Υπολογισμός των υπολοίπων των λογαριασμών Καθολικού για την προετοιμασία του Ισοζυγίου/Trial Balance 🧮
Στο τέλος της λογιστικής χρονιάς χρειάζεται να υπολογιστούν τα υπόλοιπα/balances των λογαριασμών του Καθολικού για την ετοιμασία του Ισοζυγίου/Trial Balance.
Αυτό σημαίνει ότι κάθε λογαριασμός —που μέχρι τώρα γέμιζε με καταχωρήσεις στη χρέωση και στην πίστωση— πρέπει να "κλείσει" προσωρινά, ώστε να φανεί καθαρά ποιο είναι το τελικό του ποσό.
Ο στόχος δεν είναι μόνο να βρούμε πόσο είναι η χρέωση και πόσο η πίστωση ενός λογαριασμού, αλλά να καταλήξουμε σε ένα τελικό ποσό (το υπόλοιπο) που θα μεταφερθεί στο Ισοζύγιο. Γι' αυτό ακολουθούμε συγκεκριμένα, σταθερά βήματα — όχι έναν διαφορετικό τρόπο για κάθε λογαριασμό.
Τα βήματα υπολογισμού του υπολοίπου ενός λογαριασμού 📝
Για τον υπολογισμό του υπολοίπου του κάθε λογαριασμού ακολουθούνται τα πιο κάτω βήματα:
- Προστίθενται τα ποσά των δύο πλευρών (χρέωσης και πίστωσης) για να βρεθεί το μεγαλύτερο ποσό.
- Το μεγαλύτερο ποσό καταγράφεται στις εξισωτικές γραμμές (άθροισμα) και στις δύο πλευρές (χρέωση και πίστωση) του λογαριασμού.
- Υπολογίζεται και αναγράφεται η διαφορά μεταξύ του μεγαλύτερου αυτού ποσού και του συνόλου της μικρότερης πλευράς, έτσι ώστε οι δύο πλευρές να είναι ίσες.
- Όσοι λογαριασμοί έχουν χρεωστικό υπόλοιπο, δηλαδή η πλευρά της χρέωσης είναι μεγαλύτερη, το υπόλοιπο (δηλαδή η διαφορά μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) γράφεται στη στήλη της χρέωσης του Ισοζυγίου (Λογαριασμοί Ενεργητικού - Assets και των εξόδων - expenses).
- Όσοι λογαριασμοί έχουν πιστωτικό υπόλοιπο, δηλαδή η πλευρά της πίστωσης είναι μεγαλύτερη, το υπόλοιπο (δηλαδή η διαφορά μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) γράφεται στη στήλη της πίστωσης του Ισοζυγίου (Λογαριασμοί των Υποχρεώσεων - Liabilities, Κεφαλαίου - Capital και των Εσόδων – Income).
Δεν χρειάζεται να μαντεύεις: οι λογαριασμοί Ενεργητικού (π.χ. Ταμείο, Τράπεζα, Έπιπλα) και τα Έξοδα έχουν σχεδόν πάντα χρεωστικό υπόλοιπο, ενώ οι Υποχρεώσεις, το Κεφάλαιο και τα Έσοδα έχουν σχεδόν πάντα πιστωτικό υπόλοιπο. Αυτό δεν είναι σύμπτωση — προκύπτει από τη φύση της κάθε κατηγορίας λογαριασμών, όπως θα δεις και στο Ισοζύγιο.
Γιατί οι δύο πλευρές του Ισοζυγίου πρέπει να ισούνται 🔍
Πριν την ετοιμασία του Ισοζυγίου, χρειάζεται με έναν πολύ απλό τρόπο να υπολογίσουμε τα υπόλοιπα/balances των λογαριασμών. Φυσικά, μπορεί να χρεωθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί και να πιστωθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί για την ίδια συναλλαγή, αλλά πάντοτε το άθροισμα των χρεώσεων πρέπει να ισούται με το άθροισμα των πιστώσεων.
Αυτό συμβαίνει επειδή κάθε συναλλαγή καταχωρείται με βάση τη διπλογραφική μέθοδο, όπου κάθε ποσό που χρεώνεται σε έναν λογαριασμό πιστώνεται με το ίδιο ακριβώς ποσό σε κάποιον άλλο λογαριασμό (ή λογαριασμούς). Αν, λοιπόν, υπολογίσουμε σωστά το υπόλοιπο κάθε λογαριασμού του Καθολικού με τα βήματα που περιγράφηκαν πιο πάνω, το άθροισμα όλων των χρεωστικών υπολοίπων πρέπει να ισούται με το άθροισμα όλων των πιστωτικών υπολοίπων. Αυτή ακριβώς η ισότητα είναι που ελέγχεται όταν ετοιμάζεται το Ισοζύγιο.
Αν, αφού υπολογίσεις όλα τα υπόλοιπα και τα μεταφέρεις στο Ισοζύγιο, το σύνολο χρεώσεων δεν ισούται με το σύνολο πιστώσεων, αυτό είναι σημάδι ότι κάπου έγινε λάθος — είτε στον υπολογισμό ενός υπολοίπου είτε στη μεταφορά του στη σωστή στήλη. Το Ισοζύγιο λειτουργεί, δηλαδή, ως πρώτος έλεγχος ακρίβειας των λογιστικών βιβλίων.
Εδώ μάθαμε τα βήματα και τη λογική πίσω από τον υπολογισμό των υπολοίπων. Πλήρη αριθμητικά παραδείγματα, με ολόκληρους λογαριασμούς που κλείνουν και μεταφέρονται σε πραγματικό Ισοζύγιο, θα τα δεις στην επόμενη ενότητα.