2.2 Βιβλίο Αγορών (Purchases Day Book or Purchases Journal) 🛒

Στο Βιβλίο Αγορών καταγράφονται οι αγορές εμπορευμάτων με πίστωση.

Επομένως, οι αγορές που γίνονται με μετρητά δεν καταγράφονται στο Βιβλίο Αγορών, αλλά στο Βιβλίο Ταμείου (Cash Book).

Δομή του Βιβλίου Αγορών

Το παράδειγμα του βιβλίου δείχνει τις πιστωτικές αγορές εμπορευμάτων μιας επιχείρησης για τον μήνα Μάρτιο του 2024. Ο πίνακας έχει τις εξής στήλες:

• Date (Ημερομηνία): η ημερομηνία κάθε αγοράς
• Name of Supplier (Όνομα Προμηθευτή): η επωνυμία του προμηθευτή από τον οποίο έγινε η αγορά
• Invoice No. (Αριθμός Τιμολογίου): ο αριθμός του τιμολογίου που εξέδωσε ο προμηθευτής για την αγορά
• Net amount (Καθαρό ποσό): το καθαρό ποσό της αγοράς σε ευρώ

Παράδειγμα: Purchases Day Book

Κάθε γραμμή του πίνακα αντιστοιχεί σε μία πιστωτική αγορά εμπορευμάτων:

1. Στις 1 Μαρτίου η επιχείρηση αγόρασε εμπορεύματα αξίας €144 από τον προμηθευτή A Andreou, με τιμολόγιο αριθμό 1685/001.
2. Στις 12 Μαρτίου αγόρασε εμπορεύματα αξίας €280 από τον B Doukanaris, με τιμολόγιο 1238/002.
3. Στις 19 Μαρτίου αγόρασε εμπορεύματα αξίας €520 από τον G Aggelopoulos, με τιμολόγιο 1537/003.
4. Στις 25 Μαρτίου αγόρασε εμπορεύματα αξίας €720 από τον K Stamatopoulos, με τιμολόγιο 2125/004.

Στο τέλος του μήνα (31 Μαρτίου) υπολογίζεται το άθροισμα όλων των καθαρών ποσών: 144 + 280 + 520 + 720 = €1.664. Αυτό το σύνολο σημειώνεται ως "Total to Purchases A/c (Dr)", δηλαδή το ποσό που θα μεταφερθεί ως χρέωση στον λογαριασμό «Αγορές».

Από το Βιβλίο Αγορών στο Γενικό Καθολικό

Στο τέλος κάθε μήνα, συνήθως, το άθροισμα του Βιβλίου Αγορών μεταφέρεται στη χρέωση του λογαριασμού «Αγορές» (Purchases A/c) στο Γενικό Καθολικό (General Ledger).

General Ledger — Purchases A/c

Παρατηρήστε ότι η χρέωση του λογαριασμού «Αγορές» γίνεται με αντίθετο λογαριασμό «Trade Payables» (Εμπορικοί Πιστωτές/Προμηθευτές) και με το συνολικό ποσό των €1.664 — δηλαδή το άθροισμα όλων των πιστωτικών αγορών του μήνα, όχι κάθε αγορά ξεχωριστά.

Από το Βιβλίο Αγορών στο Καθολικό Πιστωτών

Για κάθε καταχώριση αγοράς στο Βιβλίο Αγορών, πιστώνεται αντίστοιχα ο προσωπικός λογαριασμός του προμηθευτή-πιστωτή της επιχείρησης στο Καθολικό Πιστωτών (Purchases Ledger).

Το Καθολικό Πιστωτών δείχνει το υπόλοιπο του κάθε πιστωτή για καλύτερη παρακολούθηση των υποχρεώσεων της εταιρείας και προγραμματισμό των πληρωμών.

Στο παράδειγμα, κάθε αγορά από το Βιβλίο Αγορών μεταφέρεται ως πίστωση στον προσωπικό λογαριασμό του αντίστοιχου προμηθευτή, με αντίθετο λογαριασμό «Purchases»:

Purchases Ledger

A Andreou A/c

B Doukanaris A/c

G Aggelopoulos A/c

K Stamatopoulos A/c