2.6 Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns Day Book) 📦

Τι είναι το Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων

Στο Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns Day Book) καταγράφονται οι επιστροφές πωλήσεων εμπορευμάτων των χρεωστών προς την επιχείρηση. Δηλαδή, όταν ένας πελάτης (χρεώστης) της επιχείρησης επιστρέφει εμπορεύματα που είχε αγοράσει —επειδή, για παράδειγμα, ήταν ελαττωματικά, λάθος ποσότητα ή δεν ανταποκρίνονταν στην παραγγελία— η επιστροφή αυτή καταχωρίζεται σε αυτό το βιβλίο.

Το Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που λειτουργεί το Βιβλίο Πωλήσεων: έχει την ίδια δομή στηλών και την ίδια λογική καταχώρισης, με τη διαφορά ότι αντί για πωλήσεις καταγράφει επιστροφές πωλήσεων.

Το παραστατικό: Πιστωτικό Σημείωμα (Credit Note)

Το έγγραφο-πηγή (source document) που χρησιμοποιείται για την άντληση των πληροφοριών για την ενημέρωση του Βιβλίου Επιστροφών Πωλήσεων είναι το πιστωτικό σημείωμα (Credit Note), το οποίο εκδίδεται από τον πωλητή και αποστέλλεται στον αγοραστή.

Δομή του Βιβλίου Επιστροφών Πωλήσεων

Το βιβλίο έχει τέσσερις στήλες:

Πρώτο παράδειγμα: απλή καταχώριση

Ακολουθεί ένα εισαγωγικό παράδειγμα Βιβλίου Επιστροφών Πωλήσεων:

Sales Returns Day Book

Στις 11 Μαρτίου ο πελάτης N Korasides επέστρεψε εμπορεύματα αξίας €35 (πιστωτικό σημείωμα 005), και στις 27 Μαρτίου ο πελάτης A Kavkalides επέστρεψε εμπορεύματα αξίας €60 (πιστωτικό σημείωμα 006). Στο τέλος του μήνα (28 Μαρτίου, ημέρα κλεισίματος του βιβλίου) υπολογίζεται το σύνολο: €35 + €60 = €95.

Μεταφορά στο Γενικό Καθολικό και στο Καθολικό Χρεωστών

Η ενημέρωση του Καθολικού από το Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων ακολουθεί δύο παράλληλες κινήσεις — μία συγκεντρωτική στο Γενικό Καθολικό και μία αναλυτική στο Καθολικό Χρεωστών:

• Στο τέλος κάθε μήνα, συνήθως, το σύνολο του Βιβλίου Επιστροφών Πωλήσεων μεταφέρεται στη χρέωση του Λογαριασμού Επιστροφές Πωλήσεων (Sales Returns A/c) στο Γενικό Καθολικό.
• Για κάθε καταχώριση επιστροφής στο Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων πιστώνεται αντίστοιχα, ο προσωπικός λογαριασμός του χρεώστη της επιχείρησης στο Καθολικό Χρεωστών.

Δηλαδή έχουμε δύο διαφορετικές λογικές καταχώρισης:

1. Συγκεντρωτικά (μία φορά τον μήνα): το άθροισμα όλων των επιστροφών του μήνα χρεώνει τον λογαριασμό Sales Returns A/c στο Γενικό Καθολικό.
2. Αναλυτικά (μία φορά για κάθε επιστροφή): κάθε επιμέρους ποσό πιστώνει τον προσωπικό λογαριασμό του συγκεκριμένου πελάτη στο Καθολικό Χρεωστών.

Ο ίδιος κανόνας φαίνεται και στο πρώτο παράδειγμα: το σύνολο των €95 μεταφέρεται στη χρέωση του Sales Returns A/c στο Γενικό Καθολικό, ενώ οι επιμέρους λογαριασμοί των πελατών N Korasides και A Kavkalides πιστώνονται στο Καθολικό Χρεωστών με τα αντίστοιχα ποσά:

Sales Ledger

N Korasides A/c

A Kavkalides A/c

General Ledger

Sales Returns A/c

Παρατήρησε ότι στον λογαριασμό Sales Returns A/c στο Γενικό Καθολικό, η αντίθετη εγγραφή (η "αιτιολογία") γράφεται ως Trade Receivables — δηλαδή "Χρεώστες" συνολικά — και όχι με το όνομα κάθε επιμέρους πελάτη. Αυτό συμβαίνει επειδή η κίνηση στο Γενικό Καθολικό είναι η συγκεντρωτική μεταφορά, ενώ η ονομαστική ανάλυση ανά πελάτη γίνεται στο Καθολικό Χρεωστών.

Πλήρες παράδειγμα: από τις συναλλαγές στα βιβλία

Ακολουθεί ένα πλήρες παράδειγμα που δείχνει πώς οι πωλήσεις και οι επιστροφές πωλήσεων ενός εμπόρου καταχωρίζονται μαζί, βήμα προς βήμα, από τις αρχικές συναλλαγές μέχρι το Γενικό Καθολικό.

