1.2 Λογιστική 📘
Στη Λογιστική της Β΄ Λυκείου, ο Λογιστικός Κύκλος (Accounting Cycle) που έχεις διδαχθεί στην Α΄ Λυκείου συμπληρώνεται με νέα, πιο προχωρημένα βήματα. Σε αυτή την υποενότητα θα δούμε ποια είναι όλα τα στάδια του πλήρους Λογιστικού Κύκλου και τι ακριβώς συμβαίνει σε καθένα από αυτά.
Ο πλήρης Λογιστικός Κύκλος 🔄
Η τελική, ολοκληρωμένη μορφή του Λογιστικού Κύκλου (Accounting Cycle) περιλαμβάνει τα εξής οκτώ στάδια, με αυτή τη σειρά:
- Ημερολογιακές εγγραφές
- Καταχώριση στο Γενικό Καθολικό
- Ισοζύγιο
- Εγγραφές προσαρμογής στο ημερολόγιο
- Εγγραφές Προσαρμογής στο Γενικό Καθολικό
- Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο (Adjusted Trial Balance)
- Ετοιμασία οικονομικών καταστάσεων
- Κλείσιμο λογαριασμών
Τα τρία πρώτα βήματα (ημερολογιακές εγγραφές, καταχώριση στο Γενικό Καθολικό, ισοζύγιο) και τα δύο τελευταία (ετοιμασία οικονομικών καταστάσεων, κλείσιμο λογαριασμών) σού είναι ήδη γνωστά από την Α΄ Λυκείου. Αυτό που προστίθεται τώρα είναι τρία ενδιάμεσα βήματα — οι εγγραφές προσαρμογής στο ημερολόγιο, οι εγγραφές προσαρμογής στο Γενικό Καθολικό και το Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο — τα οποία παρεμβάλλονται ανάμεσα στο απλό ισοζύγιο και στην ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.
Ο Λογιστικός Κύκλος ονομάζεται «κύκλος» επειδή, αφού ολοκληρωθεί το κλείσιμο των λογαριασμών, η επιχείρηση ξεκινά αμέσως μια νέα λογιστική περίοδο με νέες εμπορικές συναλλαγές, και όλα τα βήματα επαναλαμβάνονται από την αρχή.
Η διαδικασία εγγραφής συναλλαγών 💼
Η όλη διαδικασία του Λογιστικού Κύκλου ξεκινά πάντα από τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές (financial transactions) της επιχείρησης. Οι συναλλαγές αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν:
- Την αγορά ή την επιστροφή προϊόντων ή προμηθειών για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες
- Την πώληση ή την επιστροφή προϊόντων
- Τις οικονομικές δραστηριότητες που περιλαμβάνουν την αγορά ή πώληση περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης
- Τη δημιουργία ή την εξόφληση ενός χρέους
Κάθε μία από αυτές τις συναλλαγές αποτελεί το σημείο εκκίνησης για ολόκληρο τον Λογιστικό Κύκλο: χωρίς συναλλαγή δεν υπάρχει τίποτα να καταγραφεί.
1. Ημερολογιακές εγγραφές συναλλαγών (Journal entries)
Οι συναλλαγές καταχωρούνται στο ημερολόγιο με χρονολογική σειρά. Το ημερολόγιο είναι γνωστό και ως «βιβλίο αρχικής εγγραφής», γιατί η καταχώριση μιας συναλλαγής γίνεται πρώτα στο ημερολόγιο, πριν πάει οπουδήποτε αλλού.
2. Καταχώριση στο Γενικό Καθολικό (Posting)
Οι συναλλαγές καταχωρούνται πρώτα στο ανάλογο βιβλίο αρχικής εγγραφής (το ημερολόγιο) και ακολούθως μεταφέρονται στους αντίστοιχους λογαριασμούς που επηρεάζονται. Η διαδικασία αυτής της μεταφοράς ονομάζεται posting. Οι λογαριασμοί αυτοί αποτελούν μέρος του Γενικού Καθολικού, στο οποίο παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασμοί της επιχείρησης.
Μια συναλλαγή καταχωρείται πάντα πρώτα στο ημερολόγιο και μόνο ύστερα μεταφέρεται (posting) στο Γενικό Καθολικό. Ποτέ το αντίστροφο — γι' αυτό το ημερολόγιο λέγεται «βιβλίο αρχικής εγγραφής».
