2.5 Βιβλίο Πωλήσεων (Sales Day Book) 🧾
Στο Βιβλίο Πωλήσεων καταγράφονται οι πωλήσεις εμπορευμάτων με πίστωση. Επομένως, οι πωλήσεις που γίνονται με μετρητά δεν καταγράφονται στο Βιβλίο Πωλήσεων αλλά στο Βιβλίο Ταμείου (Cash Book).
Το Βιβλίο Πωλήσεων δεν αποτελεί λογαριασμό. Γι' αυτό τον λόγο δεν λειτουργεί με χρέωση και πίστωση, όπως λειτουργούν οι λογαριασμοί του Καθολικού. Είναι απλώς ένας κατάλογος (ημερολόγιο) στον οποίο καταγράφονται με χρονολογική σειρά όλα τα τιμολόγια πωλήσεων με πίστωση, ώστε στο τέλος να μεταφερθεί το άθροισμά τους στο Γενικό Καθολικό.
Τι καταγράφεται στο Βιβλίο Πωλήσεων
Η βασική διάκριση που πρέπει να θυμάται κάθε μαθητής/τρια είναι η εξής:
- Πωλήσεις εμπορευμάτων με πίστωση → καταγράφονται στο Βιβλίο Πωλήσεων (Sales Day Book)
- Πωλήσεις εμπορευμάτων με μετρητά → καταγράφονται στο Βιβλίο Ταμείου (Cash Book)
Ο διαχωρισμός αυτός εξυπηρετεί την αρχή της εξειδίκευσης των βοηθητικών βιβλίων: το Βιβλίο Πωλήσεων παρακολουθεί αποκλειστικά τις πωλήσεις με πίστωση (δηλαδή τους πελάτες-χρεώστες που οφείλουν χρήματα στην επιχείρηση), ενώ το Βιβλίο Ταμείου παρακολουθεί την κίνηση μετρητών. Έτσι η επιχείρηση μπορεί εύκολα να ελέγξει πόσα χρωστούν οι πελάτες της χωρίς να ψάχνει ανάμεσα σε όλες τις συναλλαγές.
Παράδειγμα Βιβλίου Πωλήσεων
Ακολουθεί ένα πλήρες παράδειγμα Βιβλίου Πωλήσεων για τον μήνα Μάρτιο του 2024. Η επιχείρηση πούλησε εμπορεύματα με πίστωση σε τέσσερις πελάτες:
Sales Day Book
| Date | Name of Customer | Invoice No. | Net amount € |
|---|---|---|---|
| 2024 | |||
| Mar 2 | M Mavrides | 000101 | 100 |
| 9 | N Korasides | 000102 | 135 |
| 19 | K Avramides | 000103 | 205 |
| 26 | A Kavkalides | 000104 | 360 |
| 31 | Total to Sales A/c (Cr) | 800 |
Ανάλυση των στηλών
Το Βιβλίο Πωλήσεων περιλαμβάνει τέσσερις βασικές στήλες:
- Date — η ημερομηνία έκδοσης του κάθε τιμολογίου πώλησης
- Name of Customer — το όνομα του πελάτη στον οποίο πωλήθηκαν τα εμπορεύματα με πίστωση
- Invoice No. — ο αριθμός του τιμολογίου πώλησης, δηλαδή του παραστατικού που αποδεικνύει τη συναλλαγή
- Net amount — το καθαρό ποσό της κάθε πώλησης σε ευρώ
Κάθε γραμμή του βιβλίου αντιστοιχεί σε ένα τιμολόγιο πώλησης: στις 2 Μαρτίου η επιχείρηση πούλησε εμπορεύματα €100 στον πελάτη M Mavrides (τιμολόγιο 000101), στις 9 Μαρτίου €135 στον N Korasides (τιμολόγιο 000102), στις 19 Μαρτίου €205 στον K Avramides (τιμολόγιο 000103) και στις 26 Μαρτίου €360 στην A Kavkalides (τιμολόγιο 000104).
Στο τέλος του μήνα (31 Μαρτίου), γίνεται το άθροισμα όλων των ποσών: 100 + 135 + 205 + 360 = €800. Η γραμμή αυτή σημειώνεται ως «Total to Sales A/c (Cr)», δηλαδή το σύνολο που θα μεταφερθεί στην πίστωση του λογαριασμού Πωλήσεων.
Μεταφορά στο Γενικό Καθολικό
Στο τέλος κάθε μήνα, συνήθως, το άθροισμα του Βιβλίου Πωλήσεων μεταφέρεται στην πίστωση του Λογαριασμού Πωλήσεις (Sales A/c) στο Γενικό Καθολικό (General Ledger) — όχι κάθε συναλλαγή ξεχωριστά. Αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός Πωλήσεις στο Γενικό Καθολικό πιστώνεται μία φορά τον μήνα με το συνολικό ποσό.
