2.7 Ημερολόγιο (Journal) 📔
Όπως αναφέρθηκε στην ενότητα Βοηθητικά Βιβλία, οι λογιστικές εγγραφές, πριν την καταχώρισή τους στους λογαριασμούς, καταγράφονται σε ένα ειδικό βιβλίο, το Ημερολόγιο.
Το Ημερολόγιο είναι ένα λογιστικό βιβλίο στο οποίο καταχωρίζονται, κατά χρονολογική σειρά σύμφωνα με τη διπλογραφική μέθοδο, όλες οι λογιστικές εγγραφές που συμβαίνουν στην επιχείρηση.
Το βιβλίο ονομάζεται Ημερολόγιο ακριβώς επειδή οι εγγραφές καταχωρίζονται με αυστηρή χρονολογική σειρά — μία-μία, όπως συμβαίνουν οι συναλλαγές μέρα με τη μέρα. Είναι, δηλαδή, το «ημερολόγιο» των οικονομικών γεγονότων της επιχείρησης.
Ημερολογιακή Εγγραφή 📝
Η καταχώριση κάθε λογιστικής εγγραφής στο Ημερολόγιο λέγεται ημερολογιακή εγγραφή. Μετά την καταχώριση των λογιστικών εγγραφών στο Ημερολόγιο γίνεται η μεταφορά των μεταβολών στους αντίστοιχους λογαριασμούς.
Μια συναλλαγή δεν καταχωρίζεται απευθείας στους λογαριασμούς του Καθολικού. Καταγράφεται πρώτα ως ημερολογιακή εγγραφή στο Ημερολόγιο και, μόνο αφού καταχωριστεί εκεί, οι μεταβολές της μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Το Ημερολόγιο λειτουργεί έτσι ως το πρώτο βήμα κάθε λογιστικής καταγραφής.
Η Γραμμογράφηση του Ημερολογίου 📊
Η γραμμογράφηση και η καταχώριση των συναλλαγών στο Ημερολόγιο ακολουθούν συγκεκριμένη μορφή, με τέσσερις στήλες:
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| Name of account to be debited | xx | ||
| Name of account to be credited | xx | ||
| The narration |
Κάθε ημερολογιακή εγγραφή γράφεται σε τρεις γραμμές:
- Πρώτη γραμμή: Στη στήλη «Details» γράφεται το όνομα του λογαριασμού που χρεώνεται, και στη στήλη «DR» το αντίστοιχο ποσό.
- Δεύτερη γραμμή: Στη στήλη «Details», λίγο πιο μέσα (με εσοχή), γράφεται το όνομα του λογαριασμού που πιστώνεται, και στη στήλη «CR» το αντίστοιχο ποσό.
- Τρίτη γραμμή: Γράφεται η αιτιολογία (narration) — μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής.
Στη στήλη «Date» σημειώνεται η ημερομηνία της συναλλαγής.
Η εσοχή στο όνομα του πιστούμενου λογαριασμού δεν είναι απλώς αισθητική επιλογή· δείχνει αμέσως, με μια ματιά, ποιος λογαριασμός χρεώνεται και ποιος πιστώνεται, χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει κανείς τις στήλες DR και CR. Η παράλειψή της κάνει την εγγραφή δυσανάγνωστη και είναι συνηθισμένο λάθος μαθητών όταν αντιγράφουν εγγραφές στο Ημερολόγιο.
Παράδειγμα Ημερολογιακής Εγγραφής 🚚
Παράδειγμα: Η Maria Antoniou αγόρασε ένα καινούριο φορτηγάκι (motor van) αξίας €10.000 με πίστωση από την AS Motors plc στις 9 Ιουλίου 2024.
Η ημερολογιακή εγγραφή είναι:
| Date | Details | DR | CR |
|---|---|---|---|
| 2024 | € | € | |
| July 9 | Motor van | 10.000 | |
| AS Motors | 10.000 | ||
| Purchased a new motor van on credit |
Ανάλυση της εγγραφής:
- Χρεώνεται ο λογαριασμός «Motor van» με €10.000, γιατί η επιχείρηση απέκτησε ένα νέο πάγιο περιουσιακό στοιχείο.
- Πιστώνεται ο λογαριασμός «AS Motors» με €10.000, γιατί η επιχείρηση δημιούργησε υποχρέωση προς τον προμηθευτή (η αγορά έγινε με πίστωση, όχι τοις μετρητοίς).
- Η αιτιολογία «Purchased a new motor van on credit» εξηγεί σύντομα σε τι αφορά η συναλλαγή.
Στο παράδειγμα, το ποσό των €10.000 εμφανίζεται μία φορά στη χρέωση (Motor van) και μία φορά στην πίστωση (AS Motors). Αυτή η ισορροπία ανάμεσα σε χρέωση και πίστωση σε κάθε ημερολογιακή εγγραφή είναι η πρακτική εφαρμογή της διπλογραφικής μεθόδου και εξασφαλίζει ότι η λογιστική ισότητα δεν διαταράσσεται ποτέ.