3. Ισοζύγιο (Trial Balance)
Στο τέλος της λογιστικής περιόδου ετοιμάζεται το ισοζύγιο που απλά ελέγχει την αριθμητική ορθότητα της διπλογραφίας.
4. Εγγραφές προσαρμογής στο Ημερολόγιο
Πολλές φορές δεν υπάρχει αριθμητική ισότητα στο Ισοζύγιο. Στην περίπτωση αυτή, επισημαίνονται τα λάθη και γίνονται οι αναγκαίες διορθώσεις/προσαρμογές μέσω ημερολογιακών εγγραφών προσαρμογής.
Οι προσαρμογές γίνονται για δύο βασικούς λόγους:
- Για να ληφθεί υπόψη η απόσβεση των περιουσιακών στοιχείων.
- Για οφειλόμενα έξοδα και για πληρωμές εξόδων που αφορούν στην επόμενη λογιστική περίοδο, έτσι ώστε τα έξοδα να αναγνωρίζονται την περίοδο που χρησιμοποιήθηκαν για την παραγωγή εσόδων, ανεξάρτητα από το πότε έγινε η είσπραξη ή η πληρωμή. Η αρχή αυτή ονομάζεται matching concept (αρχή του συσχετισμού εσόδων-εξόδων).
Αφού γίνουν οι πιο πάνω προσαρμογές, ετοιμάζεται καινούριο προσαρμοσμένο ισοζύγιο.
Οι προσαρμογές υπάρχουν επειδή πολλά γεγονότα μιας επιχείρησης δεν «χωρούν» σε μία μόνο ημερομηνία πληρωμής — για παράδειγμα, ένα κτίριο χρησιμοποιείται επί χρόνια, αλλά η αξία του πρέπει να «καταναλώνεται» λογιστικά λίγο-λίγο κάθε χρόνο μέσω της απόσβεσης. Χωρίς προσαρμογές, οι οικονομικές καταστάσεις θα έδειχναν παραπλανητική εικόνα της επιχείρησης.
5. Εγγραφές προσαρμογής στο Γενικό Καθολικό
Αφού γίνουν οι εγγραφές προσαρμογής στο ημερολόγιο, γίνεται καταχώριση τυχόν διορθώσεων και προσαρμογών στους λογαριασμούς που επηρεάζονται, μέσα στο Γενικό Καθολικό. Δηλαδή, ακριβώς όπως οι κανονικές συναλλαγές μεταφέρονται από το ημερολόγιο στο Γενικό Καθολικό (βήμα 2), έτσι μεταφέρονται τώρα και οι προσαρμογές.
6. Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο (Adjusted Trial Balance)
Το Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο (Adjusted Trial Balance) είναι μέρος του Λογιστικού Κύκλου (Accounting Cycle) και ετοιμάζεται μετά τις εγγραφές προσαρμογής (adjusting entries) που ακολούθως μεταφέρονται στο Γενικό Καθολικό.
Μην τα μπερδεύεις: το απλό Ισοζύγιο (βήμα 3) ετοιμάζεται πριν γίνουν οι όποιες διορθώσεις, ενώ το Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο (βήμα 6) ετοιμάζεται μετά την καταχώριση των εγγραφών προσαρμογής στο Γενικό Καθολικό. Το προσαρμοσμένο ισοζύγιο δείχνει τα τελικά, διορθωμένα υπόλοιπα με τα οποία θα ετοιμαστούν οι οικονομικές καταστάσεις.
7. Ετοιμασία Οικονομικών Καταστάσεων (Financial Statements)
Γίνεται η ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων που περιλαμβάνουν την Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Statement of Profit or Loss) και την Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης (Statement of Financial Position), με τα διορθωμένα υπόλοιπα των λογαριασμών — δηλαδή αυτά που προέκυψαν από το Προσαρμοσμένο Ισοζύγιο.
Οι δύο αυτές καταστάσεις συνδέονται στενά μεταξύ τους:
| Κατάσταση | Τι δείχνει | Βασικά στοιχεία |
|---|---|---|
| Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Statement of Profit or Loss) | Το αποτέλεσμα (κέρδος ή ζημιά) της λογιστικής περιόδου | Έσοδα (Income), Έξοδα (Expenditure) → Κέρδος περιόδου |
| Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης (Statement of Financial Position) | Την οικονομική θέση της επιχείρησης σε μια συγκεκριμένη στιγμή | Περιουσιακά στοιχεία (Assets), Υποχρεώσεις (Liabilities), Κεφάλαιο (Capital) |
Ειδικότερα:
- Στην Κατάσταση Αποτελεσμάτων, τα έσοδα (Income) μείον τα έξοδα (Expenditure) δίνουν το κέρδος της περιόδου (Profit for the year).
