Αγορές εμπορευμάτων και επιστροφές αγορών — Πωλήσεις εμπορευμάτων και επιστροφές πωλήσεων 📦
Στην προηγούμενη ενότητα είδαμε ότι οι συναλλαγές που έχουν ως αποτέλεσμα την αύξηση ή τη μείωση των εμπορευμάτων καταχωρούνται σε ξεχωριστούς λογαριασμούς. Σε αυτή την ενότητα θα δούμε ποιοι ακριβώς είναι αυτοί οι λογαριασμοί και πώς καταχωρούμε μέσα σε αυτούς.
Αύξηση εμπορευμάτων / Increase in inventory
Οι εμπορευμάτων μιας επιχείρησης αυξάνονται με δύο τρόπους:
| Συναλλαγή | → | Λογαριασμός |
|---|---|---|
| 1. Αγορές εμπορευμάτων (Purchases of goods) | → | Λογαριασμός Αγορών (Purchases a/c) |
| 2. Επιστροφές εμπορευμάτων που είχαν πωληθεί (Returns of goods sold) | → | Λογαριασμός Επιστροφές Πωλήσεων (Sales returns a/c ή Returns inwards a/c) |
Δηλαδή:
- Όταν η επιχείρηση αγοράζει εμπορεύματα, τα εμπορεύματά της αυξάνονται και η συναλλαγή καταχωρείται στον λογαριασμό Αγορές.
- Όταν κάποιος πελάτης επιστρέφει εμπορεύματα που του είχαμε πουλήσει, τα εμπορεύματα της επιχείρησης ξαναγυρίζουν σε αυτήν, άρα και πάλι αυξάνονται· η συναλλαγή καταχωρείται στον λογαριασμό Επιστροφές Πωλήσεων.
Μια συνηθισμένη σύγχυση είναι να νομίζει κανείς ότι η «επιστροφή πωλήσεων» μπαίνει στον ίδιο λογαριασμό με τις πωλήσεις. Στην πραγματικότητα είναι το ακριβώς αντίθετο: οι πωλήσεις μειώνουν τα εμπορεύματα, ενώ οι επιστροφές πωλήσεων (τα εμπορεύματα που μας επιστρέφει ο πελάτης) αυξάνουν ξανά τα εμπορεύματα. Γι' αυτό έχουν δικό τους, ξεχωριστό λογαριασμό.
Μείωση εμπορευμάτων / Decrease in inventory
Αντίστοιχα, τα εμπορεύματα μιας επιχείρησης μειώνονται με δύο τρόπους:
| Συναλλαγή | → | Λογαριασμός |
|---|---|---|
| 1. Πωλήσεις εμπορευμάτων (Sale of goods) | → | Λογαριασμός Πωλήσεων (Sales a/c) |
| 2. Επιστροφές εμπορευμάτων που είχαν αγοραστεί (Returns of goods purchased) | → | Λογαριασμός Επιστροφές Αγορών (Purchases returns a/c ή Returns outwards a/c) |
Δηλαδή:
- Όταν η επιχείρηση πουλάει εμπορεύματα, τα εμπορεύματά της μειώνονται και η συναλλαγή καταχωρείται στον λογαριασμό Πωλήσεις.
- Όταν η επιχείρηση επιστρέφει στον προμηθευτή της εμπορεύματα που είχε αγοράσει, τα εμπορεύματά της μειώνονται ξανά· η συναλλαγή καταχωρείται στον λογαριασμό Επιστροφές Αγορών.
Πολλοί μαθητές θα περίμεναν έναν μόνο λογαριασμό «Εμπορεύματα» για όλες αυτές τις συναλλαγές. Στην πράξη όμως χρησιμοποιούνται τέσσερις ξεχωριστοί λογαριασμοί — Αγορές, Πωλήσεις, Επιστροφές Πωλήσεων, Επιστροφές Αγορών — ακριβώς επειδή κάθε είδος συναλλαγής θέλουμε να το παρακολουθούμε ξεχωριστά, ώστε στο τέλος να ξέρουμε πόσο αγοράσαμε, πόσο πουλήσαμε και πόσο επιστράφηκε από τη μια πλευρά και από την άλλη.
Συγκεντρωτικός πίνακας λογαριασμών
Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τους τέσσερις λογαριασμούς, το πώς επιδρά η κάθε συναλλαγή στα εμπορεύματα, και σε ποια πλευρά του λογαριασμού (Χρέωση ή Πίστωση) γίνεται η καταχώριση:
| Accounts | Change in inventory | Entry in the account |
|---|---|---|
| Purchases | + | Debit |
| Sales returns | + | Debit |
| Sales/revenue | − | Credit |
| Purchases returns | − | Credit |
Παρατήρησε ότι οι δύο λογαριασμοί που αυξάνουν τα εμπορεύματα (Αγορές, Επιστροφές Πωλήσεων) χρεώνονται (Debit), ενώ οι δύο λογαριασμοί που μειώνουν τα εμπορεύματα (Πωλήσεις, Επιστροφές Αγορών) πιστώνονται (Credit). Αν θυμάσαι μόνο αυτόν τον πίνακα, μπορείς να καταχωρίσεις σωστά οποιαδήποτε συναλλαγή αγοράς, πώλησης ή επιστροφής εμπορευμάτων.
Οι τέσσερις λογαριασμοί εμπορευμάτων ως Τ
Κάθε ένας από τους τέσσερις λογαριασμούς έχει τη δική του «φυσική» πλευρά όπου καταχωρείται η αύξηση της κίνησής του. Παρακάτω φαίνεται ο λογαριασμός κάθε τύπου σε μορφή Τ, με ένδειξη της πλευράς Χρέωσης (DR) και Πίστωσης (CR) και το πού μπαίνει το «+».
Λογαριασμός Αγορών (Purchases a/c)
| DR (Χρέωση) | CR (Πίστωση) |
|---|---|
| + |
Αγορές → αύξηση εμπορευμάτων
Purchases → increase in inventory
Λογαριασμός Πωλήσεων (Sales a/c)
| DR (Χρέωση) | CR (Πίστωση) |
|---|---|
| + |
Πωλήσεις → μείωση εμπορευμάτων
Sales → decrease in inventory
Λογαριασμός Επιστροφών Πωλήσεων (Sales Returns a/c)
| DR (Χρέωση) | CR (Πίστωση) |
|---|---|
| + |
Επιστροφές εμπορευμάτων που είχαν πωληθεί → αύξηση εμπορευμάτων
Sales returns ή Returns inwards → increase in inventory
Λογαριασμός Επιστροφών Αγορών (Purchases Returns a/c)
| DR (Χρέωση) | CR (Πίστωση) |
|---|---|
| + |
Επιστροφές εμπορευμάτων που είχαν αγοραστεί → μείωση εμπορευμάτων
Purchases returns ή Returns outwards → decrease in inventory
Ο λογαριασμός Αγορών και ο λογαριασμός Επιστροφών Πωλήσεων έχουν το «+» στην ίδια πλευρά (Χρέωση), γιατί και οι δύο αυξάνουν τα εμπορεύματα. Αντίστοιχα, ο λογαριασμός Πωλήσεων και ο λογαριασμός Επιστροφών Αγορών έχουν το «+» στην Πίστωση, γιατί και οι δύο μειώνουν τα εμπορεύματα. Αν θυμάσαι ποιοι λογαριασμοί «πάνε μαζί», θα θυμάσαι εύκολα και σε ποια πλευρά καταχωρείται ο καθένας.