται, όχι με το αρχικό διαγραμμένο ποσό. Αν αργότερα πληρώσει και το υπόλοιπο, θα γίνει νέα, ξεχωριστή εγγραφή με το επιπλέον ποσό.