- Το κέρδος αυτό της περιόδου μεταφέρεται στην Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης, όπου προστίθεται στο κεφάλαιο: το κεφάλαιο που εισήχθη (Capital introduced) συν το κέρδος της περιόδου (Profit for the year) μείον τις αναλήψεις (Drawings) δίνουν το τελικό κεφάλαιο (Closing capital).
- Τα περιουσιακά στοιχεία (Assets) διακρίνονται σε:
- Κυκλοφορούντα (Current): π.χ. ταμείο (Cash), αποθέματα (Inventory), απαιτήσεις (Receivables)
- Μη κυκλοφορούντα (Non-current): π.χ. γη και κτίρια (Land & Buildings), οχήματα (Vehicles), μηχανήματα (Plant & Machinery), έπιπλα και εξοπλισμός (Fixtures & Fittings)
- Οι υποχρεώσεις (Liabilities) διακρίνονται σε:
- Βραχυπρόθεσμες (Current): π.χ. τραπεζικό υπερανάληψη (Overdraft), πληρωτέοι λογαριασμοί (Payables)
- Μακροπρόθεσμες (Non-current): π.χ. δάνεια (Loans)
Η Κατάσταση Αποτελεσμάτων και η Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης δεν είναι ανεξάρτητες: το κέρδος που υπολογίζεται στην πρώτη «ταξιδεύει» και προσαρμόζει το κεφάλαιο στη δεύτερη. Γι' αυτό ονομάζονται και «summarising statements» — συνοψίζουν όλη τη λογιστική δραστηριότητα της περιόδου σε δύο συνδεδεμένους πίνακες.
8. Το κλείσιμο των βιβλίων
Οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων μιας επιχείρησης κλείνουν με μηδενικό υπόλοιπο και αρχίζουν τον νέο λογιστικό κύκλο πάλι με μηδενικό υπόλοιπο. Σε περίπτωση που υπάρχουν προπληρωμένα και οφειλόμενα έξοδα, καθώς και προεισπραγμένα και οφειλόμενα έσοδα, το υπόλοιπό τους μεταφέρεται στον νέο λογιστικό κύκλο.
Μόνο οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων μηδενίζονται στο κλείσιμο — ξεκινούν από το μηδέν στη νέα περίοδο, ώστε να μετρούν την απόδοση κάθε περιόδου ξεχωριστά. Αντίθετα, τα υπόλοιπα προπληρωμένων/οφειλόμενων εξόδων και προεισπραγμένων/οφειλόμενων εσόδων δεν μηδενίζονται — μεταφέρονται στον επόμενο κύκλο, γιατί εκφράζουν πραγματικές υποχρεώσεις ή απαιτήσεις που συνεχίζουν να υπάρχουν.
Ο Λογιστικός Κύκλος ως συνεχής ροή 🔗
Ο Λογιστικός Κύκλος (Accounting Cycle) μπορεί να αποδοθεί και ως μια συνεχής, κυκλική ροή έξι βασικών σταδίων που ενώνονται μεταξύ τους:
- Πηγαία έγγραφα (Source Documents) — τα αποδεικτικά έγγραφα των συναλλαγών
- Ημερολόγια (Journals) — όπου καταχωρούνται πρώτα οι συναλλαγές
- Γενικό Καθολικό (Ledger) — όπου μεταφέρονται (posting) οι εγγραφές
- Ισοζύγιο (Trial Balance) — ο έλεγχος αριθμητικής ορθότητας
- Οικονομικές Καταστάσεις (Financial Statements) — το τελικό προϊόν της διαδικασίας
- Η ροή επιστρέφει ξανά σε νέα πηγαία έγγραφα, καθώς η επιχείρηση συνεχίζει τις συναλλαγές της
Αυτή η κυκλική αναπαράσταση δείχνει ότι η Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Statement of Profit or Loss) και η Κατάσταση Χρηματοοικονομικής Θέσης (Statement of Financial Position) — οι δύο βασικές «summarising statements» — βρίσκονται στο τέλος αυτής της αλυσίδας: είναι το αποτέλεσμα όλων των προηγούμενων βημάτων, από το πηγαίο έγγραφο μέχρι το ισοζύγιο.