Στο παράδειγμά μας, το σύνολο των €800 μεταφέρεται στην πίστωση του λογαριασμού Sales A/c στο Γενικό Καθολικό, όπως φαίνεται παρακάτω:
General Ledger
Sales A/c
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar 31 | Trade Receivables | 800 |
Παρατηρούμε ότι ο λογαριασμός Sales A/c πιστώνεται (δεξιά πλευρά) στις 31 Μαρτίου με €800, με αντίθετο λογαριασμό το Trade Receivables (τους χρεώστες πελάτες συνολικά). Η χρέωση της πλευράς χρέωσης του λογαριασμού Sales A/c παραμένει κενή σε αυτό το παράδειγμα, αφού δεν υπάρχει άλλη κίνηση τον μήνα αυτό.
Μεταφορά στο Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger)
Παράλληλα με τη συγκεντρωτική μεταφορά στο Γενικό Καθολικό, υπάρχει και μια δεύτερη, αναλυτική μεταφορά που αφορά κάθε πελάτη ξεχωριστά:
Για κάθε καταχώριση αγοράς στο Βιβλίο Πωλήσεων, χρεώνεται αντίστοιχα ο προσωπικός λογαριασμός του πελάτη-χρεώστη της επιχείρησης στο Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger). Δηλαδή, ενώ το Γενικό Καθολικό ενημερώνεται μία φορά τον μήνα με το άθροισμα, το Καθολικό Χρεωστών ενημερώνεται για κάθε τιμολόγιο ξεχωριστά, με χρέωση στον προσωπικό λογαριασμό του συγκεκριμένου πελάτη.
Το Καθολικό Χρεωστών (Sales Ledger) δείχνει το υπόλοιπο του κάθε χρεώστη ξεχωριστά, για καλύτερη παρακολούθηση των απαιτήσεων της εταιρείας.
Sales Ledger
M Mavrides A/c
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar. 2 | Sales | 100 |
N Korasides A/c
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar. 9 | Sales | 135 |
K Avramides A/c
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar. 19 | Sales | 205 |
A Kavkalides A/c
| 2024 | € | 2024 | € | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Mar. 26 | Sales | 360 |
Παρατηρούμε ότι για κάθε πελάτη ανοίγεται δικός του ατομικός λογαριασμός στο Sales Ledger, ο οποίος χρεώνεται (αριστερή πλευρά) με το ποσό της πώλησης που έγινε σε αυτόν, με αντίθετο λογαριασμό το Sales. Έτσι:
- Ο λογαριασμός M Mavrides A/c χρεώνεται με €100 στις 2 Μαρτίου
- Ο λογαριασμός N Korasides A/c χρεώνεται με €135 στις 9 Μαρτίου
- Ο λογαριασμός K Avramides A/c χρεώνεται με €205 στις 19 Μαρτίου
- Ο λογαριασμός A Kavkalides A/c χρεώνεται με €360 στις 26 Μαρτίου
Η διπλή αυτή μεταφορά (συγκεντρωτικά στο Γενικό Καθολικό, αναλυτικά στο Καθολικό Χρεωστών) επιτρέπει στην επιχείρηση να έχει και τη συνολική εικόνα (πόσα πούλησε συνολικά με πίστωση τον μήνα, μέσω του Sales A/c) και την αναλυτική εικόνα (πόσα χρωστάει ο κάθε πελάτης ξεχωριστά, μέσω του Sales Ledger). Χωρίς το Καθολικό Χρεωστών, η επιχείρηση θα ήξερε το συνολικό ποσό των πωλήσεων με πίστωση, αλλά όχι ποιος πελάτης της χρωστάει τι — κάτι κρίσιμο για την είσπραξη των οφειλών.
Πρόσεξε την αντίθετη φορά της κίνησης: στο Sales Ledger ο λογαριασμός του πελάτη χρεώνεται (γιατί ο πελάτης οφείλει χρήματα στην επιχείρηση — γίνεται χρεώστης), ενώ στο Γενικό Καθολικό ο λογαριασμός Sales A/c πιστώνεται (γιατί αντιπροσωπεύει έσοδο από πώληση). Αυτή η αντιστοιχία χρέωσης-πίστωσης διατηρεί τη λογιστική ισότητα: το σύνολο των χρεώσεων στους ατομικούς λογαριασμούς πελατών (100 + 135 + 205 + 360 = 800) ισούται με την πίστωση του Sales A/c (800).