7.2 Επισφαλείς Χρεώστες/Απαιτήσεις (Bad or Irrecoverable debts) 💸
Παρά τις πρόνοιες που λαμβάνει μια επιχείρηση για να αποφύγει τις επισφαλείς απαιτήσεις, πολλές φορές αδυνατεί να εισπράξει τα χρέη της, είτε επειδή ο πελάτης έχει χρεοκοπήσει είτε για διάφορους άλλους λόγους.
Επίσης, παρά τα μέτρα που θα πάρει στη συνέχεια η επιχείρηση, όπως δικαστικές διαδικασίες, ενδέχεται στο τέλος να αδυνατεί να εισπράξει τα οφειλόμενα από τους πελάτες.
Η αδυναμία ή η άρνηση του πελάτη να πληρώσει αποτελεί απώλεια για την επιχείρηση. Το χρέος του πρέπει να διαγραφεί από τον λογαριασμό του και να μεταφερθεί στον λογαριασμό «Επισφαλείς Απαιτήσεις» (Bad Debts or Irrecoverable Debts). Αυτό θεωρείται έξοδο για την επιχείρηση και γι' αυτό μεταφέρεται στο τέλος της λογιστικής περιόδου, στον λογαριασμό Αποτελέσματα Χρήσης (Profit or Loss a/c).
Ένα χρέος δεν διαγράφεται επειδή απλώς καθυστερεί η πληρωμή του. Διαγράφεται μόνο όταν η επιχείρηση κρίνει, ύστερα από προσπάθειες είσπραξης (και ενδεχομένως δικαστικές διαδικασίες), ότι ο πελάτης δεν πρόκειται να πληρώσει — π.χ. λόγω χρεοκοπίας του. Μέχρι τότε, το ποσό παραμένει κανονικά ως απαίτηση (χρεώστης) στα βιβλία της επιχείρησης.
Η Λογιστική Διαγραφή της Επισφαλούς Απαίτησης 📒
Όταν μια απαίτηση κριθεί επισφαλής και η επιχείρηση αποφασίσει να τη διαγράψει, γίνονται δύο κινήσεις ταυτόχρονα:
- Ο λογαριασμός του συγκεκριμένου πελάτη (Εμπορικοί Χρεώστες) πιστώνεται με το ποσό που δεν μπόρεσε να εισπραχθεί, ώστε να μηδενιστεί το υπόλοιπό του.
- Το ίδιο ποσό χρεώνεται στον λογαριασμό «Επισφαλείς Απαιτήσεις» (Irrecoverable Debts), ο οποίος είναι λογαριασμός εξόδου.
Ημερολογιακή Εγγραφή Διαγραφής
| Χρέωση € | Πίστωση € | |
|---|---|---|
| Επισφαλείς απαιτήσεις (Αποτελέσματα Χρήσης) | xx | |
| Εμπορικοί χρεώστες (Κατάσταση Χρηματ/κής θέσης) | xx |
Journal entry:
| Debit € | Credit € | |
|---|---|---|
| Irrecoverable debts (Statement of Profit or Loss) | xx | |
| Trade receivables (Statement of Financial Position) | xx |
Η εγγραφή αυτή «γεφυρώνει» δύο οικονομικές καταστάσεις ταυτόχρονα: ο λογαριασμός «Επισφαλείς απαιτήσεις» καταλήγει στην Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης ως έξοδο (μειώνει το κέρδος), ενώ ο λογαριασμός «Εμπορικοί χρεώστες» μειώνεται στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης (μειώνει το ενεργητικό). Αυτό δείχνει καθαρά γιατί μια επισφαλής απαίτηση είναι πραγματική απώλεια περιουσίας για την επιχείρηση, όχι απλώς μια λογιστική διόρθωση.