Ο έμπορος Β. Βασιλείου έκανε τις πιο κάτω συναλλαγές κατά το δεύτερο δεκαπενθήμερο του Μαρτίου 2024:

• Μάρτιος 6: Πώλησε εμπορεύματα στον Γ. Δημητρίου αξίας €800 (Αρ. τιμολογίου 1537)
• Μάρτιος 18: Πώλησε εμπορεύματα στο Δ. Ευσταθίου αξίας €700 με εμπορική έκπτωση 10% (Αρ. τιμολογίου 1538)
• Μάρτιος 20: Ο Δ. Ευσταθίου επέστρεψε εμπορεύματα αξίας τιμοκαταλόγου €150 (Αρ. πιστ. σημειώματος 0176)
• Μάρτιος 22: Πώλησε στον Α. Ανδρέου τα πιο κάτω είδη με εμπορική έκπτωση 10% (Αρ. τιμολογίου 1539):
  • 100 Box Files @ €3
  • 1000 Flat Files @ €0,50
  • 500 Pocket Files @ €0,80
• Μάρτιος 24: Ο Α. Ανδρέου επέστρεψε τα πιο κάτω είδη (αρ. πιστ. σημειώματος 0177):
  • 20 Box Files
  • 100 Flat Files
• Μάρτιος 27: Πώλησε εμπορεύματα στον Γ. Δημητρίου αξίας €900 (Αρ. τιμολογίου 1540)

Ζητείται:

• α) Η καταχώριση των πιο πάνω συναλλαγών στα Βιβλία Πωλήσεων και Επιστροφών Πωλήσεων.
• β) Το άνοιγμα και η ενημέρωση των λογαριασμών των Χρεωστών στο Καθολικό Χρεωστών.
• γ) Η ενημέρωση των λογαριασμών Πωλήσεις και Επιστροφές Πωλήσεων στο Γενικό Καθολικό.

Βήμα 1 — Υπολογισμός των αξιών με εμπορική έκπτωση

Πριν καταχωριστεί οτιδήποτε, πρέπει να υπολογιστεί η καθαρή αξία κάθε συναλλαγής, αφαιρώντας την εμπορική έκπτωση όπου υπάρχει:

• 18 Μαρτίου (Δ. Ευσταθίου, πώληση): 700 − (700 × 10%) = 700 − 70 = €630
• 20 Μαρτίου (Δ. Ευσταθίου, επιστροφή): 150 − (150 × 10%) = 150 − 15 = €135
• 22 Μαρτίου (Α. Ανδρέου, πώληση): Η συνολική αξία τιμοκαταλόγου είναι:
  • 100 Box Files × €3 = €300
  • 1000 Flat Files × €0,50 = €500
  • 500 Pocket Files × €0,80 = €400
  • Σύνολο τιμοκαταλόγου: 300 + 500 + 400 = €1.200
  • Με έκπτωση 10%: 1.200 − (1.200 × 10%) = 1.200 − 120 = €1.080
• 24 Μαρτίου (Α. Ανδρέου, επιστροφή): Η αξία τιμοκαταλόγου των ειδών που επεστράφησαν είναι:
  • 20 Box Files × €3 = €60
  • 100 Flat Files × €0,50 = €50
  • Σύνολο τιμοκαταλόγου: 60 + 50 = €110
  • Με έκπτωση 10%: 110 − (110 × 10%) = 110 − 11 = €99

Βήμα 2 — Καταχώριση στο Βιβλίο Πωλήσεων

Sales Day Book

Το σύνολο των πωλήσεων του δεκαπενθημέρου είναι 800 + 630 + 1.080 + 900 = €3.410.

Βήμα 3 — Καταχώριση στο Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων

Sales Returns Day Book

Το σύνολο των επιστροφών πωλήσεων του δεκαπενθημέρου είναι 135 + 99 = €234.

Βήμα 4 — Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger)

Κάθε πελάτης έχει τον δικό του προσωπικό λογαριασμό, ο οποίος χρεώνεται με κάθε πώληση και πιστώνεται με κάθε επιστροφή:

Sales Ledger

G Demetriou A/c

D Efstathiou A/c

A Andreou A/c

Παρατήρησε ότι ο λογαριασμός του G Demetriou δεν έχει καμία πίστωση, αφού ο συγκεκριμένος πελάτης δεν επέστρεψε κανένα εμπόρευμα στο διάστημα αυτό — έκανε μόνο αγορές (χρεώσεις).

Βήμα 5 — Γενικό Καθολικό (General Ledger)

Στο Γενικό Καθολικό ενημερώνονται συγκεντρωτικά οι δύο λογαριασμοί, με αντιλογισμό «Trade Receivables»:

General Ledger

Sales A/c

Sales Returns A/c

Σύνοψη λογικής λειτουργίας