2.1 Βοηθητικά Βιβλία (Books of Original Entry) 📚

Από τη συναλλαγή στο Καθολικό

Κάθε οικονομική συναλλαγή που πραγματοποιεί μια επιχείρηση κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου πρέπει να καταγράφεται με τάξη, ώστε αργότερα να μπορεί κανείς να δει τι ακριβώς συνέβη. Η πρώτη στάση κάθε συναλλαγής είναι το Ημερολόγιο (Journal). Εκεί η συναλλαγή καταγράφεται πρώτη φορά, με τη μορφή λογιστικής εγγραφής (χρέωση – πίστωση), ακριβώς όπως έχετε μάθει στην Α' Λυκείου.

Αφού καταγραφεί στο Ημερολόγιο, η συναλλαγή καταχωρίζεται στη συνέχεια στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Οι λογαριασμοί αυτοί δεν είναι σκόρπιοι· τηρούνται όλοι μαζί, οργανωμένοι, σε ένα ειδικό βιβλίο που ονομάζεται Γενικό Καθολικό (General Ledger).

Έχετε λοιπόν ήδη γνωστή τη βασική αλυσίδα:

Συναλλαγή → Ημερολόγιο (αρχική καταγραφή) → Γενικό Καθολικό (λογαριασμοί)

Γιατί χρειάζονται τα Βοηθητικά Βιβλία

Στις μικρές επιχειρήσεις, με λίγες συναλλαγές την ημέρα, το Ημερολόγιο και το Γενικό Καθολικό μπορεί να αρκούν. Στις μεγάλες επιχειρήσεις, όμως, το σύστημα αυτό δυσκολεύει πολύ, για τρεις συγκεκριμένους λόγους:

• Ο μεγάλος όγκος συναλλαγών — μια μεγάλη επιχείρηση μπορεί να πραγματοποιεί εκατοντάδες ή χιλιάδες συναλλαγές την ημέρα, οι οποίες όλες θα έπρεπε να περάσουν η μία πίσω από την άλλη μέσα από ένα και μόνο Ημερολόγιο.
• Η ανάγκη για απλοποίηση της διαδικασίας καταγραφής των συναλλαγών — η καταγραφή κάθε μεμονωμένης συναλλαγής με πλήρη λογιστική εγγραφή (χρέωση/πίστωση, αιτιολογία) για κάθε αγορά ή πώληση είναι χρονοβόρα και επαναλαμβανόμενη.
• Η ανάγκη για εξαγωγή περισσότερων πληροφοριών — η επιχείρηση θέλει να ξέρει, για παράδειγμα, πόσα οφείλει συνολικά σε προμηθευτές ή πόσα της οφείλουν συνολικά οι πελάτες, χωρίς να ψάχνει σκόρπιες εγγραφές μέσα σε ένα γενικό Ημερολόγιο.

Για τους λόγους αυτούς, οι μεγάλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ξεχωριστά βιβλία, τα οποία ονομάζονται βοηθητικά βιβλία (Subsidiary Books). Κάθε τέτοιο βιβλίο είναι αφιερωμένο σε έναν συγκεκριμένο τύπο συναλλαγής, ώστε οι όμοιες συναλλαγές να καταγράφονται μαζί, γρήγορα και οργανωμένα.

Βιβλία Αρχικής Εγγραφής (Books of Original Entry)

Τα Βοηθητικά Βιβλία είναι γνωστά και με έναν δεύτερο, εξίσου σημαντικό όνομα: Βιβλία Αρχικής Εγγραφής (Books of Prime or Original Entry). Το όνομα αυτό εξηγεί ακριβώς τον ρόλο τους: σε αυτά καταγράφονται αρχικά —δηλαδή πρώτη φορά, πριν από οποιαδήποτε άλλη καταγραφή— οι συναλλαγές της επιχείρησης, ανάλογα με την περίπτωση στην οποία ανήκει η κάθε μία.

Κάθε τύπος συναλλαγής έχει το δικό του βοηθητικό βιβλίο. Για παράδειγμα:

• Οι συναλλαγές που αφορούν αγορές εμπορευμάτων με πίστωση καταγράφονται στο Βιβλίο Αγορών.
• Οι πωλήσεις εμπορευμάτων με πίστωση καταγράφονται στο Βιβλίο Πωλήσεων.
• Οι εισπράξεις και πληρωμές καταγράφονται στο Βιβλίο Ταμείου, κ.λπ.