Η λογική της εγγραφής είναι απλή: αφού η επιχείρηση δεν πρόκειται να εισπράξει ποτέ αυτό το ποσό, δεν μπορεί πλέον να το θεωρεί περιουσιακό στοιχείο (απαίτηση). Το αφαιρεί λοιπόν από τους χρεώστες της (πίστωση, γιατί οι χρεώστες είναι ενεργητικό και η μείωσή τους γίνεται με πίστωση) και το καταγράφει ως έξοδο της περιόδου (χρέωση, γιατί τα έξοδα αυξάνονται με χρέωση).
Παράδειγμα 1 🧮
Εκφώνηση: Ο Δ. Διαμαντής οφείλει €2.200 και ο Α. Αγαπίου €800 στον Β. Βασιλείου, αλλά παρ' όλες τις προσπάθειές του Β. Βασιλείου δεν έγινε κατορθωτή η είσπραξη των οφειλόμενων ποσών. Έτσι, αποφάσισε να διαγράψει και τα δύο ποσά στις 31 Δεκεμβρίου 2023.
Πρόκειται για δύο ξεχωριστούς πελάτες με δύο ξεχωριστά υπόλοιπα που καθίστανται επισφαλή. Κάθε διαγραφή καταχωρείται με τη δική της ημερολογιακή εγγραφή, αφού αφορά διαφορετικό λογαριασμό χρεώστη.
Ημερολογιακές Εγγραφές
| Χρέωση € | Πίστωση € | |
|---|---|---|
| Επισφαλείς απαιτήσεις | 2.200 | |
| Δ. Διαμαντής | 2.200 | |
| Επισφαλείς απαιτήσεις | 800 | |
| Α. Αγαπίου | 800 |
Journal entries:
| Debit € | Credit € | |
|---|---|---|
| Irrecoverable debts (Statement of Profit or Loss) | 2.200 | |
| D. Diamantes (Statement of Financial Position) | 2.200 | |
| Irrecoverable debts | 800 | |
| A. Agapiou | 800 |
Ανάλυση της Εγγραφής
Στην πρώτη εγγραφή, ο λογαριασμός «Επισφαλείς απαιτήσεις» χρεώνεται με €2.200, ενώ ο προσωπικός λογαριασμός του Δ. Διαμαντή πιστώνεται με το ίδιο ποσό, μηδενίζοντας έτσι το υπόλοιπό του ως χρεώστη. Στη δεύτερη εγγραφή επαναλαμβάνεται η ίδια λογική για τον Α. Αγαπίου, με χρέωση €800 στους «Επισφαλείς απαιτήσεις» και πίστωση €800 στον προσωπικό του λογαριασμό.
Παρότι και τα δύο ποσά αφορούν επισφαλείς απαιτήσεις που διαγράφονται την ίδια ημερομηνία, δεν συγχωνεύονται σε μία εγγραφή, γιατί κάθε ποσό πιστώνεται σε διαφορετικό προσωπικό λογαριασμό χρεώστη (ο Δ. Διαμαντής και ο Α. Αγαπίου είναι δύο ξεχωριστοί λογαριασμοί στο καθολικό). Η πίστωση πρέπει να δείχνει ξεκάθαρα ποιος πελάτης μειώνεται και κατά πόσο.
Μετά τις δύο αυτές εγγραφές, ο λογαριασμός «Επισφαλείς απαιτήσεις» έχει συνολικό υπόλοιπο χρέωσης €3.000 (2.200 + 800), ποσό το οποίο θα μεταφερθεί στο τέλος της λογιστικής περιόδου (στις 31 Δεκεμβρίου 2023) ως έξοδο στην Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης, μειώνοντας το κέρδος της επιχείρησης του Β. Βασιλείου για τη συγκεκριμένη χρήση. Ταυτόχρονα, οι λογαριασμοί των δύο πελατών (Δ. Διαμαντής και Α. Αγαπίου) μηδενίζονται και παύουν να εμφανίζονται ως εμπορικοί χρεώστες στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης, αφού η επιχείρηση δεν αναμένει πλέον καμία είσπραξη από αυτούς.