2.3 Βιβλίο Επιστροφών Αγορών (Purchases Returns Day Book) 📦

Στο Βιβλίο Επιστροφών Αγορών καταγράφονται οι επιστροφές αγορών εμπορευμάτων της επιχείρησης προς τους πιστωτές της. Πρόκειται δηλαδή για την περίπτωση όπου η επιχείρηση, αφού έχει αγοράσει εμπορεύματα με πίστωση από έναν προμηθευτή, επιστρέφει μέρος ή το σύνολο αυτών των εμπορευμάτων πίσω στον προμηθευτή (για παράδειγμα επειδή είναι ελαττωματικά, λάθος ποσότητα ή λάθος είδος).

Το βιβλίο Επιστροφών Αγορών λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που λειτουργεί το Βιβλίο Αγορών. Είναι και αυτό βοηθητικό βιβλίο και δεν λειτουργεί με χρέωση και πίστωση — δηλαδή δεν αποτελεί μέρος του συστήματος της διπλογραφίας από μόνο του, αλλά απλώς καταγράφει χρονολογικά τις επιστροφές, πριν αυτές μεταφερθούν στο Γενικό Καθολικό.

Το έγγραφο-πηγή: το πιστωτικό σημείωμα 🧾

Το έγγραφο/πηγή (source document) που χρησιμοποιείται για την άντληση των πληροφοριών για ενημέρωση του Βιβλίου Επιστροφών Αγορών είναι το πιστωτικό σημείωμα (Credit Note - C/N), το οποίο εκδίδεται από τον πωλητή και αποστέλλεται στον αγοραστή.

Αυτό είναι μια σημαντική διαφορά σε σχέση με το τιμολόγιο αγορών: το τιμολόγιο βεβαιώνει μια αγορά (αύξηση οφειλής προς τον προμηθευτή), ενώ το πιστωτικό σημείωμα βεβαιώνει μια επιστροφή (μείωση της οφειλής προς τον προμηθευτή), αφού ο πωλητής "πιστώνει" τον λογαριασμό του αγοραστή για την αξία των εμπορευμάτων που επιστράφηκαν.

Δείγμα πιστωτικού σημειώματος

Ένα τυπικό πιστωτικό σημείωμα περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία:

Και ο πίνακας με τα είδη που επεστράφησαν:

Παρατηρούμε ότι, όπως και στο τιμολόγιο αγορών, η εμπορική έκπτωση 10% αφαιρείται από την αξία των εμπορευμάτων ώστε να προκύψει το καθαρό ποσό (72,00 €) που τελικά καταχωρείται στο Βιβλίο Επιστροφών Αγορών.

Παράδειγμα Βιβλίου Επιστροφών Αγορών 📖

Το Βιβλίο Επιστροφών Αγορών έχει τη μορφή πίνακα με τις εξής βασικές στήλες: Ημερομηνία (Date), Όνομα Προμηθευτή (Name of Supplier), Αριθμός Πιστωτικού Σημειώματος (C/N No.) και Καθαρό Ποσό (Net Amount).

Purchases Returns Day Book

Κάθε γραμμή του βιβλίου αντιστοιχεί σε ένα πιστωτικό σημείωμα που έλαβε η επιχείρηση από κάποιον προμηθευτή της: στις 16 Μαρτίου καταχωρήθηκε η επιστροφή προς τον προμηθευτή B Doukanaris (πιστωτικό σημείωμα 274/001, αξίας 75 €), και στις 27 Μαρτίου η επιστροφή προς τον προμηθευτή K Stamatopoulos (πιστωτικό σημείωμα 361/002, αξίας 32 €). Στο τέλος του μήνα (31 Μαρτίου) υπολογίζεται το σύνολο των επιστροφών αγορών: 75 + 32 = 107 €.

Μεταφορά στο Γενικό Καθολικό ➡️

Στο τέλος κάθε μήνα, συνήθως, το σύνολο του Βιβλίου Επιστροφών Αγορών μεταφέρεται στην πίστωση του Λογαριασμού Επιστροφές Αγορών (Purchases Returns A/c) στο Γενικό Καθολικό (General Ledger).

General Ledger — Purchases Returns A/c

Παρατηρούμε ότι το σύνολο των 107 € καταχωρείται στην πιστωτική (δεξιά) πλευρά του λογαριασμού Επιστροφές Αγορών, με αντίστοιχο λογαριασμό τον Trade Payables (Πιστωτές/Προμηθευτές) — αφού η μείωση της υποχρέωσης προς τους προμηθευτές αντιστοιχεί σε μείωση των αγορών που έχει κάνει η επιχείρηση.

Ενημέρωση του Καθολικού Πιστωτών (Purchases Ledger) 📚

Για κάθε καταχώριση επιστροφής αγοράς στο Βιβλίο Επιστροφών Αγορών χρεώνεται αντίστοιχα ο προσωπικός λογαριασμός του πιστωτή της επιχείρησης στο Καθολικό Πιστωτών (Purchases Ledger).

Purchases Ledger — B Doukanaris A/c

Purchases Ledger — K Stamatopoulos A/c

Σε κάθε προσωπικό λογαριασμό προμηθευτή, η επιστροφή εμφανίζεται στη χρεωστική (αριστερή) πλευρά, με την ένδειξη «Purchases Returns». Αυτό είναι λογικό: αφού ο προμηθευτής μάς είχε πιστώσει (δεξιά πλευρά) όταν αγοράσαμε εμπορεύματα με πίστωση από αυτόν — όπως φαίνεται στη δεξιά στήλη κάθε λογαριασμού, όπου εμφανίζονται οι αρχικές αγορές (Purchases) των 280 € από τον B Doukanaris στις 12 Μαρτίου και των 720 € από τον K Stamatopoulos στις 25 Μαρτίου — τώρα, με την επιστροφή, η οφειλή μας προς αυτόν μειώνεται, άρα ο λογαριασμός του χρεώνεται.

Σύνοψη λειτουργίας 🔑

Η ροή εργασιών για μια επιστροφή αγοράς είναι η εξής:

1. Η επιχείρηση επιστρέφει εμπορεύματα σε προμηθευτή της.
2. Ο προμηθευτής (πωλητής) εκδίδει πιστωτικό σημείωμα και το αποστέλλει στην επιχείρηση (αγοραστή).
3. Η επιχείρηση καταχωρίζει το καθαρό ποσό του πιστωτικού σημειώματος στο Βιβλίο Επιστροφών Αγορών, με ημερομηνία, όνομα προμηθευτή και αριθμό πιστωτικού σημειώματος.
4. Στο τέλος του μήνα, το σύνολο του βιβλίου μεταφέρεται στην πίστωση του λογαριασμού Επιστροφές Αγορών στο Γενικό Καθολικό.
5. Κάθε επιμέρους ποσό μεταφέρεται επίσης στη χρέωση του αντίστοιχου προσωπικού λογαριασμού προμηθευτή στο Καθολικό Πιστωτών.

Αυτή η δομή είναι πανομοιότυπη με του Βιβλίου Αγορών, με μόνη διαφορά ότι όλες οι πλευρές (χρέωση/πίστωση) είναι αντεστραμμένες, αφού πρόκειται για επιστροφή και όχι για αγορά.