Έτσι, αντί όλες οι συναλλαγές να «χύνονται» μέσα στο ίδιο Ημερολόγιο, κατανέμονται σε ειδικά βιβλία ανάλογα με τη φύση τους — κάτι που κάνει την καταγραφή γρηγορότερη και την ανάκτηση πληροφοριών ευκολότερη.

Από πού αντλούνται οι πληροφορίες: τα παραστατικά (source documents)

Μια εύλογη ερώτηση είναι: πώς ξέρει ο λογιστής τι να καταγράψει σε κάθε βοηθητικό βιβλίο; Η απάντηση είναι ότι οι πληροφορίες για κάθε συναλλαγή αντλούνται από τα έγγραφα/πηγές (source documents) που εκδίδονται τη στιγμή που πραγματοποιείται η κάθε συναλλαγή. Πρόκειται δηλαδή για τα πρωτότυπα, φυσικά ή ηλεκτρονικά, αποδεικτικά έγγραφα της συναλλαγής.

Τέτοια έγγραφα είναι:

• το Τιμολόγιο Αγορών
• το Τιμολόγιο Πωλήσεων
• το Πιστωτικό Σημείωμα
• το Βιβλιάριο Επιταγών
• και άλλα παρόμοια έγγραφα

Τα κυριότερα Βοηθητικά Βιβλία

Το βιβλίο παρουσιάζει τα εξής βασικά βοηθητικά βιβλία, το καθένα αφιερωμένο σε συγκεκριμένο τύπο συναλλαγής:

Παρατηρήστε τη λογική πίσω από την κατανομή:

• Αγορές και πωλήσεις εμπορευμάτων με πίστωση έχουν το καθένα το δικό τους βιβλίο (Βιβλίο Αγορών, Βιβλίο Πωλήσεων), γιατί είναι από τις πιο συχνές συναλλαγές μιας εμπορικής επιχείρησης.
• Οι επιστροφές —όταν η επιχείρηση επιστρέφει εμπορεύματα σε προμηθευτή ή όταν πελάτης επιστρέφει εμπορεύματα στην επιχείρηση— καταγράφονται ξεχωριστά από τις αγορές/πωλήσεις, στο Βιβλίο Επιστροφών Αγορών και στο Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων αντίστοιχα.
• Οι συναλλαγές με μετρητά ή επιταγές πηγαίνουν στο Βιβλίο Ταμείου, ενώ τα μικροέξοδα (μικρά, καθημερινά έξοδα) έχουν το δικό τους ειδικό βιβλίο, το Βιβλίο Μικρού Ταμείου.
• Το Ημερολόγιο εξακολουθεί να υπάρχει και μέσα σε αυτό το σύστημα, αλλά ο ρόλος του περιορίζεται πλέον στις συναλλαγές που δεν ανήκουν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες και επομένως δεν έχουν δικό τους βοηθητικό βιβλίο.

Η συνολική εικόνα

Τα βοηθητικά βιβλία δεν αντικαθιστούν το Ημερολόγιο και το Γενικό Καθολικό· λειτουργούν μαζί με αυτά, ως ένα ενδιάμεσο επίπεδο οργάνωσης. Η κάθε συναλλαγή καταγράφεται πρώτα στο κατάλληλο βοηθητικό βιβλίο (ή στο Ημερολόγιο, αν δεν υπάρχει ειδικό βιβλίο γι' αυτήν), και από εκεί οι πληροφορίες καταλήγουν, όπως θα δείτε στις επόμενες υποενότητες, στους λογαριασμούς του Γενικού Καθολικού.

Συνοπτικά, τα επτά αυτά βιβλία αποτελούν μαζί το σύνολο που ονομάζεται Βιβλία Αρχικής Εγγραφής (Books of Original Entry):

• Βιβλίο Αγορών (Purchases Day Book)
• Βιβλίο Επιστροφών Αγορών (Purchases Returns Day Book)
• Βιβλίο Πωλήσεων (Sales Day Book)
• Βιβλίο Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns Day Book)
• Βιβλίο Μικρού Ταμείου (Petty Cash Book)
• Βιβλίο Ταμείου (Cash Book)
• Ημερολόγιο (Journal)